{"id":1895,"date":"2018-08-24T00:00:00","date_gmt":"2018-08-24T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/secretaria-para-eventos\/"},"modified":"2023-02-15T18:54:58","modified_gmt":"2023-02-15T21:54:58","slug":"secretaria-para-eventos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/secretaria-para-eventos\/","title":{"rendered":"Secretaria para eventos: tudo o que voc\u00ea precisa saber para se planejar"},"content":{"rendered":"

Quando pensamos em secretaria para eventos, logo vem \u00e0 mente a ideia de um \u00fanico setor respons\u00e1vel por ajudar a guiar o participante. Mas voc\u00ea sabia que existem v\u00e1rias divis\u00f5es para a secretaria nos eventos?<\/span><\/p>\n

Pois \u00e9, essas divis\u00f5es foram criadas pensando na quantidade de atividades que o organizador \u00e9 respons\u00e1vel por coordenar. Uma delas – durante o planejamento do evento – \u00e9 definir a equipe e atribuir as fun\u00e7\u00f5es de cada integrante.<\/span><\/p>\n

Nomear quem far\u00e1 parte da equipe, da secretaria do evento, \u00e9 uma das tarefas mais importantes. Ela ser\u00e1 respons\u00e1vel pela organiza\u00e7\u00e3o, levantamentos e relat\u00f3rios. \u00c9 o interm\u00e9dio entre o organizador e o participante, al\u00e9m de mediar poss\u00edveis conflitos que venham a acontecer antes, durante ou depois do evento.<\/span><\/p>\n

Nesse post vamos te mostrar todo o caminho percorrido pela secretaria antes mesmo do dia do evento chegar, as etapas que precisam ser executadas durante e no p\u00f3s-evento. <\/span>
\nAl\u00e9m dos problemas que a falta de uma secretaria bem planejada e organizada causam. Ficou interessado? Ent\u00e3o, confira! <\/span>
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Divis\u00f5es da secretaria para eventos<\/b><\/h2>\n

A secretaria do seu evento pode ser dividida em subcategorias. Elas v\u00e3o te ajudar a simplificar a escolha da equipe. Assim, os verdadeiros talentos s\u00e3o realmente aproveitados, afinal, foram direcionados para as atividades certas. <\/span><\/p>\n

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  1. Secretaria t\u00e9cnica<\/b>: S\u00e3o \u00e0s atividades burocr\u00e1ticas do evento. Destine essa fun\u00e7\u00e3o para pessoas que t\u00eam experi\u00eancia em planejamento administrativo, or\u00e7amentos e\/ou finan\u00e7as.<\/span><\/li>\n
  2. Secretaria executiva<\/b>: A fun\u00e7\u00e3o da equipe ser\u00e1 realizar a instala\u00e7\u00e3o de infraestrutura no local do evento, ajudar os convidados e participantes, resolver pequenos imprevistos e manter tudo em ordem no dia e durante a realiza\u00e7\u00e3o do evento.\u00a0<\/span>Parte da equipe tamb\u00e9m ficar\u00e1 respons\u00e1vel pelo credenciamento, pois confere os dados das inscri\u00e7\u00f5es, registra a presen\u00e7a e controla a entrada e sa\u00edda dos participantes<\/a>.<\/li>\n<\/ol>\n
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    1. Secretaria p\u00f3s-evento<\/b>: \u00c9 essencial para o organizador que busca manter um relacionamento duradouro com os participantes depois que o evento acabar. \u00c9 ela quem far\u00e1 a emiss\u00e3o e o encaminhamento, por e-mail, de agradecimentos a todos os envolvidos no evento.\u00a0 Al\u00e9m de controlar o pagamento feito aos fornecedores, prestar contas ao comit\u00ea organizador e encerrar oficialmente as atividades emitindo listas, relat\u00f3rios e certificados – vamos falar mais detalhadamente sobre isso daqui a pouco.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

      Para facilitar, ainda mais, a sua compreens\u00e3o, dividimos as etapas do evento em 3 (pr\u00e9-evento, dia do evento e p\u00f3s-evento). <\/span>Confira!<\/b>
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      Pr\u00e9-evento<\/b><\/h2>\n

      Aqui, a secretaria ser\u00e1 respons\u00e1vel por fazer o <\/span>or\u00e7amento<\/span><\/a> total, calcular as despesas com o local, infraestrutura, contrata\u00e7\u00e3o dos fornecedores. Al\u00e9m de entender qual \u00e9 o p\u00fablico que est\u00e1 interessado em adquirir as <\/span>inscri\u00e7\u00f5es<\/span><\/a>, comparar o evento com outros similares para aplicar um valor adequado nas vendas, ou promover a <\/span>divulga\u00e7\u00e3o<\/span><\/a>, que pode ser feita pela internet.<\/span>
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      #DicaDoity:<\/b> Para manter tudo isso organizado utilize uma <\/span>planilha<\/span><\/a> para acompanhar o andamento das finan\u00e7as, com ela ser\u00e1 poss\u00edvel visualizar o corpo do seu evento e todo o investimento necess\u00e1rio. <\/span><\/p>\n

      N\u00e3o esque\u00e7a de acrescentar na planilha gastos com servi\u00e7os e profissionais, entrar em contato com esse pessoal tamb\u00e9m \u00e9 uma tarefa destinada \u00e0 secretaria do pr\u00e9-evento. <\/span><\/p>\n

      Ah! para te ajudar a aliviar os gastos, voc\u00ea pode buscar <\/span>patrocinadores<\/span><\/a>. Mas lembre-se: Procure empresas com a mesma \u00e1rea de interesse do seu evento, assim ambos ser\u00e3o beneficiados e tudo ficar\u00e1 mais f\u00e1cil. <\/span>
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      Dia do evento<\/b><\/h2>\n

      Agora vamos falar sobre como a secretaria \u00e9 reconhecida no dia do evento!\u00a0\u00a0<\/span>Acredite, enquanto o evento acontece os participantes podem identific\u00e1-la de diversas formas. <\/span><\/p>\n

      A secretaria pode ser chamada de \u201crecep\u00e7\u00e3o\u201d, \u201c<\/span>credenciamento<\/span><\/a>\u201d (a mo\u00e7a do check-in ou at\u00e9 mesmo o rapaz que distribui os crach\u00e1s). B<\/span>rincadeiras \u00e0 parte, ela est\u00e1 em todo lugar!<\/span><\/p>\n

      A secretaria \u00e9 uma das grandes respons\u00e1veis por fazer o evento acontecer. Cola as etiquetas, entrega os materiais para os participantes, <\/span>controla a entrada e sa\u00edda<\/span><\/a> para emitir os certificados com a carga hor\u00e1ria correta e muito mais. Definitivamente, a secretaria est\u00e1 presente para tornar o evento poss\u00edvel!<\/span><\/p>\n

      Sabendo disso, vamos te mostrar as etapas que ela percorre no dia do evento e como planej\u00e1-las.<\/span>
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      Recep\u00e7\u00e3o<\/b><\/h3>\n

      O sucesso de um evento, n\u00e3o depende somente da sele\u00e7\u00e3o de bons palestrantes ou da escolha de um bom buffet para o coffee break. Muito al\u00e9m desses detalhes, um evento inesquec\u00edvel se constr\u00f3i a partir do primeiro contato com o participante. <\/span><\/p>\n

      A secretaria respons\u00e1vel pela recep\u00e7\u00e3o precisa cativar enquanto recebe a todos na entrada do evento, guia os participantes at\u00e9 o audit\u00f3rio, ou indica onde ficam localizados os banheiros e as salas. Al\u00e9m de ser respons\u00e1vel pelo Coffee Break e estar pronta para atender e tirar as d\u00favidas dos participantes.<\/span><\/p>\n

      Para garantir que a recep\u00e7\u00e3o do seu evento seja um sucesso, voc\u00ea precisa se planejar. Divida a equipe o quanto antes e explique a fun\u00e7\u00e3o de cada um. Para essa etapa funcionar \u00e9 preciso que todo mundo esteja em harmonia! <\/span>
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      Credenciamento<\/b><\/h3>\n

      As pessoas que est\u00e3o nessa fun\u00e7\u00e3o v\u00e3o entregar crach\u00e1s e etiquetas aos participantes, distribuir o material (bloco de anota\u00e7\u00f5es, canetas, folhetos de parceiros – aqueles brindes que ganhamos antes das palestras, sabe?), al\u00e9m de controlar a entrada e sa\u00edda dos credenciados para emitir os <\/span>certificados<\/span><\/a> com a carga hor\u00e1ria adequada.<\/span><\/p>\n

      Essa etapa demanda muita aten\u00e7\u00e3o, pois se executada sem planejamento e recursos pode gerar problemas como <\/span>grandes filas<\/span><\/a>, tumulto e insatisfa\u00e7\u00e3o.<\/span>
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      #DicaDoity<\/b>: Utilize um <\/span>aplicativo de check-in<\/span><\/a> para realizar o credenciamento, ele vai te ajudar a registrar a presen\u00e7a e confirmar os dados dos participantes utilizando seu pr\u00f3prio Smartphone!<\/span><\/p>\n

      Outra forma de garantir que o credenciamento do seu evento seja um sucesso \u00e9 atrav\u00e9s da utiliza\u00e7\u00e3o de uma <\/span>plataforma de eventos<\/span><\/a>. Confere <\/span>aqui<\/span><\/a>. <\/span><\/p>\n

      A plataforma vai controlar a entrada e sa\u00edda dos participantes para facilitar a emiss\u00e3o dos certificados, te ajudar a gerar etiquetas de forma autom\u00e1tica, escolher layout e personalizar tudo isso com as informa\u00e7\u00f5es que voc\u00ea escolher. <\/span>Al\u00e9m de proporcionar a diminui\u00e7\u00e3o do n\u00famero da<\/span> equipe e manter a qualidade do trabalho. Algo bom para o organizador e participante.<\/span><\/p>\n

      Quanto ao <\/span>app de check-in<\/b> que comentamos, ele \u00e9 super pr\u00e1tico, por\u00e9m se voc\u00ea prefere coletar as assinaturas dos participantes na hora do credenciamento \u00e9 poss\u00edvel gerar uma lista de frequ\u00eancia, que tamb\u00e9m pode ser usada para contabilizar a presen\u00e7a dos inscritos em atividades espec\u00edficas. <\/span><\/p>\n

      Com tantas facilidades, a realiza\u00e7\u00e3o do credenciamento n\u00e3o ser\u00e1 mais uma dor de cabe\u00e7a para voc\u00ea! <\/span><\/p>\n

      Mas, lembre-se, n\u00e3o adianta usar a tecnologia a seu favor e n\u00e3o se preocupar com a organiza\u00e7\u00e3o da sua secretaria, afinal, ela pode influenciar diretamente na qualidade do evento e impress\u00e3o causada nos participantes – vamos falar mais sobre isso no pr\u00f3ximo t\u00f3pico. <\/span>
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      Problemas na secretaria<\/b><\/h3>\n

      A falta de organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 o principal fator respons\u00e1vel por ocasionar problemas e afetar o planejamento dos eventos. <\/span><\/p>\n

      Na secretaria n\u00e3o \u00e9 diferente. N\u00e3o importa a tem\u00e1tica ou o tamanho do evento, contratempos como atrasos e filas s\u00e3o muito comuns – o que n\u00e3o significa que sempre aceit\u00e1veis. Portanto, cuidado! <\/span><\/p>\n

      Isso acontece porque a maioria dos organizadores deixa para contornar todos os problemas na hora do evento, sem se atentar que alguns podem ser antecipados e resolvidos no pr\u00e9-evento. <\/span><\/p>\n

      Para evitar tudo isso voc\u00ea pode p\u00f4r em pr\u00e1tica algumas dicas como:<\/strong><\/p>\n