{"id":1758,"date":"2018-04-17T00:00:00","date_gmt":"2018-04-17T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/9-erros-cometidos-na-organizacao-de-eventos-cientificos\/"},"modified":"2023-02-15T18:55:38","modified_gmt":"2023-02-15T21:55:38","slug":"9-erros-cometidos-na-organizacao-de-eventos-cientificos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/9-erros-cometidos-na-organizacao-de-eventos-cientificos\/","title":{"rendered":"9 erros cometidos na organiza\u00e7\u00e3o de eventos cient\u00edficos (e como evit\u00e1-los!)"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">A organiza\u00e7\u00e3o de eventos exige uma s\u00e9rie de cuidados. \u00c9 preciso fazer planejamento, definir cronograma, estimar os custos, contratar fornecedores, \u00a0escolher uma ferramenta, entre tantas outras tarefas. Os eventos cient\u00edficos demandam ainda mais aten\u00e7\u00e3o, j\u00e1 que possuem especificidades acad\u00eamicas. \u00c9 justamente a\u00ed que os erros s\u00e3o cometidos!<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Seja voc\u00ea um estudante universit\u00e1rio ou um professor experiente, voc\u00ea pode cometer alguns erros comuns na <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/passo-a-passo-para-organizar-um-evento-academico-de-sucesso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">organiza\u00e7\u00e3o de eventos cient\u00edficos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Isso ocorre por uma raz\u00e3o simples: existem poucas informa\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis sobre como planejar esse tipo de evento da maneira ideal. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para disponibilizar informa\u00e7\u00e3o de qualidade e ajudar voc\u00ea nessa miss\u00e3o, produzimos este conte\u00fado. Nas pr\u00f3ximas linhas, voc\u00ea ver\u00e1 os erros mais comuns na organiza\u00e7\u00e3o de eventos cient\u00edficos e, claro, como evit\u00e1-los. Confira! <\/span><\/p>\n<h2>1 &#8211; N\u00e3o fazer um planejamento<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pode parecer algo b\u00e1sico, e \u00e9 justamente por isso que o planejamento do evento \u00e9 muitas vezes negligenciado. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">N\u00e3o estruturar um planejamento \u00e9 dos maiores erros cometidos em organiza\u00e7\u00e3o de eventos cient\u00edficos. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea pode pensar \u201cah, mas n\u00f3s temos tudo bem definido na cabe\u00e7a e cada um sabe o que fazer\u201d. N\u00e3o cometa esse erro! Ao fazer isso, voc\u00ea compromete todo o andamento do evento. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para evitar essa falha, voc\u00ea deve criar um documento que registre todo o planejamento. Nele, voc\u00ea deve definir informa\u00e7\u00f5es como, por exemplo:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">P\u00fablico-alvo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tema;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Data e local;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Palestrantes;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\"><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/orcamento-de-eventos-quais-os-gastos-considerar\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Estimativas de custos<\/a>;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Poss\u00edveis palestrantes;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Poss\u00edveis fornecedores;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Respons\u00e1veis por atividades;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\"><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/patrocinio-para-evento-como-conquistar\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Formas de arrecada\u00e7\u00e3o de dinheiro<\/a>;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Valores e formas de inscri\u00e7\u00e3o.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O planejamento \u00e9 o guia para o sucesso do seu evento!<\/span><\/p>\n<h2>2 &#8211; N\u00e3o ter autoriza\u00e7\u00e3o da institui\u00e7\u00e3o e supervis\u00e3o de um professor<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se o seu evento \u00e9 cient\u00edfico, ele precisa ter liga\u00e7\u00e3o com alguma institui\u00e7\u00e3o ou organiza\u00e7\u00e3o cient\u00edfica, certo? <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Apesar de parecer l\u00f3gico, alguns organizadores cometem o erro de n\u00e3o ter autoriza\u00e7\u00e3o da institui\u00e7\u00e3o para realizar o evento &#8211; caso utilize os espa\u00e7os da universidade, ou at\u00e9 mesmo o nome &#8211; e de n\u00e3o ter a supervis\u00e3o de um professor, caso seja um evento realizado por estudantes. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">N\u00e3o ter essa autoriza\u00e7\u00e3o ou supervis\u00e3o pode prejudicar, e muito, o seu evento. Pode gerar conflito de hor\u00e1rios, problemas com a institui\u00e7\u00e3o de ensino e at\u00e9 mesmo invalidar os certificados de participa\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea definitivamente n\u00e3o quer que isso ocorra, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O ideal \u00e9 sempre apresentar uma solicita\u00e7\u00e3o de uso dos espa\u00e7os, quando for o caso, e at\u00e9 mesmo informar a institui\u00e7\u00e3o sobre a realiza\u00e7\u00e3o do evento, podendo at\u00e9 gerar apoio e mais espa\u00e7o para divulga\u00e7\u00e3o. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quanto \u00e0 supervis\u00e3o de um professor, voc\u00ea deve apostar no que mais se aproxima do tema abordado no evento. Ele ser\u00e1 capaz de orientar em diversas etapas t\u00e9cnico-cient\u00edficas e at\u00e9 mesmo na sele\u00e7\u00e3o de palestrantes. <\/span><\/p>\n<h2>3 &#8211; Escolher o tipo de evento errado<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea sabia que existem pelo menos 12 tipos diferentes de eventos cient\u00edficos? Pois \u00e9! Se voc\u00ea n\u00e3o sabe ou est\u00e1 em d\u00favida se a melhor forma de nomear seu evento \u00e9 simp\u00f3sio, semin\u00e1rio, encontro, congresso, painel ou palestra, voc\u00ea precisa ler agora o nosso <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/voce-sabia-que-existem-12-tipos-de-eventos-academicos-conheca-agora\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">post sobre os tipos de eventos acad\u00eamicos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> para fazer a escolha certa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cada um deles tem uma estrutura diferente, o que impacta na organiza\u00e7\u00e3o. Al\u00e9m disso, n\u00e3o \u00e9 nada interessante para os participantes se inscreverem em um congresso e, ao chegar l\u00e1, perceberam que nada mais \u00e9 que um ciclo de palestras. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Isso pode fazer seu evento perder a credibilidade. Ent\u00e3o, entenda cada tipo de evento com calma e defina o seu!<\/span><\/p>\n<h2>4 &#8211; Definir um tema sem atrativos<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um evento cient\u00edfico tem em sua ess\u00eancia a necessidade de compartilhar um conte\u00fado de qualidade. Para que mais pessoas possam ser alcan\u00e7adas por esse conte\u00fado, voc\u00ea precisa saber o que abordar e de forma abordar. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O que seu p\u00fablico quer aprender? O que desperta a curiosidade dele? O que \u00e9 novidade em sua \u00e1rea do conhecimento? Como seu evento pode fomentar a produ\u00e7\u00e3o acad\u00eamica em determinado assunto? <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea deve responder quest\u00f5es como essas antes de definir o tema de um evento. Nada vai desanimar mais um participante que um assunto \u201cbatido&#8221;, sem novas perspectivas ou sem um \u201cnome de peso\u201d para apresentar o conte\u00fado.<\/span><\/p>\n<h2>5 &#8211; Divulgar em cima da hora<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esse \u00e9 o tipo de erro que vai gerar um n\u00famero reduzido de inscri\u00e7\u00f5es em seu evento. Voc\u00ea n\u00e3o quer isso, certo? Existem diversas estrat\u00e9gias para garantir que seu evento tenha a quantidade de inscritos desejada e uma delas \u00e9 <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/vendas-de-inscricoes-3-razoes-para-iniciar-o-quanto-antes\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">iniciar as vendas antecipadamente<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para isso, voc\u00ea precisa tamb\u00e9m disponibilizar as informa\u00e7\u00f5es essenciais &#8211; como local, data, hor\u00e1rios e principais palestrantes ou atividades &#8211; previamente. Apostar em m\u00eddias sociais, como o <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/instagram-para-eventos-7-dicas-imperdiveis\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Instagram<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, e parcerias pode aumentar ainda mais o alcance da divulga\u00e7\u00e3o. <\/span><\/p>\n<h2>6 &#8211; N\u00e3o estruturar o processo de submiss\u00e3o de trabalhos<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eventos cient\u00edficos t\u00eam tamb\u00e9m a miss\u00e3o de incentivar a produ\u00e7\u00e3o cient\u00edfica. Por isso, a <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/como-funciona-a-submissao-de-trabalhos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">submiss\u00e3o de trabalhos<\/a> \u00e9 parte essencial de um evento acad\u00eamico e n\u00e3o deve ser deixada de lado. \u00c9 comum o gerenciamento desse processo ser feito de forma manual, utilizando formul\u00e1rios de Google docs e e-mail, por exemplo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entretanto, j\u00e1 existem ferramentas especializadas em gerenciamento de trabalhos cient\u00edficos que facilitam, organizam e automatizam diversos procedimentos, al\u00e9m de deixarem a submiss\u00e3o de trabalhos com uma apar\u00eancia mais s\u00e9ria e profissional. Vale pesquisar sobre elas e escolher a que melhor atende sua demanda.<\/span><\/p>\n<a href=\"https:\/\/materiais.doity.com.br\/orcamento-organizadores?utm_source=blog_doity&utm_medium=cta_banner&utm_campaign=blog-doity_426\" class=\"link\" target=\"blank\"><div class=\"linha_banner_cta consultor\" id=\"consultor\">\n\t<div class=\"linha_banner_title_text consultor_linha_title_text\"><h6>Encontre as melhores solu\u00e7\u00f5es para a gest\u00e3o do seu evento!<\/h6>\n\t<div class=\"linha_content_text\">\n\t<div class=\"list\">\n\t<span class=\"list__bullet\"><\/span>\n\t<span class=\"list__item\">Crie o site e comece a vender em 5 minutos<\/span>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"list\">\n\t<span class=\"list__bullet\"><\/span>\n\t<span class=\"list__item\">Mais de 80 mil eventos em 9 pa\u00edses<\/span>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"list\">\n\t<span class=\"list__bullet\"><\/span>\n\t<span class=\"list__item\">Mais de 5 milh\u00f5es de inscri\u00e7\u00f5es<\/span>\n\t<\/div>\n\t<\/div><button class=\"cta-post-link\" target=\"blank\">Fale com um consultor<\/button><\/div><div class=\"linha_banner_email_cta consultor_linha_note\"><img src=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/app\/uploads\/2020\/04\/banner_email.png\" \/><\/div><\/div><\/a>\n<h2>7 &#8211; Fazer credenciamento sem organiza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O credenciamento de participantes \u00e9 um momento que pode gerar conflitos e <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/4-dicas-para-evitar-que-seu-evento-tenha-filas-gigantescas-2\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">filas gigantes<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. \u00c9 nele em que os imprevistos &#8211; que falaremos no pr\u00f3ximo item &#8211; come\u00e7am a acontecer: nome de participante faltando, crach\u00e1 que se perdeu, pastas com itens a menos, muitas pessoas para poucos colaboradores credenciando, entre outros. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 preciso planejar e organizar bem o credenciamento para evitar esse tipo de situa\u00e7\u00e3o. O ideal \u00e9 apostar nas <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/vale-a-pena-utilizar-uma-plataforma-de-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">ferramentas de gest\u00e3o de eventos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, que disponibilizam sistemas de secretaria e at\u00e9 mesmo aplicativo para credenciamento. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Essas ferramentas ainda tem outra vantagem: elas s\u00e3o integradas com as inscri\u00e7\u00f5es, evitando, assim, que haja qualquer perda de informa\u00e7\u00f5es. <\/span><\/p>\n<h2>8 &#8211; N\u00e3o se preparar para imprevistos<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mesmo que voc\u00ea seja o organizador de eventos mais preparado do mundo, \u00e9 inevit\u00e1vel, os imprevistos ir\u00e3o acontecer. \u00c9 o fornecedor que vai atrasar algo, \u00e9 o som que vai dar algum problema na hora, \u00e9 a internet que vai falhar, \u00e9 algum palestrante que vai atrasar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O que vai fazer a diferen\u00e7a mesmo \u00e9 voc\u00ea estar preparado para esses imprevistos. Como? Tendo jogo de cintura e um plano B. Recomendamos que uma semana antes do evento voc\u00ea liste as diversas situa\u00e7\u00f5es e imprevistos que podem ocorrer e como voc\u00ea pode contornar esses problemas. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, caso eles aconte\u00e7am, sua mente j\u00e1 vai estar preparada para lidar com essas dificuldades sem se abalar. <\/span><\/p>\n<h2>9 &#8211; Emitir certificados sem validade<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/certificados-online-como-criar-e-emitir-seu-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Certificados<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> s\u00e3o uma parte fundamental do seu evento cient\u00edfico. Por qu\u00ea? Por que diversos participantes est\u00e3o l\u00e1 exatamente para garantir seu certificado de participa\u00e7\u00e3o e suas horas extras no curr\u00edculo acad\u00eamico. Voc\u00ea n\u00e3o vai querer que essa preciosidade seja emitida sem validade certo? <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea pode escolher entre <\/span><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/certificados-online-ou-impressos-entenda-diferencas\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">certificados online ou impressos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Independente da sua escolha, para que o certificado do seu evento tenha validade, ele precisa conter os seguintes itens:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Logo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> do evento (tamb\u00e9m podendo incluir as logos dos parceiros);<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Assinaturas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dos respons\u00e1veis: assinatura do respons\u00e1vel que esteja no mais alto cargo da organiza\u00e7\u00e3o;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Carga hor\u00e1ria:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> contagem de horas aproveitadas no evento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>C\u00f3digo de valida\u00e7\u00e3o:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> registro num\u00e9rico do certificado gerado pela organiza\u00e7\u00e3o ou plataforma;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Local<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0e<\/span><b>\u00a0data<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Cada um desses erros listados pode impactar seu evento cient\u00edfico de forma negativa e acreditamos que voc\u00ea n\u00e3o quer isso, certo? Esperamos que voc\u00ea aproveite nossas dicas e coloque tudo em pr\u00e1tica. Voc\u00ea pode come\u00e7ar pela\u00a0nossa\u00a0planilha para planejamento de eventos acad\u00eamicos!<\/strong><\/p>\n<div class=\"linha_banner_cta\" style=\"background-image: url(https:\/\/doity.com.br\/blog\/app\/uploads\/2018\/10\/planilhaeventos-academicos-cta-blog.png);\"><div class=\"linha_banner_title_text text-cta-left\"><h6>Planilha de Eventos Acad\u00eamicos<\/h6><p>Do planejamento \u00e0 execu\u00e7\u00e3o: uma planilha completa para te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas do evento para garantir que ele seja um sucesso!<\/p><a href=\"https:\/\/materiais.doity.com.br\/planilha-para-planejamento-de-eventos-academicos?utm_source=blog&utm_medium=cta_materiais\" class=\"cta-post-link\" target=\"blank\">Baixe aqui<\/a><\/div><div class=\"linha_banner_email_cta\"><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A organiza\u00e7\u00e3o de eventos exige uma s\u00e9rie de cuidados. \u00c9 preciso fazer planejamento, definir cronograma, estimar os custos, contratar fornecedores, \u00a0escolher uma ferramenta, entre tantas outras tarefas. Os eventos cient\u00edficos demandam ainda mais aten\u00e7\u00e3o, j\u00e1 que possuem especificidades acad\u00eamicas. \u00c9 justamente a\u00ed que os erros s\u00e3o cometidos! 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