{"id":1816,"date":"2018-06-22T00:00:00","date_gmt":"2018-06-22T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/organizador-de-eventos-quanto-vale-o-seu-tempo\/"},"modified":"2023-04-13T10:22:06","modified_gmt":"2023-04-13T13:22:06","slug":"promotor-de-eventos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/promotor-de-eventos\/","title":{"rendered":"Promotor de eventos: como priorizar o seu tempo e fazer mais"},"content":{"rendered":"

Ser um promotor<\/span>\u00a0de eventos<\/span> significa estar pronto para arcar com grandes responsabilidades. Ser capaz de planejar, estruturar e realizar os mais diversos tipos de eventos exige talento, \u00e9 claro, mas muita organiza\u00e7\u00e3o<\/a>! <\/span><\/p>\n

E voc\u00ea sabe, melhor que ningu\u00e9m, o quanto esse envolvimento com o trabalho vai desde as primeiras etapas at\u00e9 o p\u00f3s evento – quando muitas vezes mal d\u00e1 tempo de descansar e j\u00e1 \u00e9 hora de pensar no pr\u00f3ximo! \u00c9 preciso criar, desenvolver e ser respons\u00e1vel pela documenta\u00e7\u00e3o, or\u00e7amentos, contato com fornecedores, clientes e lideran\u00e7a da equipe. Al\u00e9m disso, reserva o local, os equipamentos, cuida da promo\u00e7\u00e3o, marketing e ainda d\u00e1 aquela ajuda no dia do evento. <\/span><\/p>\n

Ufa! Agora, voc\u00ea deve estar pensando: <\/span>Ok, isso eu j\u00e1 sei. Mas como eu posso otimizar o meu tempo e faz\u00ea-lo valer mais?<\/span><\/i><\/p>\n

Respondemos essa e outras perguntas sobre aproveitamento do tempo nesse post. Que tal conferir? <\/span><\/p>\n

Site do evento<\/b><\/h2>\n

\"promotor<\/a>
\nConstruir um site leva tempo e investimento, al\u00e9m da necessidade de promover reuni\u00f5es com a empresa ou a pessoa que vai desenvolv\u00ea-lo. <\/span>\u00c9 claro que <\/span>deixar os participantes bem informados sobre a programa\u00e7\u00e3o completa, hor\u00e1rios, curr\u00edculo e foto dos palestrantes, \u00e9 importante. Por isso, n\u00e3o podemos abrir m\u00e3o do site, afinal ele \u00e9 o espa\u00e7o ideal para reunir essas informa\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

A constru\u00e7\u00e3o de um bom site \u00e9 fundamental para facilitar nesse processo, al\u00e9m de movimentar a divulga\u00e7\u00e3o, comunica\u00e7\u00e3o e as vendas do seu evento. Logo, ele \u00e9 um dos elementos que, se feito de maneira simples e planejada, afetar\u00e1 diretamente na otimiza\u00e7\u00e3o do seu tempo. <\/span><\/p>\n

Uma boa solu\u00e7\u00e3o \u00e9 utilizar uma <\/span>plataforma de eventos<\/span><\/a> que te d\u00ea a possibilidade de criar o seu <\/span>site em 5 minutos<\/span><\/a>, permitindo alterar o conte\u00fado, assim voc\u00ea pode personalizar o layout de acordo com o p\u00fablico e o objetivo do evento, deixando tudo mais interativo e pr\u00e1tico, tanto para voc\u00ea quanto para o participante – e ainda evita gastos com suporte e manuten\u00e7\u00e3o. Economizar tempo e dinheiro \u00e9 sempre bom, afinal.<\/span><\/p>\n

Gerenciamento das inscri\u00e7\u00f5es pelo promotor de eventos<\/b><\/h2>\n

\"como<\/a>
\nDar autonomia aos participantes na realiza\u00e7\u00e3o das <\/span>inscri\u00e7\u00f5es<\/span><\/a> \u00e9 uma excelente maneira de poupar tempo. \u00c9 poss\u00edvel fazer isso utilizando uma <\/span>plataforma de venda de inscri\u00e7\u00f5es.<\/span><\/a><\/p>\n

Assim, ser\u00e1 poss\u00edvel criar diversos tipos de inscri\u00e7\u00f5es com valores diferentes para estudantes, profissionais e associados. Com a plataforma o promotor de eventos n\u00e3o ter\u00e1 que se preocupar com a quantidade de vagas ou at\u00e9 quando o lote estar\u00e1 dispon\u00edvel, podendo focar em outras tarefas e investir em atividades que ir\u00e3o elevar o n\u00edvel de qualidade e satisfa\u00e7\u00e3o do participante no evento. <\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, <\/span>utilizar a tecnologia<\/span><\/a> para facilitar o processo de gerenciamento de inscri\u00e7\u00f5es evita problemas como ter de checar no dia do evento se as pessoas realmente realizaram a inscri\u00e7\u00e3o, e o mais trabalhoso: \u00a0fazer isso atrav\u00e9s de comprovante banc\u00e1rio (falaremos mais sobre isso no pr\u00f3ximo t\u00f3pico), que muitas vezes \u00e9 completamente esquecido pelo participante, acaba comprometendo o andamento das <\/span>filas<\/span><\/a> e trazendo, logo no in\u00edcio do evento, uma sensa\u00e7\u00e3o de insatisfa\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Ent\u00e3o, poupe sua energia: crie um <\/span>formul\u00e1rio de inscri\u00e7\u00e3o online para o seu evento<\/span><\/a>, \u00e9 super simples<\/span><\/p>\n

Pagamento dos ingressos e inscri\u00e7\u00f5es<\/b><\/h2>\n

\"pagamento<\/a>
\nPara sanar o problema de utilizar o comprovante banc\u00e1rio como confirma\u00e7\u00e3o da inscri\u00e7\u00e3o do participante, a venda de inscri\u00e7\u00f5es online \u00e9 a melhor solu\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Outra boa maneira de evitar problemas \u00e9 utilizar os intermediadores de pagamento online como o <\/span>Pagseguro <\/span><\/a>e a <\/span>Moip<\/span><\/a> (que te d\u00e1 a possibilidade de receber o dinheiro em at\u00e9 dois dias \u00fateis ap\u00f3s a confirma\u00e7\u00e3o da compra), ou ent\u00e3o a <\/span>Pay pal<\/span><\/a>, que tamb\u00e9m presta servi\u00e7os de pagamento internacional.<\/span><\/p>\n

Ah! A confirma\u00e7\u00e3o do participante pode vir atrav\u00e9s de um voucher enviado por e-mail, <\/span>o ideal \u00e9 que o pagamento esteja integrado \u00e0 confirma\u00e7\u00e3o da inscri\u00e7\u00e3o: assim que a transa\u00e7\u00e3o for confirmada, o participante j\u00e1 deve receber por e-mail o comprovante de inscri\u00e7\u00e3o.<\/span> Quando o dia do evento chegar, basta ele apresentar o documento na entrada e curtir a programa\u00e7\u00e3o. <\/span><\/p>\n

Imagina quanto tempo ser\u00e1 poupado s\u00f3 com essa pequena mudan\u00e7a!<\/span><\/p>\n

Mas n\u00e3o esque\u00e7a, <\/span>utilizar os emails de pagamentos sem integra\u00e7\u00e3o com uma plataforma pode n\u00e3o ser uma boa op\u00e7\u00e3o<\/strong>, j\u00e1 que os intermediadores ajudam apenas no processamento do pagamento online, logo o promotor de eventos n\u00e3o vai ter todos os benef\u00edcios, como a integra\u00e7\u00e3o das outras etapas: inscri\u00e7\u00f5es, credenciamento, certificados e muito mais.<\/span><\/p>\n

Submiss\u00e3o de trabalhos cient\u00edficos<\/b><\/h2>\n

\"submiss\u00e3o<\/a>
\nOutra tarefa que requer bastante aten\u00e7\u00e3o dos organizadores e promotores \u00e9 a <\/span>submiss\u00e3o de trabalhos cient\u00edficos<\/span><\/a>. Para os eventos que t\u00eam essa modalidade, receber os trabalhos de uma forma mais pr\u00e1tica \u00e9 o sonho de todo promotor de eventos. Hoje j\u00e1 \u00e9 poss\u00edvel receber os artigos, criar formul\u00e1rios personalizados e \u00e1reas tem\u00e1ticas atrav\u00e9s do pr\u00f3prio site do evento. <\/span><\/p>\n

Enviar para avalia\u00e7\u00e3o e revis\u00e3o, <\/span>os trabalhos, tamb\u00e9m consome muito tempo dos organizadores, pois sempre est\u00e3o sujeitos a algum tipo de altera\u00e7\u00e3o. Para facilitar essa atividade, \u00e9 importante formar uma ponte mais simples com os autores e avaliadores. <\/span><\/p>\n

O processo de receber todos os trabalhos por e-mail, repassar para avalia\u00e7\u00e3o, reencaminhar para revis\u00e3o dos participantes e, por fim, aprovar e destinar para fase de apresenta\u00e7\u00e3o, \u00e9 muito exaustivo, n\u00e3o \u00e9?! <\/span><\/p>\n

#DicaDoity<\/strong> – crie formul\u00e1rios personalizados com as \u00e1reas tem\u00e1ticas, <\/span>envie os trabalhos automaticamente para os avaliadores<\/span> e <\/span>receba os artigos pelo pr\u00f3prio site do evento<\/span><\/a>, utilizando uma plataforma de eventos!<\/span>
\nDefinitivamente, essa mudan\u00e7a na submiss\u00e3o de trabalhos vai te dar mais algumas horas de sono! <\/span><\/p>\n

Comunica\u00e7\u00e3o com os participantes<\/b><\/h2>\n

\"comunica\u00e7\u00e3o<\/a>
\nEntrar em contato com todos os participantes do evento \u00e9 muito importante para alinhar a comunica\u00e7\u00e3o e contribuir na constru\u00e7\u00e3o de uma imagem mais s\u00f3lida para seu evento, mas pode levar muito tempo e n\u00e3o ser eficiente. Para diminuir esse trabalho e torn\u00e1-lo mais eficaz, use uma ferramenta que permita enviar, de uma \u00fanica vez – com poucos cliques mesmo! – , informa\u00e7\u00f5es importantes sobre o evento, mudan\u00e7as na programa\u00e7\u00e3o, altera\u00e7\u00f5es no hor\u00e1rio, senha do wifi e qualquer outro aviso que precise ser dado de forma coletiva.<\/span><\/p>\n

O nome dessas listas que re\u00fanem os contatos \u00e9 chamada de m<\/span>ailing, <\/span><\/i>a abrevia\u00e7\u00e3o da express\u00e3o \u201c<\/span>mailing list<\/span><\/i>\u201d, que significa “lista de correio”. \u00c9 basicamente um grande banco de dados com nomes, e-mails, endere\u00e7os e outros dados dos participantes. <\/span><\/p>\n

Al\u00e9m de usar para enviar os avisos, voc\u00ea tamb\u00e9m pode mandar mensagens para quem n\u00e3o concluiu as inscri\u00e7\u00f5es ou at\u00e9 usar os dados no p\u00f3s-evento para falar das pr\u00f3ximas edi\u00e7\u00f5es (L\u00e1 embaixo a gente fala mais sobre essa dica, fique atento!). <\/span><\/p>\n

Credenciamento para o promotor de eventos<\/b><\/h2>\n

\"credenciamento<\/a>
\nO momento do credenciamento \u00e9 a hora que o participante tem o primeiro contato com a equipe no evento, por isso, \u00e9 fundamental que tudo ocorra bem. <\/span><\/p>\n

Facilitar esse processo vai eliminar o estresse com a secretaria do evento, diminuir \u00a0com os gastos dos investimentos em equipamentos, fora a perda de tempo com a cria\u00e7\u00e3o das etiquetas para crach\u00e1s, uma a uma.<\/span><\/p>\n

Considere a possibilidade de imprimir etiquetas com anteced\u00eancia, organizar as listas de inscritos, ter seguran\u00e7a no <\/span>controle da entrada e sa\u00edda<\/span><\/a> e gerar certificados com a carga hor\u00e1ria correta, sem complica\u00e7\u00e3o. <\/span><\/p>\n

H\u00e1 \u00f3timas <\/span>solu\u00e7\u00f5es<\/span><\/a> e <\/span>aplicativos <\/span><\/a>para te ajudar nisso! \u00a0<\/span><\/p>\n

Afinal, quem n\u00e3o gosta de praticidade, n\u00e3o \u00e9 mesmo?! <\/span><\/p>\n

Certificados<\/b><\/h2>\n

\"certificados<\/a>
\nOs certificados, com certeza, podem ser considerados os grandes vil\u00f5es do gasto de tempo (tantas vezes desnecess\u00e1rio) pelo promotor de eventos. <\/span>
\nExistem 2 formas de emitir certificados<\/span><\/a>: <\/span><\/p>\n

    \n
  1. Processo manual: dessa maneira voc\u00ea vai gastar com impress\u00e3o e precisar\u00e1 entregar os certificados um por um para cada participantes, seja palestrante, autor, avaliador, entre outros. Esse m\u00e9todo pode ocasionar grandes filas para receber os certificados, al\u00e9m de erros na escrita do nome e mais tempo perdido.<\/span><\/li>\n
  2. Processo automatizado: outra forma \u00e9 automatizando o envio dos certificados (<\/span>vers\u00e3o online<\/span><\/a>), utilizando o e-mail como ferramenta. J\u00e1 que o pr\u00f3prio participante preenche os seus dados no ato de inscri\u00e7\u00e3o, erros de digita\u00e7\u00e3o ser\u00e3o reduzidos, as filas desaparecer\u00e3o, a equipe n\u00e3o precisar\u00e1 ser monitorada pelo promotor de evento nessa atividade, ou seja, todos saem ganhando com essa agilidade! Ah, mas se voc\u00ea quiser pode entregar a vers\u00e3o impressa para os participantes, \u00e9 s\u00f3 baixar os PDFs e imprimir.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Lista de contatos do promotor de eventos<\/b><\/h2>\n

    \"Lista<\/a>
    \nArmazenar os dados do participante \u00e9 uma \u00f3tima \u00a0forma de manter contato com as pessoas que j\u00e1 participaram do seu evento e podem ter o interesse de voltar (lembra do mailing que falamos l\u00e1 em cima?!). Principalmente se voc\u00ea mant\u00ea-la informada das novidades, informa\u00e7\u00f5es – e at\u00e9 de promo\u00e7\u00f5es nas inscri\u00e7\u00f5es para quem j\u00e1 participou de edi\u00e7\u00f5es anteriores, por que n\u00e3o? <\/span><\/p>\n

    Depois que o evento encerrar, o promotor j\u00e1 tem guardado clientes potenciais no seu banco de dados e n\u00e3o precisa mais se preocupar com os contatos que se perderam e gastar tempo refazendo a sua lista. <\/span><\/p>\n

    Na vida moderna, o tempo tem sido tratado, cada vez mais, como um verdadeiro ouro. <\/span>Com tanta praticidade vai sobrar tempo para voc\u00ea, promotor de eventos, <\/span>dar mais aten\u00e7\u00e3o \u00e0 equipe, se sentir mais produtivo, ou quem sabe at\u00e9 dormir melhor, assistir \u00e0 sua s\u00e9rie favorita, se divertir no fim de semana e, claro, canalizar toda a sua energia em mais e melhores eventos. Ah, e d\u00e1 s\u00f3 uma olhada nesse v\u00eddeo cheio de dicas incr\u00edveis para voc\u00ea melhorar ainda mais a sua carreira!<\/span><\/p>\n