A ideia de organizar e transmitir um congresso online pode até assustar num primeiro momento, mas a verdade é que o segredo para um evento tranquilo e bem organizado é trabalhar com as ferramentas certas!
Um congresso online, apesar de não ser um dos formatos mais comuns, você vai perceber, neste texto, como na realidade essa escolha é viável e adaptável para diversas realidades. Inclusive, se o seu evento é acadêmico, a versão online permite realizar as mesmas atividades, com a mesma efetividade e ainda alcançar mais gente.
Continue a leitura, porque reunimos todas as informações que você precisa saber sobre os congressos online. Dá só uma olhada:
O que é um congresso online?
Um congresso online é um tipo de evento mais elaborado e abrangente feito, geralmente, em caráter regional ou nacional. Ele pode oferecer inúmeras atividades simultâneas, como palestras, workshops e mesas-redondas, todas realizadas no ambiente digital.
Diferentemente de um workshop ou de uma palestra, esse formato é ideal para tratar temas de maior abrangência, pois oferece mais espaço e meios de detalhá-los através de todas as suas atividades. Não é à toa que esse é um dos formatos mais utilizados no meio acadêmico.
#DicaDoity: Se você ainda está começando a entender esse universo, confira o nosso guia completo de organização de eventos online. Você vai se surpreender e vai colocar em prática uma porção de dicas quando for organizar o seu evento online.
Vantagens de organizar um congresso online
A escolha do formato do seu evento deve ser feita com base nos objetivos que você tem para ele. No caso dos congressos online, como são eventos de grande porte, as vantagens já começam pelo bolso!
Mas é claro que existem muitas outras vantagens que listamos abaixo para você:
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Menor custo de investimento
Eventos grandes precisam de grandes espaços para comportá-los. No universo digital é possível reunir pessoas do país inteiro num mesmo espaço, sem precisar pagar mais caro por isso – além do mais, o participante também economiza com deslocamento, passagem aérea, hospedagem e alimentação, caso precisasse viajar.
Como não há a necessidade de alugar um espaço para o evento, você também economiza em despesas como: empresa de decoração, segurança, coffee break, passagens para os palestrantes, hospedagem, além de todos os materiais impressos – o planeta também agradece.
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Ampliar o alcance do seu público
Além de não precisar se preocupar com o aluguel do espaço do seu evento, fazer um congresso online te permitirá reunir quantas pessoas quiser. Já pensou onde os seus eventos podem chegar dessa forma?
Essa é a oportunidade ideal para divulgar seu evento e sua marca para um público ilimitado. As barreiras geográficas não são mais um empecilho para te fazer avançar e ganhar autoridade no mercado!
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Muito mais flexibilidade
As facilidades já começam no momento da organização. Você passa a ter liberdade de escolher datas para o evento, sem verificar disponibilidade do espaço para alugar, ou ter que encontrar datas muito específicas na agenda dos palestrantes.
Claro que isso não quer dizer que você deva deixar para fechar tudo em cima da hora. Jamais! Estamos falando de uma maior flexibilidade e tempo para fazer o congresso online do seu jeito, com muito mais tranquilidade.
Na hora de escolher os dias e horários do seu congresso online, dê preferência a datas que tenham feriados – é ótimo quando dá também para aproveitar os feriadões. Mas quanto não tiver essa opção, evite datas no fim da semana e horários de trabalho, pois isso pode diminuir o alcance do público.
As pessoas demonstram maior interesse também quando há opções de atividade à noite, principalmente, quem trabalha em horário comercial. Além disso, é bom ter o cuidado de não prolongar muito suas palestras e atividades. Lembre-se que você está no ambiente online e por aqui o rendimento do tempo é diferente!
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Oferta de muitas atividades num único evento
Um congresso online é o espaço ideal para oferecer uma variedade de atividades. Dá pra ser muito criativo e trabalhar o tema principal de muitas formas. Então, não se limite!
Mescle a oferta de atividades práticas, como workshops, com momentos de palestras e mesas-redondas. Ah, sem esquecer de propor momentos para networking e papos leves.
Uma ótima ideia é fazer alguns momentos de música ao vivo, que podem acontecer ao final de cada dia do congresso ou só no encerramento. Preparar um cenário bacana para a apresentação, com som e iluminação, pode ser um diferencial do seu evento.
Conhecendo o seu público-alvo e organizando bem as finanças, você consegue construir uma experiência inesquecível.
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Gerar ainda mais conteúdos
O seu congresso online não precisa ser limitado apenas aos dias em que for ao ar! Como todo o evento é gravado, você pode utilizar esse material para disponibilizá-lo depois, da maneira que preferir.
Monte um curso online, faça pequenos vídeos para divulgar e patrocinar nas redes sociais ou crie um canal no Youtube. As possibilidades de criar e aproveitar são inúmeras, aproveite!
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Conseguir mais patrocinadores
O digital é mais um espaço que o seu evento ganha para divulgar os seus patrocinadores – e que espaço gigante, não é mesmo? Por isso, saiba como aproveitá-lo, para oferecer as melhores oportunidades aos seus parceiros.
#DicaDoity: Dá só uma olhada nesse texto que a gente fez, cheio de dicas para conseguir os melhores patrocínios para os seus eventos online!
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Montar sua base de contatos
Não poderíamos deixar de fora as chances de se relacionar no ambiente online. Afinal, hoje a internet está muito focada em relacionamento. E, sem dúvidas, essa é umas das vantagens que mais podem te trazer resultados.
Por isso, não trate os seus participantes apenas como participantes. Esteja nos locais onde eles estão e interaja com eles. Para isso, nada melhor que aproveitar todos os contatos do seu eventos para montar a sua base de contatos.
Passo a passo da organização de um congresso online
Agora que já falamos bastante sobre as vantagens de investir e organizar um congresso online, vamos para a parte prática. Se prepare para começar a construir o checklist de organização do seu evento. Vamos lá?
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Público-alvo
Antes de qualquer decisão que for tomar, defina o seu público-alvo. Esse será o seu norte, te ajudará a fazer escolhas mais assertivas e ter menos desgastes durante a organização.
Saiba para quem você vai falar, o que essas pessoas preferem, o que as atraem e a linguagem que utilizam. Feito isso, você já está pronto para seguir em direção aos próximos passos.
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Construção da identidade visual
Como o seu congresso online vai se apresentar para o mundo? O que ele tem a comunicar? No meio digital tudo é muito visual e, quase sempre, uma imagem fala mais que mil palavras.
Por isso, invista sem medo nessa etapa e conte com profissionais capacitados para fazer o seu evento se comunicar bem antes mesmo de ir ao ar. Defina as cores, os elementos visuais e a linguagem que usará em toda a comunicação do evento.
E todos esses elementos precisam estar em harmonia com o objetivo do seu evento e serem escolhidos com base no perfil do seu público-alvo.
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Escolha dos palestrantes
Essa também é uma escolha decisiva para o seu congresso online. Afinal,quem nunca se inscreveu num evento por causa de um único palestrante?
Nesse momento você precisa pesquisar bastante e se fazer algumas perguntas:
- O que pretendo alcançar através do conteúdo do evento?
- Posso ter despesas extras para contratar um palestrante?
- O palestrante será alguém famoso ou não? (a “fama” pode se restringir a uma área específica)
- O palestrante em análise está alinhado à proposta do evento e demonstra domínio sobre o tema?
- O palestrante precisa ter experiência em uma ferramenta específica de eventos online?
Essa última pergunta merece uma atenção especial, já que se tratando de um evento online o cuidado com a qualidade da transmissão é essencial. Como os palestrantes podem participar de forma remota, é bom checar questões de equipamentos e velocidade da internet.
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Escolha das ferramentas de transmissão
É muito importante que todas as energias sejam voltadas para a escolha das ferramentas de transmissão. Qualidade aqui é a palavra-chave!
Pois não estamos falando apenas em como transmitir o seu congresso online em tempo real, mas, sim, cuidar de todos os detalhes que farão a diferença na experiência final do participante.
Há muitas opções no mercado de ferramentas de transmissão, como a OBS, o StreamYard, o Zoom e o Stage Ten. Todas elas funcionam como um estúdio virtual, onde você pode fazer lives e transmiti-las através de redes sociais.
A Doity também desenvolveu uma solução, a Doity Play. Ela funciona como um ambiente virtual perfeito e seguro para hospedar a transmissão de qualquer tipo de evento online. Com a ferramenta você consegue criar salas para transmissão online simultâneas, o que é ótimo para atender à variedade de atividades do seu evento.
E a melhor parte é que ela é inteiramente integrada à Doity. Ou seja, você consegue gerenciar também todos os processos da organização, como criação e envio de certificados, relatórios financeiros e cuidar das inscrições, de onde estiver. Saiba mais sobre essas vantagens!
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Divulgação
Outra etapa que também precisa de um bom investimento é a divulgação! Não deixe de aproveitar as oportunidades ilimitadas que o digital proporciona. Invista nos e-mail marketings e nas redes sociais.
Esse é o espaço para se relacionar, então nada de conteúdos engessados e puramente mercadológicos. Converse, compartilhe, entretenha, ensine algo enquanto divulga o seu evento.
#DicaDoity: Uma ótima dica que pode te ajudar a não só divulgar o seu evento como também aumentar suas vendas é ter afiliados. Clique no vídeo abaixo e saiba mais!
Submissão dos trabalhos acadêmicos
Se o seu evento é acadêmico é preciso atentar para uma etapa essencial: a submissão dos trabalhos científicos. Nesse momento, o ideal é contar com uma plataforma de eventos que gerencie toda os detalhes para você.
Na Doity, por exemplo, você consegue facilitar, integrar e centralizar todas as etapas do fluxo dos trabalhos científicos do seu evento. Isso inclui também a comissão científica, autores, co-autores e avaliadores.
Fazer esse investimento vai te poupar tempo e fazer você economizar, acredite!
Equipamentos ideias para fazer um congresso online
A lista de equipamentos necessários para fazer um congresso online dependerá de muitas variáveis. Não pense que é obrigatório investir em equipamentos caros para fazer eventos incríveis.
Mas para te dar algum norte, vamos elencar os equipamentos básicos que podem garantir a qualidade do seu congresso online.
- Boa conexão com a internet é indispensável para o sucesso do seu evento;
- Câmera para a captação de imagens (pode ser facilmente a de um celular que ofereça uma boa resolução);
- Computador com boa memória;
- Iluminação – o ideal é ter um local com boa iluminação natural ou, se necessário, investir numa softbox ou um ring light;
- Microfones – lapelas, microfones de mesa, com ou sem fio, mas dá também pra utilizar o próprio microfone do fone de ouvido para captar o áudio;
- Extensões, tomadas e adaptadores – tenha sempre de reserva esse tipo de equipamento, pois nunca se sabe quando vai precisar;
- Baterias extras para todos equipamentos – lembre-se de carregar todas elas antes de começar a gravar!
É muito importante também que você converse com todos os palestrantes do evento para conferir os equipamentos que eles têm. Além disso, é indispensável fazer testes com antecedência, de som, imagem e iluminação.
Quanto antes se antever aos possíveis imprevistos, mais chances de uma transmissão impecável.
#DicaDoity: Reunimos todas as dicas que você precisa saber, antes de comprar ou alugar os equipamentos do seu evento, num e-book super completo. Clique aqui e confira!
Ações que devem ser feitas assim que o congresso online terminar
Tão importante quanto a fase de planejamento do seu congresso online é o seu pós-evento, e sabe por quê? Esse é o momento de fidelizar a relação dos participantes com o seu evento.
Não deixe de aproveitar a empolgação deles com o que vivenciaram. Esse é o momento ideal para fazer pesquisas de satisfação e ter feedbacks, como também divulgar seus próximos eventos.
E claro que listamos algumas ações indispensáveis para essa etapa. Olha só:
- Envio dos certificados
Prepare com antecedência todas as certificações para enviar assim que o evento terminar. Não tem nada mais satisfatório para um participante que perceber agilidade e cuidado nessa parte final do evento.
- Publicação dos anais
Se o seu evento é acadêmico precisa se preparar também para a publicação dos anais, a compilação de todos os trabalhos apresentados durante o seu congresso online e a Doity também pode te ajudar nessa etapa!
Ao utilizar a nossa plataforma você tem a opção “publicar anais” com um simples clique e sem nenhum custo adicional!
- Pesquisa de satisfação
Saber qual a impressão de quem participou do seu congresso online é uma das informações mais valiosas que você pode ter para começar a trabalhar na organização da próxima edição!
Por isso, elabore todas as perguntas da sua pesquisa de satisfação com antecedência e deixe tudo pronto para enviar assim que o evento terminar.
- Contato com o seu público por e-mail e redes sociais
Não deixe de manter contato com o seu público mesmo depois do fim do evento. Envie e-mails com um resumo de toda experiência, fale sobre curiosidades de algum tema que foi discutido e não deixe de oferecer conteúdos exclusivos.
Faça posts nas redes sociais sobre momentos importantes do evento, bastidores, faça enquetes, quiz citações dos palestrantes e o que mais possa relembrar aos participantes como o congresso online foi uma experiência incrível.
Tenho certeza que você percebeu todo o potencial de um congresso online! Então, que tal criar o seu evento agora mesmo? Faça uma conta na Doity clicando no banner abaixo e aproveite todas as vantagens que o universo online tem a oferecer!
