O chamado “Safety Huddle”, ou reunião de segurança é uma ferramenta que permite a melhoria da comunicação em uma instituição de saúde, na medida em que reduz as distâncias entre os atores de processos de gestão, trazendo rapidez e alinhamentos prévios entre as equipes, tornando a assistência aos pacientes e usuários mais segura e eficiente.
Como metodologia em um complexo hospitalar de grande porte com 400 leitos, as reuniões são realizadas diariamente às 09h00 da manhã, com a presença dos gestores, colaboradores chaves, líderes e demais stakeholders, diretores e gerentes, independentes se pertencentes às áreas assistenciais ou administrativas/apoio. As reuniões são realizadas em uma área comum, com tamanho suficiente para acomodar a todos, em pé, durante o período de aproximadamente 15 minutos. A participação dos demais colaboradores é livre, mas normalmente participam os atores acima identificados. A mecânica dos encontros é que cada participante informe qualquer situação que possa impactar na operação do hospital, trazendo à luz e para conhecimento de todos, onde conforme a necessidade pode haver debates ou não a respeito do assunto relatado. Finda a reunião todos retornam para seus setores para desenvolver suas atividades.
Após meses de implantação das reuniões diárias, observa-se como principal resultado, o maior entrosamento entre as equipes de trabalhos, pois os gestores/líderes passam a ter maior conhecimento do que ocorre em todas as áreas do complexo hospitalar. Antes da implantação do safety huddle havia muitos ruídos na comunicação, pois as informações eram encaminhadas preferencialmente pelos canais formais da instituição, como por exemplo e-mails, não havendo, portanto, e com a frequência necessária, a comunicação direta, que só ocorria em alguns encontros no auditório da unidade para realização de treinamentos e apresentações. De suma importância a comunicação formal por e-mail e mensagens, deve ser continuada, pois o principal objetivo desta ferramenta é a formalização para uso futuro das informações, porém, com a comunicação direta e frequente, os riscos tendem a ser melhor mapeados, as não conformidades tendem a ser reduzidas, os processos podem ser observados pelo prisma da operação e também pela estratégia, sendo que, com a comunicação rápida, objetiva e sem ruídos ocorre substancial melhoria da qualidade do atendimento aos pacientes. Observa-se também que os encontros desenvolvem nos gestores/líderes uma maior percepção do outro, pois pelo contato diário direto, as dificuldades e fragilidades dos processos são expostas de forma a não individualizar as falhas, desenvolvendo um espírito de equipe e união cujo objetivo principal é a satisfação dos usuários, pacientes, colaboradores e da instituição.
Considerando os resultados apresentados, é notório que a implantação da ferramenta, embora de concepção simples, trouxe maior fluidez na comunicação e resolução de problemas, levando os participantes ao engajamento em prol da qualidade dos processos e ao menor número de acidentes e agravos à saúde no atendimento aos pacientes do complexo hospitalar, portanto, trazendo também importantes resultados a todos os stakeholders envolvidos nos processos da instituição.
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