{"id":1913,"date":"2018-10-16T00:00:00","date_gmt":"2018-10-16T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/etapas-de-um-evento\/"},"modified":"2023-02-15T18:54:56","modified_gmt":"2023-02-15T21:54:56","slug":"etapas-de-um-evento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/etapas-de-um-evento\/","title":{"rendered":"Afinal, voc\u00ea conhece todas as etapas de um evento?"},"content":{"rendered":"<p>Entender todas as etapas de um evento \u00e9 importante para que a organiza\u00e7\u00e3o seja feita de forma coerente e impec\u00e1vel, garantindo redu\u00e7\u00e3o de gastos, economia de tempo, otimiza\u00e7\u00e3o de processos e satisfa\u00e7\u00e3o do p\u00fablico.<\/p>\n<p>Organizar e produzir um evento \u00e9 uma tarefa trabalhosa e que precisa ser muito bem pensada\u00a0para que ele corresponda \u00e0s expectativas e seja um sucesso. Quando bem feito, ele pode\u00a0fazer com que uma marca se estabele\u00e7a no mercado, conquiste um nicho e alcance resultados de maneira eficiente.<\/p>\n<p>A seguir, conhe\u00e7a todas as etapas de um evento e entenda como cada uma pode garantir o sucesso da sua marca!<\/p>\n<h2>Pr\u00e9-evento<\/h2>\n<h3>Planejamento<\/h3>\n<p>Pensar sobre um evento \u00e9 estabelecer prioridades e planejar todas as etapas que permitir\u00e3o que ele aconte\u00e7a. Aqui, <a href=\"http:\/\/blog.doity.com.br\/planilha-para-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">i<\/a><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/planilha-para-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">nvista em planilhas<\/a> e defina as estrat\u00e9gias para a execu\u00e7\u00e3o de cada passo.<\/p>\n<p>Agrupar informa\u00e7\u00f5es e detalh\u00e1-las ajuda a entender melhor o que deve ser feito em cada etapa, quantos recursos destinar a cada uma e se tudo est\u00e1 ocorrendo conforme o planejado.<\/p>\n<p>\u00c9 tamb\u00e9m interessante fazer checklists, que\u00a0ajudam a visualizar melhor tudo o que deve ser feito, a designar tarefas para os membros da equipe e a definir prazos para o cumprimento de cada uma. O planejamento \u00e9 a chave para um evento de sucesso\u00a0\u2014 e essa etapa n\u00e3o deve ser negligenciada.<\/p>\n<h3>Equipe<\/h3>\n<p>Encontrar o melhor staff significa trabalhar com pessoas que tenham o perfil mais adequado para seu evento e que saibam lidar com a produ\u00e7\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o da melhor forma poss\u00edvel.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/staff-para-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Uma boa equipe<\/a> representa um bom suporte para todas as etapas do evento, incluindo o relacionamento com o p\u00fablico. Sendo assim, defina as caracter\u00edsticas da ocasi\u00e3o para entender quais tipos de pessoas voc\u00ea gostaria de incluir no time. Priorize profissionais experientes e preze por um bom treinamento que envolva todos.<\/p>\n<p>Confira outras dicas no nosso v\u00eddeo!<\/p>\n<p style=\"max-width: 600px; margin: 0 auto;\"><iframe src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/7cZ-QNsWX8I\" width=\"560\" height=\"315\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/p>\n<h3>Divulga\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>A divulga\u00e7\u00e3o \u00e9 uma das mais importantes etapas de um evento. \u00c9 por meio dela que se alcan\u00e7a um p\u00fablico que ainda n\u00e3o est\u00e1 familiarizado com a sua marca e engaja aquele que j\u00e1 acompanha o seu trabalho.<\/p>\n<p>Antes de mais nada, pense na identidade visual do evento e comece a movimentar as <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/redes-sociais-para-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">redes sociais<\/a>, tendo como base o planejamento de postagens e o calend\u00e1rio de publica\u00e7\u00f5es. \u00c9 importante ter frequ\u00eancia e elaborar conte\u00fados relevantes para o p\u00fablico. Dessa forma, eles ser\u00e3o facilmente compartilhados e chegar\u00e3o para mais pessoas que poder\u00e3o se interessar em participar do seu evento.<\/p>\n<h3>Site<\/h3>\n<p>Ter um site pr\u00f3prio para seu evento \u00e9 uma forma de centralizar diversos processos, economizando dinheiro, fornecendo alterativas de personaliza\u00e7\u00e3o e facilitando o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p>Em apenas um site, \u00e9 poss\u00edvel concentrar as inscri\u00e7\u00f5es, disponibilizar a programa\u00e7\u00e3o e o curr\u00edculo dos palestrantes, oferecer conte\u00fados exclusivos, colocar um mapa do local do evento e formas de chegar at\u00e9 l\u00e1, permitir a submiss\u00e3o de trabalhos acad\u00eamicos, etc.<\/p>\n<h3>Inscri\u00e7\u00f5es<\/h3>\n<p>Pense em formul\u00e1rios de inscri\u00e7\u00e3o objetivos, mas que forne\u00e7am dados suficientes para que voc\u00ea entenda mais a fundo o seu p\u00fablico e possa usar essas informa\u00e7\u00f5es em prol do evento, criando newsletters exclusivas e elaborando a\u00e7\u00f5es de divulga\u00e7\u00e3o mais direcionadas.<\/p>\n<p>\u00c9 igualmente importante determinar a quantidade de vagas dispon\u00edveis e pensar em maneiras de organizar cada lote. Isso garante que tudo esteja sob controle para evitar superlota\u00e7\u00e3o ou desconforto aos participantes do evento.<\/p>\n<p>Optar por inscri\u00e7\u00f5es online \u00e9 uma excelente alternativa, j\u00e1 que poupa tempo e dinheiro, permitindo uma organiza\u00e7\u00e3o mais otimizada. Al\u00e9m disso, o participante pode receber um e-mail confirmando sua inscri\u00e7\u00e3o no evento e um voucher para levar no dia \u2014 o que\u00a0facilita\u00a0o credenciamento.<\/p>\n<h3>Trabalhos cient\u00edficos<\/h3>\n<p>A submiss\u00e3o de trabalhos cient\u00edficos \u00e9 uma etapa essencial em eventos acad\u00eamicos ou congressos especializados\u00a0\u2014 e\u00a0\u00e9 importante pensar na melhor forma de receber esses materiais. Por meio de formul\u00e1rios online personalizados, \u00e9 poss\u00edvel filtrar os trabalhos por \u00e1reas, temas e diversas categorias, al\u00e9m de centralizar o envio dos artigos no pr\u00f3prio site do evento.<\/p>\n<h2>Durante<\/h2>\n<h3>Recep\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>A primeira imagem que os participantes t\u00eam pode representar como eles ver\u00e3o o restante da cerim\u00f4nia. Sendo assim, designe algumas pessoas da equipe para receber o p\u00fablico e, caso seja necess\u00e1rio, servir de guia durante o evento.<\/p>\n<p>A <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/secretaria-para-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">secretaria para eventos<\/a> \u00e9 respons\u00e1vel\u00a0por colar etiquetas, entregar kits para o p\u00fablico, auxiliar no credenciamento dos participantes, tirar d\u00favidas, resolver quest\u00f5es e at\u00e9 mesmo organizar o coffee break.<\/p>\n<h3>Credenciamento<\/h3>\n<p>O credenciamento \u00e9 uma das etapas mais estressantes, por\u00e9m, necess\u00e1rias de um evento. \u00c9 importante conferir os dados das inscri\u00e7\u00f5es e registrar a presen\u00e7a dos participantes \u2014 e\u00a0isso precisa ser feito com rapidez e efici\u00eancia para evitar transtornos e garantir mais controle.<\/p>\n<p>Optar por aplicativos que auxiliem o credenciamento \u00e9 uma boa forma de agilizar e otimizar todo o processo, al\u00e9m de conseguir controlar melhor a entrada e sa\u00edda dos participantes.<\/p>\n<h3>Comunica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Durante o evento, \u00e9 important\u00edssimo ter um <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/comunicacao-em-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">canal de comunica\u00e7\u00e3o<\/a> com os participantes. Al\u00e9m de tentar entender como est\u00e1 sendo a experi\u00eancia do p\u00fablico, \u00e9 essencial ter uma forma de passar informa\u00e7\u00f5es caso imprevistos aconte\u00e7am.<\/p>\n<p>Seja por meio de chamadas durante o evento, de postagens no site, mailing ou at\u00e9 mesmo via notifica\u00e7\u00f5es em um aplicativo pr\u00f3prio, se comunicar com os participantes de forma constante \u00e9 fundamental.<\/p>\n<h3>Sorteios<\/h3>\n<p>Os <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/como-fazer-um-sorteio-no-seu-evento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">sorteios<\/a> s\u00e3o excelentes para interagir com o p\u00fablico e engajar os participantes. Kits personalizados, brindes da sua marca ou dos expositores e bolsas de estudo s\u00e3o alguns exemplos do que pode ser sorteado. Uma dica interessante \u00e9 publicar o resultado\u00a0nas redes sociais do evento \u2014 e\u00a0\u00e9 poss\u00edvel utilizar uma ferramenta online para realizar o sorteio.<\/p>\n<h2>P\u00f3s-evento<\/h2>\n<h3>Emiss\u00e3o de certificados<\/h3>\n<p>Em casos de eventos com submiss\u00e3o de artigos cient\u00edficos, lembre-se de personalizar os certificados que incluam a comiss\u00e3o cient\u00edfica, os autores e co-autores, os avaliadores e os apresentadores dos trabalhos.<\/p>\n<p>Em vez de produzi-los manualmente, opte por envi\u00e1-los por e-mail ou disponibiliz\u00e1-los no site do seu evento. Isso evita\u00a0gastos com impress\u00e3o e minimiza os erros envolvendo a urg\u00eancia de entregar os certificados impressos.<\/p>\n<h3>Pesquisas de satisfa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Entender como o p\u00fablico reagiu ao seu evento \u00e9 importante para verificar se foi poss\u00edvel cumprir todo o planejamento,\u00a0se a experi\u00eancia dos participantes condisse com o esperado e para se assegurar\u00a0de que as pr\u00f3ximas edi\u00e7\u00f5es sejam ainda mais bem-sucedidas.<\/p>\n<p>Por meio de plataformas digitais, por exemplo, \u00e9 poss\u00edvel enviar <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/pesquisa-de-satisfacao-para-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">pesquisas de satisfa\u00e7\u00e3o<\/a>, receber o feedback dos participantes e acompanhar o resultado em tempo real.<\/p>\n<h3>Relat\u00f3rios<\/h3>\n<p>\u00c9 imprescind\u00edvel produzir <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/relatorio-de-eventos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">relat\u00f3rios completos<\/a> sobre as mais variadas etapas de um evento. Eles ajudar\u00e3o a verificar as vendas e compar\u00e1-las \u00e0s expectativas anteriores, entender se as inscri\u00e7\u00f5es corresponderam ao n\u00famero esperado e ao p\u00fablico presente, analisar a quantidade de trabalhos submetidos antes e durante a ocasi\u00e3o, apresentar o controle financeiro com receitas e despesas, etc.<\/p>\n<p>Essas s\u00e3o algumas informa\u00e7\u00f5es importantes que precisam constar nos relat\u00f3rios para fazer uma avalia\u00e7\u00e3o completa do evento e verificar o que precisa ser melhorado para as pr\u00f3ximas edi\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p>\u00c9 importante atentar-se para que todas as etapas de um evento sejam cumpridas \u00e0 risca, evitando falhas e garantindo que a experi\u00eancia do p\u00fablico seja a mais satisfat\u00f3ria poss\u00edvel. Com um planejamento bem estruturado\u00a0\u2014 que inclua as etapas pr\u00e9, durante e p\u00f3s-evento\u00a0\u2014,\u00a0\u00e9 mais f\u00e1cil identificar pontos fracos e a\u00e7\u00f5es acertadas, assegurando otimiza\u00e7\u00e3o e economia.<\/p>\n<p>Uma solu\u00e7\u00e3o especializada\u00a0pode auxiliar em todas essas etapas de um evento. Ela\u00a0oferece praticidade, economia de tempo e uma plataforma completa de gest\u00e3o\u00a0\u2014\u00a0o que garante mais facilidade na organiza\u00e7\u00e3o, al\u00e9m de oferecer diferenciais como alternativas\u00a0digitais e otimiza\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n<p>Quer saber como conseguir resultados com mais efici\u00eancia e menos esfor\u00e7o? <a href=\"https:\/\/doity.com.br\/?utm_source=blog_doity&amp;utm_medium=post&amp;utm_campaign=banner-blog-doity_426\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Entre em contato com a Doity<\/a> e\u00a0facilite todo o processo de organiza\u00e7\u00e3o do seu evento!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Entender todas as etapas de um evento \u00e9 importante para que a organiza\u00e7\u00e3o seja feita de forma coerente e impec\u00e1vel, garantindo redu\u00e7\u00e3o de gastos, economia de tempo, otimiza\u00e7\u00e3o de processos e satisfa\u00e7\u00e3o do p\u00fablico. 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