REGULAMENTO XIV CAEB
O décimo quarto Congresso Aberto aos Estudantes de Biologia, doravante denominado “XIV CAEB", com sede na cidade de Campinas, Estado de São Paulo, inscrito no CNPJ/MF sob nº 07.273.479/0001-89, responsável pela marca, website e domínio de endereço www.caeb.com.br, e a pessoa física identificada no formulário de inscrição do Evento “XIV CAEB”, a que se interessa no momento, doravante denominada "CONGRESSISTA", celebram o presente Regulamento, que deverá seguir pelos termos e condições abaixo:
1.1. O acesso aos eventos do XIV CAEB será permitido após a concordância com este regulamento, pagamento da taxa de inscrição e recebimento de correio eletrônico confirmando a inscrição.
1.2. Ao realizar a inscrição para participação no XIV CAEB, o CONGRESSISTA autoriza o uso de seu nome e imagem pelo XIV CAEB em qualquer aplicação relacionada ao Evento.
1.3. O CONGRESSISTA declara estar ciente de que o endereço eletrônico utilizado para cadastro poderá ser disponibilizado aos patrocinadores do XIV CAEB, caso acordado entre os últimos e o XIV CAEB.
1.4. O CONGRESSISTA declara ser totalmente responsável pelos seus atos e pertences tanto na inscrição quanto no decorrer do evento, sendo o XIV CAEB isento de quaisquer consequências geradas a partir deles.
1.5. O CONGRESSISTA declara estar ciente de que há possibilidade de alterações na programação sem aviso prévio, não cabendo ao XIV CAEB a responsabilidade sobre ocorrências de origem externa que levem a isso.
2.1. A programação é definida pela Comissão Organizadora do XIV CAEB.
2.2. Ficam definidas as seguintes categorias de eventos na programação do XIV CAEB:
a) Cerimônia de Abertura: evento solene realizado pelo XIV CAEB com a presença de autoridades da Universidade Estadual de Campinas no dia 15 de julho de 2019 às 12h30 no Centro de Convenções da UNICAMP.
b) Mesa-redonda: debate sobre temas atuais com a exposição de ideias por especialistas convidados a ser realizado no dia 15 de julho de 2019, às 15h no Centro de Convenções da UNICAMP.
c) Palestra: exposições orais de 1h30 ministradas por palestrante(s) convidado(s) cujos horários de realização estão disponíveis no website na aba palestras.
d) Minicurso: cursos de 8 horas de duração, divididos em dois dias, ministrados por palestrante(s) convidado(s), cujos horários de realização se encontram disponíveis no website na aba minicursos.
e) Apresentação de Painel e Oral: apresentações de trabalhos científicos inscritos pelos congressistas nas áreas de Molecular, Educação, Saúde, Extensão e Ambiental, com duração de 2 dias.
f) Programação Cultural: eventos diversificados realizados nos períodos diurno e noturno, ao longo da semana, a serem divulgados no website na aba programação cultural.
g) Cerimônia de Encerramento: cerimônia realizada pelo XIV CAEB no último dia do evento, 19 de julho de 2019, na qual ocorre a entrega dos prêmios de apresentação de painel, oral e concursos de imagens e vídeos.
2.3. As cerimônias, palestras, mesas-redondas e atividades culturais são de livre acesso ao CONGRESSISTA devidamente inscrito no XIV CAEB e portando crachá de identificação, desde que respeite-se a capacidade limite das salas.
2.4. Em caso de alteração na programação do XIV CAEB que altere um dos eventos selecionados na inscrição, será permitido ao CONGRESSISTA afetado escolher outro evento de mesma categoria, desde que não haja concomitância nos horários e que haja vagas disponíveis.
3.1. O cadastro no formulário de inscrições, incluindo informações pessoais e escolha de atividades, é de inteira responsabilidade do CONGRESSISTA, sendo o XIV CAEB isento de qualquer ocorrência ou consequência gerada a partir de falhas no preenchimento.
3.2. A inscrição é pessoal e intransferível, válida apenas para a edição do CAEB vigente. É permitida a realização de somente 1 (uma) inscrição por pessoa.
3.3. O XIV CAEB não se responsabiliza por problemas técnicos que ocorram com o website, com o sistema de cadastro ou com o sistema de pagamento escolhido que afetem as inscrições, se comprometendo, no entanto, a tentar resolver os problemas com os devidos responsáveis.
3.4. A inscrição será considerada confirmada após o preenchimento do formulário de inscrição e pagamento.
3.5. Durante a inscrição, o CONGRESSISTA poderá escolher um minicurso de seu interesse no bloco A (dias 16 e 17 de julho de 2019) e um no bloco B (dias 18 e 19 de julho de 2019).
3.6. Após a confirmação da inscrição e cadastro na plataforma Doity, o CONGRESSISTA terá acesso à sua Área do Participante, na qual poderá acompanhar sua inscrição nos minicursos e ter acesso aos certificados.
3.7. O login será o e-mail do CONGRESSISTA e a senha será definida pelo CONGRESSISTA no formulário de cadastro na plataforma Doity. Cada congressista receberá um e-mail de confirmação contendo os detalhes de sua inscrição.
3.8. A inscrição permite ao congressista assistir às cerimônias de abertura e encerramento, palestras, mesas-redondas e dois minicursos, submeter um resumo para apresentação de painel e oral (vide seção 5 - DA SUBMISSÃO DE RESUMOS), envio de foto e/ou desenho para o concurso de imagens, envio de vídeo para o concurso de vídeos, acesso aos coffee-breaks e à programação cultural.
3.8.1 A participação do CONGRESSISTA em todas as atividades não é obrigatória, contudo, para ter direito ao certificado de participação é necessária a confirmação de sua presença no XIV CAEB, no momento de sua chegada, portando documento oficial com foto para a retirada do kit congressista, assim como do crachá.
3.9. Uma vez retirado o kit congressista, é obrigatório o uso do crachá de identificação do CONGRESSISTA durante TODO o congresso.
3.10. Ao realizar sua inscrição, o CONGRESSISTA declara estar ciente das datas e horários de ocorrência dos eventos nos quais se inscreveu.
3.11. Para todo bloco de Minicurso, o CONGRESSISTA deverá selecionar, durante o preenchimento do formulário de inscrição, duas opções de minicurso, sendo uma em cada bloco. Os minicursos possuem limite de vagas e é responsabilidade do CONGRESSISTA efetuar o pagamento da inscrição do evento dentro do prazo para confirmar a sua inscrição no minicurso. É vetada a possibilidade de mudanças na escolha de minicurso após a finalização dessa etapa.
3.11.1 O acesso a cada Minicurso é restrito aos CONGRESSISTAS nele inscritos e poderá ser exigida a apresentação de documento oficial com foto na porta da sala. É reservado à Comissão Organizadora e aos monitores do XIV CAEB o direito de vetar a entrada de CONGRESSISTAS não inscritos para aquele minicurso.
4.1. Após a inscrição, o CONGRESSISTA deverá efetuar o pagamento da taxa de inscrição, cujo valor será variável de acordo com 4 lotes, a saber: um lote promocional de R$ 140,00 e três lotes regulares, sendo os valores do primeiro, segundo e terceiro lotes, respectivamente, R$ 150,00, R$ 170,00 e R$ 190,00. O pagamento poderá ser realizado por boleto bancário, ou cartão de crédito das bandeiras MasterCard, Visa, Hipercard, Elo, American Express e Diners Club.
4.2. Somente o CONGRESSISTA que efetuar o pagamento terá acesso ao XIV CAEB e poderá participar dos eventos selecionados no formulário de inscrição.
4.3. Após a confirmação de pagamento, o CONGRESSISTA terá acesso à sua área interna no website através do login e senha previamente cadastrados.
4.3.1. É de total responsabilidade do CONGRESSISTA informar ao XIV CAEB caso não receba o e-mail de confirmação da inscrição.
4.4. Uma vez realizado o pagamento, em hipótese alguma o CONGRESSISTA receberá reembolso parcial ou total do valor pago.
5.1. O envio do resumo só será permitido após o CONGRESSISTA ter sua inscrição confirmada (vide seção 3, item 3.4).
5.2. Todo CONGRESSISTA que quiser expor seu painel e, optativamente, concorrer na a modalidade oral, deverá enviar para avaliação um único resumo de seu trabalho no período do dia 11 de março de 2019 ao dia 14 de junho de 2019. Cada resumo será avaliado por dois avaliadores e poderá ser revisado pelo autor somente uma vez. O resultado da avaliação, bem como os comentários do avaliador, serão enviados para o e-mail cadastrado pelo CONGRESSISTA no formulário de inscrição e estarão disponíveis na Área do Participante.
5.3. Para toda submissão de resumo é obrigatório selecionar a modalidade de apresentação de painel, marcando o item correspondente no formulário de submissão disponível no site. O CONGRESSISTA que submeter seu resumo sem selecionar a modalidade painel neste formulário terá seu trabalho desqualificado de ambas as modalidades, painel e oral.
5.4. O número máximo de autores e co-autores de cada trabalho é de 20. Cada autor pode submeter no máximo 1 trabalho e o máximo de trabalhos em que uma pessoa pode participar como co-autor é de 5.
5.5. Nenhuma submissão de resumo será aceita após o final do prazo de envio acima. Nenhuma informação de identificação do CONGRESSISTA será disponibilizada aos avaliadores durante o processo de avaliação.
5.6. A formatação do resumo deve seguir a padronização do template disponibilizado no formulário Submissão de resumos.
5.7. O resumo deverá conter introdução, métodos, resultados e conclusão do trabalho, sendo restrito a até 2500 caracteres incluindo os espaços.
5.8. No momento da submissão do resumo o CONGRESSISTA deverá escolher apenas UMA opção, dentre as seguintes áreas: AMBIENTAL, MOLECULAR, SAÚDE ou EDUCAÇÃO. Esta representará a grande área onde o trabalho estará inserido.
5.8.1. É de total responsabilidade do CONGRESSISTA a escolha da área de submissão dos resumos, dado que a avaliação será feita por profissionais da área escolhida.
5.9. É de responsabilidade exclusiva do CONGRESSISTA verificar em seu e-mail ou na Área do Participante se seu trabalho foi aprovado, negado ou necessita alterações. Os trabalhos que necessitarem de alterações e não forem revisados pelo autor dentro do período indicado na área de resumos do site serão automaticamente negados pela Comissão Organizadora.
5.10. Caso o(s) avaliador(es) não cumpra(m) com o prazo de avaliação do trabalho, a Comissão Organizadora irá remanejar o trabalho para outro(s) avaliador(es) da mesma área de submissão.
5.11. O CONGRESSISTA que tiver interesse em concorrer à apresentação oral, deverá assinalar o item correspondente na ficha de submissão de resumo, sendo que apenas os quatro melhores resumos avaliados dentro de cada área serão escolhidos para apresentação oral.
5.12. Após a submissão de seu resumo, o CONGRESSISTA firma compromisso definitivo em apresentar seu trabalho caso este seja aceito.
6.1. O Concurso de Imagens ocorrerá ao longo do evento.
6.1.1. Todos os trabalhos submetidos ao concurso de imagens do XIV CAEB devem ser relativos ao seguinte tema: “Mudanças Climáticas”.
6.1.2. O XIV CAEB irá avaliar se a(s) imagem(ns) enviada(s) se adequa(m) ao tema proposto. O congressista deverá verificar na resposta do seu email se a(s) imagem(ns) enviada(s) foi(ram) aceita(s) ou não.
6.1.3. Todo autor, ao inscrever sua obra para participar deste concurso, assume, particular, pessoal e exclusivamente, toda e qualquer responsabilidade, civil e/ou criminal, relacionada a pessoas, animais e/ou objetos retratados nessa obra, decorrentes da concepção, criação ou divulgação da imagem inscrita, excluindo de tais responsabilidades o XIV CAEB.
6.1.4. Imagens que contenham conteúdo ofensivo, permitam a identificação de rostos ou que contenham o nome do congressista, marca d’água ou qualquer outro tipo de identificação serão automaticamente desclassificadas.
6.1.5. O concurso está dividido em duas categorias:
Categoria I: Fotografias.
Categoria II: Ilustração.
6.1.6. Todo CONGRESSISTA poderá submeter até duas imagens, uma de cada categoria, com no máximo 25 MB cada nas extensões JPG ou PNG.
6.1.7. Ao enviar sua obra o CONGRESSISTA autoriza o uso da mesma pelo XIV CAEB e para divulgações em futuras edições do evento.
6.1.8. A submissão de imagens deverá ser realizada através do e-mail imagens@caeb.com.br. O assunto deverá ser “Concurso de Imagens - Fotografia”, para imagens da categoria I: Fotografias, ou “Concurso de Imagens - Ilustração”, para imagens da categoria II: Ilustração Científica. No corpo do email é necessário informar: nome completo do(s) autor(es), número(s) de inscrição e título da obra.
6.1.9. Verifique em seu email se a(s) imagem(ns) enviada(s) foram aprovada(s) ou negadas(s).
6.1.10. O período para o envio de imagens é de 11 de março de 2019 a 14 de junho de 2019 e não serão aceitas imagens após a data do encerramento das submissões.
6.1.11. As fotos selecionadas serão impressas pelo XIV CAEB no tamanho 15X21 cm e serão expostas durante a semana do evento, sem a identificação do autor.
6.1.12. A seleção das melhores imagens será realizada através de votação pelos próprios CONGRESSISTAS em cédula anexa aos seus próprios crachás. Cada CONGRESSISTA terá direito a um voto em cada categoria.
6.2. Concurso de Vídeos
6.2.1. Todos os trabalhos submetidos ao concurso de vídeos do XIV CAEB devem ser relativos ao seguinte tema: “Divulgação Científica”.
6.2.2. A comissão organizadora do XIV CAEB irá avaliar se o vídeo enviado se adequa ao tema proposto. O congressista deverá verificar em sua área interna do site se o vídeo enviado foi aceito ou não.
6.2.3. Todo autor, ao inscrever sua obra para participar deste concurso, assume, particular, pessoal e exclusivamente, toda e qualquer responsabilidade, civil e/ou criminal, relacionada a pessoas, animais e/ou objetos retratados nessa obra, decorrentes da concepção, criação ou divulgação do vídeo inscrito, excluindo de tais responsabilidades o XIV CAEB.
6.2.4. Não será permitido enviar vídeos que não sejam de produção própria ou com conteúdo de propriedade de terceiros, como músicas, trechos de programas protegidos por direitos autorais ou vídeos feitos por outros sem as autorizações dos mesmos.
6.2.5. Vídeos que tenham conteúdo ofensivo, ou que contenham discurso que desrespeite os direitos humanos, serão imediatamente desclassificados.
6.2.6. Todo CONGRESSISTA poderá submeter apenas um vídeo como link do YouTube, através do formulário Concurso de Vídeos disponibilizado no site.
6.2.7. O vídeo deverá ter duração máxima de 3 minutos.
6.2.8. Ao enviar sua obra o CONGRESSISTA autoriza o uso do mesmo pelo XIV CAEB e para divulgações em futuras edições do evento.
6.2.9. A submissão dos links dos vídeos deverá ser realizada através do formulário de submissão disponibilizado no site.
6.2.10. O prazo máximo para o envio é 14 de junho de 2019 e não serão aceitos vídeos após esta data.
6.2.11. A seleção dos melhores vídeos será realizada através de votação por 2 comissões avaliadoras: Cambacica Produções e Comissão Organizadora do CAEB.
6.2.12. Os três vídeos melhores colocados serão exibidos no dia 16 de julho de 2019 durante o PipoCaeb.
7.1. Todos os resumos aprovados deverão ser apresentados na forma de painel.
7.2. A confecção do painel, bem como sua impressão, são de inteira responsabilidade do congressista e o não cumprimento das normas vigentes no item 7.3 acarretarão a desclassificação do participante.
7.3. Os painéis deverão estar nas dimensões 0,9m de largura por 1,2m de altura, na vertical. No painel devem constar o(s) nome(s) do(s) autor(es), Instituições de origem do(s) autor(es) e instituições de fomento para trabalhos financiados. As orientações e sugestões para produção de pôsteres estarão presentes para consulta no site do congresso.
7.4. O código do painel será disponibilizado no site até o dia 10 de julho de 2019.
7.5. Painéis iniciados com o número 1 serão apresentados no dia 17 de julho e painéis iniciados com o número 2 serão apresentados no dia 18 de julho, sendo que, em ambos os dias, a avaliação será das 16h às 17h30.
7.6. O CONGRESSISTA deverá ter consigo material próprio para fixação do painel. Após o término do período de exposição é responsabilidade do(s) autor(es) a retirada imediata do material. Os organizadores não se responsabilizam pelo material que não tenha sido retirado.
7.7. Cada painel deverá ser afixado no dia de sua apresentação, no período das 14h00 às 15h30 e só poderá ser retirado após às 17h30. Pelo menos um autor do trabalho, devidamente inscrito no congresso, deverá estar presente ao lado do painel durante toda a sessão oficial de apresentação.
7.7.1. Caso o painel esteja sem apresentador, o trabalho NÃO será avaliado e não irá concorrer à premiação, sem recebimento de certificado.
7.8. Cada painel será avaliado por dois avaliadores, ficando a critério destes se apresentar como tal.
7.9. Não serão revelados os critérios de avaliação dos pôsteres.
7.10. Durante a sessão oficial de apresentação é obrigatória a assinatura da lista de presença pelo CONGRESSISTA. Caso o CONGRESSISTA não receba a lista, ele deverá procurar um membro da comissão organizadora e/ou monitor até a 17h30 do mesmo dia para assiná-la. O certificado de apresentação será disponibilizado na área do participante, apenas àqueles que assinaram a lista.
8.1. A manifestação de interesse em participar da apresentação oral representa o compromisso definitivo do CONGRESSISTA em apresentar o trabalho, se aceito, durante o congresso.
8.2. Serão selecionados apenas os quatro trabalhos melhor avaliados de cada área (Molecular, Ambiental, Saúde ou Educação) para apresentação oral, totalizando 16 trabalhos. Os congressistas contemplados receberão um e-mail da comissão organizadora os notificando da escolha do seu trabalho.
8.3. Os trabalhos selecionados nas áreas Ambiental e Molecular serão apresentados no dia 17 de julho, enquanto os selecionados nas áreas Saúde e Educação, no dia 18 de julho. Em ambos dias as apresentações ocorrerão das 16h às 17h30.
8.4. A apresentação deverá ser feita, obrigatoriamente, por um dos autores, devidamente inscrito no congresso. O formato e conteúdo do material a ser apresentado é de total responsabilidade do CONGRESSISTA.
8.5. Será disponibilizado tempo total de 20 minutos, sendo 10 minutos para a apresentação de slides, 5 minutos para perguntas da banca avaliadora e 5 minutos para perguntas do público.
8.6. Em casos de atraso de até 15 minutos, o apresentador oral será penalizado pela banca avaliadora de forma proporcional ao tempo de atraso. Para atrasos maiores que 15 minutos, o apresentador será automaticamente desclassificado.
8.7. Os trabalhos serão examinados por uma banca avaliadora selecionada pelo XIV CAEB.
8.8. O congressista selecionado para apresentação oral também deverá apresentar o mesmo trabalho em forma de painel, sendo que as apresentações ocorrerão em dias diferentes.
8.9. Somente CONGRESSISTAS poderão assistir às apresentações, sendo vetada a presença de outrem.
9.1. Os três melhores pôsteres e a melhor apresentação oral de cada área, assim como os três vencedores dos respectivos concurso de imagens e vídeos de cada categoria, serão premiados durante a Cerimônia de Encerramento a ser realizada no dia 19 de julho de 2019, às 16h.
9.2. O primeiro colocado em cada categoria de premiação receberá em seu certificado o título de melhor trabalho da categoria enquanto os segundos e terceiros colocados receberão em seus certificados os títulos de menção honrosa.
9.3. Será entregue apenas um prêmio para cada trabalho, dentro de cada categoria.
9.4. Em caso de ausência do premiado durante a cerimônia de encerramento, o prêmio será enviado via correio ao ganhador, para o endereço cadastrado na inscrição.
10.1. Todas as informações presentes nos certificados serão retiradas diretamente da ficha de inscrição. Sendo assim, erros nos certificados decorrentes do preenchimento incorreto da ficha de inscrição e submissão de resumos serão de responsabilidade do inscrito.
10.1.1. Os CONGRESSISTAS que optarem pela opção nome social no site receberão certificados contendo somente esse nome.
10.2. Todos os certificados do evento, incluindo certificados de minicursos, apresentação de painel, apresentação oral, participação geral no evento e premiações serão enviados por e-mail, disponibilizados no site do XIV CAEB e na Área do Participante na plataforma Doity. É responsabilidade do CONGRESSISTA verificar seu e-mail e fazer o download do certificado. Em caso de perda ou não recebimento do certificado, o CONGRESSISTA poderá solicitar uma segunda via à Comissão Organizadora até 1 de março de 2020. Após essa data, o CAEB não se responsabiliza pela emissão e disponibilização de certificados desta edição.
10.3. No certificado geral não serão contabilizadas horas de atividades complementares referentes à participação em palestras, mesas-redondas e atividades culturais.
10.4. Para os certificados de minicurso, é obrigatório 75% de presença, comprovada pela assinatura da lista de presença.
10.5. Os certificados de premiação serão entregues também durante o evento, durante a Cerimônia de Encerramento.
10.6. Não serão entregues certificados de participação para palestras, mesas-redondas e atividades culturais.
10.7. O XIV CAEB não se responsabiliza pela emissão e disponibilização de certificados de edições anteriores.
11.1. Toda a estrutura do evento terá acessibilidade assegurada para pessoas com mobilidade reduzida.
11.2. Os CONGRESSISTAS com necessidades especiais deverão preencher a seção correspondente do formulário de inscrição para solicitar os materiais e acessibilidade necessária.
11.3. Caso o formulário de inscrição não contemple suas necessidades, os CONGRESSISTAS deverão entrar em contato com a Comissão Organizadora do XIV CAEB, pelo e-mail contato@caeb.com.br, com pelo menos 45 dias de antecedência à data de ínicio do congresso, para que os organizadores possam solicitar as acessibilidades necessárias. Caso o contato seja feito após a data acima informada, o CAEB não se compromete com o fornecimento dessas acessibilidades.
11.4. Os CONGRESSISTAS que declararem alguma necessidade especial terão direito a levar um acompanhante devidamente inscrito como tal no congresso. O acompanhante será isento da taxa de inscrição e poderá participar de todas as atividades, no entanto, não receberá os certificados.
11.5. CONGRESSISTAS com cegueira ou baixa visão terão direito aos materiais do congresso em braile ou adaptado para baixa visão. CONGRESSISTAS com deficiência auditiva poderão solicitar um intérprete de LIBRAS. Esses recursos deverão ser solicitados junto a Comissão Organizadora, segundo os itens 11.2. e 11.3. O acesso de cães-guia será permitido em todos os espaços do congresso.
11.6. O congresso não disponibilizará acompanhante para as pessoas com necessidades especiais, somente intérprete de LIBRAS durante as atividades do congresso, quando estes forem previamente solicitados, segundo o item 11.2.
12.1. A confraternização do congresso será realizada em espaço a definir, fora das dependências da UNICAMP e não está inclusa no valor da inscrição sendo necessário adquirir ingresso junto à Comissão Organizadora durante a semana do congresso.
12.2. No ato de entrada da confraternização será exigida a apresentação de documento oficial e original com foto (RG, CNH, passaporte, outros) na portaria. Não será permitida a entrada de menores de 18 anos.
12.3. Qualquer ato de machismo, racismo, lgbtq+fobia, xenofobia e demais formas de violência física ou verbal será passível de expulsão.
