Com o objetivo de Implementar o Programa de Práticas Integrativas e Complementares dirigido aos trabalhadores dentro de uma instituição hospitalar de saúde pública, foi necessário enfrentar desafios tanto burocráticos quanto estruturais como também de gestão e de falta de recursos. Oferecendo vários tipos de terapias, cada uma com sua característica particular, como por exemplo Reiki, Meditação, Yoga, Massoterapia, Cura Reconectiva, Acupuntura, Vivências Sistêmicas e Auriculoterapia, foi necessária uma gestão caprichada do tempo e dos espaços físicos, assim como dos horários que os terapeutas tinham disponíveis para a aplicação das terapias.
Tendo a participação de várias equipes de terapeutas e o interesse dos trabalhadores para receberem as terapias, a gestão desse capital humano representou um desafio. Desta forma foi necessária a procura pela elaboração de um instrumento que fosse de fácil acesso e interativo para a inscrição dos interessados em horário para atendimento pelas PICS.
Graças a uma experiência anterior utilizando o Google Forms, se sabia da possibilidade de usar um formulário com link e QR Code para agendamento. Assim, se criou na instituição o primeiro formulário para agendamento de reiki via link.
Se procurou por um aplicativo que respondesse à necessidade de cancelar horários já marcados, achando no próprio google essa opção. Com essa estrutura, obtivemos a funcionalidade deste instrumento que começamos a usar imediatamente. Apresentando-se diversas situações de trava do sistema que nos desafiaram a ir nos apropriando cada vez mais dessa ferramenta. Este instrumento precisou ser ampliado e aperfeiçoado quando, logo depois do início dos primeiros atendimentos com a equipe inauguradora de reiki, se foram somando outras equipes e outras alternativas de tratamentos. A necessidade de articular um novo instrumento que abarcara toda a agenda que tínhamos à disposição dos trabalhadores e no qual se pudesse fazer alterações necessárias cada vez que surgiam, nos levou a elaborar o instrumento que agora utilizamos e que representa uma articulação de todos os formulários de todas as terapias disponíveis na maternidade.
Desta forma, e criando um grupo de whatsapp no qual era incluído todo aquele colega que o solicitava, se começou a divulgar a agenda toda da semana através de um link que a pessoa acessa nesse grupo abrindo um formulário com todas as condições das terapias e com a agenda dia a dia. Sendo por exemplo segunda-feira, a pessoa abre o link deste dia e aparecerão várias opções de atendimento para os turnos manhã, tarde e noite.
O colega escolhe, por exemplo, o da segunda-feira pela manhã, onde aparecem os nomes dos terapeutas e os horários disponíveis. A pessoa agenda para determinado horário, sabendo que se não consegue desligar-se de seu trabalho, deve avisar para que a lista de espera seja ativada. Desta maneira fica registrado no formulário o nome, contato, horário e setor da pessoa que agendou, possibilitando ao gestor entrar em contato com ela ante qualquer necessidade.
Este instrumento nos resultou muito eficaz para o agendamento pois apesar de precisar um acompanhamento diário, foram economizados tempo e recursos humanos com seu uso.
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