INTRODUÇÃO: A Organização Mundial de Saúde adotou a política de segurança dos pacientes no ambiente hospitalar como de alta prioridade desde o ano 2000 (CASSIANI, 2010). O hospital é um ambiente que concentra usuários em tratamentos de toda complexidade, as quase falhas e erros durante os cuidados são relativamente comuns em pacientes hospitalizados e podem resultar em morbidade e/ou mortalidade, assim como aumento dos custos hospitalares. OBJETIVO: Relatar a experiência de profissionais durante a implantação de um software de notificações de incidentes e queixas técnicas relacionadas à assistência à saúde. MÉTODO: Trata-se de um estudo descritivo, tipo relato de experiência, de profissionais do Setor de Vigilância em Saúde e Segurança do Paciente em um hospital público universitário de alta complexidade em Salvador/BA. RESULTADOS: O sistema é um aplicativo de Vigilância em Saúde e Gestão de Riscos Assistenciais Hospitalares (VIGIHOSP) de notificações e investigação online de incidentes, queixas técnicas, doenças e agravos em saúde disponibilizado para os hospitais universitários sob a gestão da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (EBSERH). Contempla as notificações sobre artigo médico hospitalar, cirurgia, desabastecimento de tecnologias em saúde, equipamento médico hospitalar, erro diagnóstico, extubação acidental, flebite, identificação do paciente, kits e reagentes para diagnósticos, lesão de pele, medicamento, perda de cateter, queda, saneantes, cosméticos e produtos de higiene pessoal, sangue ou hemocomponentes, terapia nutricional, transplante, enxerto, terapia celular ou reprodução humana assistida, tromboembolismo venoso, outros, infecções relacionadas à assistência à saúde, registro de câncer e doenças e agravo de notificação compulsória. A implantação do software foi realizada no período de dezembro de 2015 a abril de 2016 tendo sido orientado por projeto validado institucionalmente através das seguintes etapas: colocação de link e manual de orientação na intranet, elaboração de materiais para divulgação e capacitação de profissionais notificadores e investigadores. Durante o processo de implantação, houve a identificação de profissionais com expertise para o tratamento dos incidentes, possibilitando a implementação de melhorias. Cabe informar que os incidentes, os eventos adversos e queixas técnicas relacionadas ao uso de produtos e de serviços sob vigilância sanitária são notificados no sistema de notificação em Vigilância Sanitária (NOTIVISA). CONCLUSÃO: O processo de implantação do VIGIHOSP se deu de forma horizontalizada, com a participação de profissionais e gestores da instituição. O monitoramento diário das notificações se consolidou como uma estratégia para a identificação dos incidentes e de suas respectivas medidas de controle oportunas. Chamamos atenção sobre inserção dos usuários internos da instituição para além da função de notificadores de incidentes, mas com o papel fundamental na identificação dos riscos e promoção da cultura de segurança do paciente.
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