Para uma unidade de atendimento de urgência e emergência, o tempo é um fator crucial e todos os recursos devem contribuir para salvar vidas. Simultaneamente, algumas unidades de saúde do SUS são regidas por indicadores, metas e discriminação de faturamento, exigindo a apresentação de informações com precisão. Esses dois aspectos, frequentemente interligados, devem ser seriamente considerados ao selecionar um prontuário eletrônico. Nesse projeto, é imprescindível considerar os impactos da implantação, especialmente ao projetar a substituição de um sistema em uma unidade de referência no atendimento de emergência, onde o atendimento não pode ser interrompido. A continuidade do atendimento é vital, e qualquer transição deve ser meticulosamente planejada para evitar interrupções que possam comprometer a qualidade do serviço e a segurança dos pacientes. Um dos primeiros passos é mapear os processos, considerando tanto os objetivos da gestão quanto a agilidade necessária para os usuários do sistema na assistência. Negligenciar esse equilíbrio e focar apenas na perspectiva do gestor pode resultar em um sistema excessivamente complexo, com muitos campos a serem preenchidos, levando à demora, insatisfação dos usuários e perda de tempo essencial. Por outro lado, considerar apenas a visão do usuário pode resultar em um sistema que coleta informações insuficientes para a elaboração dos indicadores necessários. Nesse momento, são necessárias reuniões para o mapeamento dos fluxos assistenciais e como estes serão tratados no sistema de prontuário eletrônico. É extremamente importante que cada liderança de área expresse quais são as necessidades das equipes assistenciais e o que pode representar um desafio à rotina de atendimento. Essas reuniões são fundamentais para identificar potenciais obstáculos e alinhar expectativas, garantindo que o sistema seja desenvolvido e implementado de forma a atender às demandas práticas e gerenciais de maneira equilibrada. Considerando a seleção de um sistema por meio de licitação, pregão ou outros processos onde o principal critério é o menor preço, é essencial documentar previamente os recursos esperados. Esse é um procedimento bastante trabalhoso, pois as necessidades de cada etapa devem ser detalhadas minuciosamente. Desde os campos e regras necessários na recepção para identificação do paciente e a abertura da ficha de atendimento, passando pela anamnese inicial na triagem e culminando no atendimento médico, cada uma das etapas precisa ser documentada. É raro encontrar uma solução pronta que atenda perfeitamente a todas as unidades de saúde; no entanto, a documentação prévia detalhada ajuda a garantir que as principais necessidades sejam contempladas e facilita a adaptação do sistema às especificidades de cada unidade. No avançar das etapas chegamos na fase de implantação. Essa é a de maior impacto no processo. Minimamente encontramos basicamente três cenários desafiadores, sendo uma unidade de atendimento que de forma geral ainda vai inaugurar, uma unidade que está migrando do prontuário de papel para o eletrônico, e uma unidade que necessita trocar o sistema que já utiliza por outro. No primeiro cenário podemos pensar que é o mais fácil, porém todos os profissionais iniciando juntos não tem dentro da equipe um aporte de experiência por conhecer a ferramenta.
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