{"id":2150,"date":"2019-05-23T00:00:00","date_gmt":"2019-05-23T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/como-a-doity-agilizou-a-submissao-de-trabalhos\/"},"modified":"2023-02-15T18:52:59","modified_gmt":"2023-02-15T21:52:59","slug":"como-a-doity-agilizou-a-submissao-de-trabalhos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doity.com.br\/blog\/como-a-doity-agilizou-a-submissao-de-trabalhos\/","title":{"rendered":"Como a Doity agilizou a submiss\u00e3o de trabalhos e gerou economia de 30% em um evento"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">A II Jornada de Ultrassonografia, da Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Ultrassonografia, aconteceu no dia 4 e 5 de agosto de 2018. Esse ano a edi\u00e7\u00e3o teve a submiss\u00e3o de trabalhos facilitada e reduziu em 30% os gastos do evento devido a mudan\u00e7a no processo de gerenciamento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O evento, que teve 274 inscri\u00e7\u00f5es confirmadas e reuniu mais de 250 participantes presentes, trouxe 14 palestrantes de diversos estados do pa\u00eds e surpreendeu os participantes com a apresenta\u00e7\u00e3o de uma programa\u00e7\u00e3o que mesclava teoria com cursos pr\u00e1ticos, al\u00e9m de oferecer pausa para o coffee break e sorteios.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A jornada foi realizada pela organizadora de eventos Andr\u00e9a Chamusca e contou com a ajuda do presidente da SBUS &#8211; uma parceria entre a Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Ultrassonografia e a Sociedade Brasileira de Ultrassonografia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Andr\u00e9a, que iniciou a sua carreira de organizadora acad\u00eamica a 3 anos, contou um pouco sobre a experi\u00eancia da realiza\u00e7\u00e3o, classificando essa edi\u00e7\u00e3o como bem sucedida gra\u00e7as a praticidade que a Doity ofereceu.<\/span><\/p>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cA Doity mudou a forma de organizar o evento. Agora a gente gerencia de um jeito mais pr\u00e1tica. E o melhor, voc\u00ea pode fazer v\u00e1rios eventos ao mesmo tempo\u201d, contou Andr\u00e9a Chamusca.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<h2><b>Problemas<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">No decorrer da constru\u00e7\u00e3o do evento alguns desafios foram encontrados. A edi\u00e7\u00e3o anterior j\u00e1 demonstrou que era preciso otimizar processos e melhorar 4 pontos espec\u00edficos, s\u00e3o eles: <\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\n<h3><b>Atendimento e suporte: <\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Antes de utilizar a Doity, a organizadora tinha problemas com a din\u00e2mica do atendimento e suporte para o gerenciamento do evento e esclarecimento de d\u00favidas. J\u00e1 que precisava de solu\u00e7\u00f5es r\u00e1pidas, ent\u00e3o, decidiu procurar uma alternativa que facilitasse o processo.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cA maior dificuldade era o contato com as pessoas, esse tipo de problema n\u00e3o deveria existir em nenhum tipo de servi\u00e7o. <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">O di\u00e1logo com a Doity foi super simples e esteve presente em todo o gerenciamento do evento.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d, relatou<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> a organizadora.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\n<h3><b>Avalia\u00e7\u00e3o dos trabalhos cient\u00edficos:<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> O processo de avalia\u00e7\u00e3o dos trabalhos era bem complicado, sempre feito manualmente, ocupava o tempo da equipe e apresentava falhas por demandar muita aten\u00e7\u00e3o e responsabilidade com prazos, recebimento, envio e entrega. \u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cO processo \u00e9 esse: precisamos mandar para todos os avaliadores &#8211; um por um &#8211; os trabalhos por e-mail para que eles respondam e avaliem. Al\u00e9m disso, a gente tem que fazer, em Excel, uma planilha com as avalia\u00e7\u00f5es de cada um\u201d, enumerou Andr\u00e9a.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\n<h3><b>Sorteio:<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> Os sorteios que aconteceram nas edi\u00e7\u00f5es passadas nunca foram considerados como \u201cuma atividade simples\u201d, conta a organizadora. Al\u00e9m da dificuldade para executar o processo manualmente ainda era preciso lidar com a cobran\u00e7a dos patrocinadores. <\/span><\/li>\n<\/ul>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201c\u00c0s vezes, voc\u00ea desiste de fazer porque \u00e9 t\u00e3o complicado de distribuir e operacionalizar um sorteio que nem vale a pena. Al\u00e9m disso, o patrocinador quer sortear e a gente precisa dar senha, n\u00famero, numerar crach\u00e1 e pulseira, perde muito tempo\u201d, disse a gerenciadora.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\n<h3><b>Entrega dos certificados para os envolvidos no evento:<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"> Esse \u00e9 outro processo que gerava complica\u00e7\u00f5es. Muitas vezes o participante n\u00e3o recebia o certificado imediatamente, ao final do evento, devido a problemas na digita\u00e7\u00e3o e envio do e-mail ou at\u00e9 por falta de aten\u00e7\u00e3o da equipe.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201c\u00c0s vezes voc\u00ea manda e ele n\u00e3o recebe, ent\u00e3o precisa perder tempo repetindo o processo\u201d, explicou a coordenadora.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<h2><b>O maior desafio<\/b><\/h2>\n<p><img class=\"alignnone size-full wp-image-16950\" src=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/app\/uploads\/2022\/05\/09-1024x683-1.jpg\" alt=\"submiss\u00e3o de trabalhos\" width=\"1024\" height=\"683\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A submiss\u00e3o de trabalhos foi apresentada como o maior problema do evento. A organizadora contou que no processo manual era necess\u00e1rio submeter os artigos para uma pr\u00e9-avalia\u00e7\u00e3o &#8211; enviar para an\u00e1lise da estrutura, regras e coer\u00eancia do tema -, entender se o trabalho estava cumprindo as normas e depois envi\u00e1-lo para que o aluno fizesse os ajustes. O pr\u00f3ximo passo era encaminhar para o avaliador colocar a nota final. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O organizador \u00e9 o intermedi\u00e1rio de todo esse processo de envio, recebimento e encaminhamento dos artigos durante o per\u00edodo de submiss\u00e3o. Imagina fazer tudo isso manualmente! Essa era a realidade da equipe da SBUS at\u00e9 conhecer a Doity.<\/span><\/p>\n<h2><b>Solu\u00e7\u00f5es encontradas com a Doity<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para resolver os problemas encontrados na edi\u00e7\u00e3o anterior e ter sucesso no evento que se aproximava, Andr\u00e9a, resolveu investir em uma nova plataforma com ferramentas destinadas a eventos acad\u00eamicos. <\/span><\/p>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cIsso facilita muito porque a maioria das plataformas s\u00e3o de eventos como shows e entretenimento. A Doity \u00e9 mais espec\u00edfica para o universo cient\u00edfico, isso \u00e9 muito bom porque facilita v\u00e1rios processos que teriam que ser feitos manualmente.\u201d, citou Andr\u00e9a Chamusca.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A organizadora conheceu a Doity em mar\u00e7o de 2018 atrav\u00e9s da indica\u00e7\u00e3o do presidente de uma regional da SBUS em Salvador e logo lembrou do nosso gerenciador para facilitar a tarefa. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O retorno n\u00e3o poderia ser melhor, al\u00e9m de automatizar a submiss\u00e3o de trabalhos cient\u00edficos a plataforma tamb\u00e9m ajudou na <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">redu\u00e7\u00e3o do trabalho, facilitou as inscri\u00e7\u00f5es, produ\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios e cadastro dos participantes.<\/span><\/p>\n<h2><strong>Economia de 30% no evento<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m de todos esses benef\u00edcios, utilizar a plataforma proporcionou uma economia de 30% do tempo e redu\u00e7\u00e3o da equipe. Isso porque ficou muito mais f\u00e1cil gerenciar as atividades como: gerar e imprimir as etiquetas antecipadamente, ter o controle das inscri\u00e7\u00f5es e da entrada e sa\u00edda do pessoal &#8211; para adequar a carga hor\u00e1ria. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m disso, facilitou o envio dos certificados, que \u00e9 feito para o e-mail do participante junto com a pesquisa de satisfa\u00e7\u00e3o. Isso melhorou o recebimento de feedbacks de um jeito simples &#8211; e que agrada a maioria dos envolvidos &#8211; sem gastar tempo e energia da equipe.<\/span><\/p>\n<h2><b>Outros benef\u00edcios<\/b><\/h2>\n<p><img class=\"alignnone size-full wp-image-16952\" src=\"https:\/\/doity.com.br\/blog\/app\/uploads\/2022\/05\/109-1024x683-1.jpg\" alt=\"submiss\u00e3o de trabalhos\" width=\"1024\" height=\"683\" \/><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A plataforma possibilitou a produ\u00e7\u00e3o de crach\u00e1s personalizados e ajudou a secretaria a se tornar pr\u00e1tica e assim fugir de grandes filas desnecess\u00e1rias &#8211; j\u00e1 que o check-in dos participantes com QR Code demora poucos segundos, diferente da realidade vivida pela equipe antes de utilizar qualquer gerenciador de eventos. <\/span><\/p>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cA parte de check-in \u00e9 muito mais r\u00e1pida porque o participante pode levar o voucher impresso ou no celular ent\u00e3o \u00e9 bem mais pr\u00e1tico.\u201d, descreveu Andr\u00e9a.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Outro benef\u00edcio foi a facilidade no acompanhamento do pagamento, entrega dos certificados e realiza\u00e7\u00e3o de sorteios sem complica\u00e7\u00e3o. A facilidade de realizar a pesquisa de satisfa\u00e7\u00e3o e fazer uma planilha desses dados ao final do evento foi uma solu\u00e7\u00e3o que a organizadora adorou e notou ganhos na comunica\u00e7\u00e3o com os inscritos. <\/span><\/p>\n<blockquote><p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cFazer uma pesquisa de qualidade ao final do evento, pedir a opini\u00e3o do que o inscrito gostou e a gente conseguir planilhar isso, de uma forma pr\u00e1tica, tamb\u00e9m \u00e9 um ganho grande para o participante.\u201d, detalhou a organizadora.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<p><b>N\u00e3o h\u00e1 d\u00favidas que a nossa parceria foi um sucesso, por isso, j\u00e1 estamos escalados para participar da equipe na pr\u00f3xima edi\u00e7\u00e3o da Jornada de Ultrassonografia. Temos certeza que mais uma hist\u00f3ria de sucesso est\u00e1 por vir!<\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A II Jornada de Ultrassonografia, da Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Ultrassonografia, aconteceu no dia 4 e 5 de agosto de 2018. Esse ano a edi\u00e7\u00e3o teve a submiss\u00e3o de trabalhos facilitada e reduziu em 30% os gastos do evento devido a mudan\u00e7a no processo de gerenciamento. 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