Para muitos organizadores, filas são sinônimo de sucesso. Porém, elas podem também ser um grande incômodo para o público. Ninguém gosta de ficar parado esperando sua vez de ser atendido e muitos até desistem de prestigiar a um evento só ao imaginar o tempo que será gasto para entrar nele.
Daí vem a questão: como tornar mais eficiente e ágil o processo de credenciamento a fim de eliminar as filas de um evento? Veja abaixo algumas medidas que podem ser adotadas para evitar situações inconvenientes e tornar os procedimentos mais rápidos.
Faça uma fila única
Mesmo que você tenha vários recepcionistas, o pensamento de que dividir a fila em pequenas partes agilizará o processo é uma completa ilusão!
Por exemplo, só porque você divide uma fila única em 5 não significa que cada atendente completará sua função de uma maneira mais rápida e nem que cada participante terá um tempo de espera menor. Pelo contrário: cada participante terá 4 chances em 5 de ver a fila ao lado andar mais rápido. Como resultado disso, ele ficará ainda mais impaciente.
Por outro lado, se você organiza a todos em uma linha única, cada participante será atendido imediatamente após a liberação de qualquer recepcionista. Dessa maneira, tanto o fluxo de pessoas é eliminado mais rápido quanto a sensação de tempo de espera é reduzida, pois todos estão se movendo mais rapidamente.
Evite processos burocráticos
Elimine a burocracia na hora do evento. Se a maioria dos participantes já estiver com seus cadastros regularizados online antes do credenciamento, o processo certamente será mais fácil e fluido na hora H. Isso simplificará muito a entrada, reduzirá o risco de erros cometidos na última hora e, com certeza, tornará o tempo de espera na fila muito menor.
Organize mais de uma entrada
Concentrar todo o público diante de uma só entrada pode causar uma série de inconveniências, como tumultos e desorientação. Por isso, organize o espaço de maneira que diferentes opções sejam oferecidas.
Uma ótima ideia é informar os participantes previamente pela internet, para que todos saibam a que entrada devem se dirigir e como acontecerá o credenciamento. Cada uma dessas entradas devem ter uma distância razoável das outras e as filas devem ser organizadas como manda a primeira dica deste texto, conferindo mais eficiência no processo e mais comodidade a cada participante.
Garanta uma boa sinalização
Nada facilita mais a vida de alguém que está atendendo a um evento do que informações bem claras e direções bem sinalizadas. Quando uma pessoa chega a um local e já sabe exatamente o que fazer, todos os processos tornam-se mais rápidos e eficientes.
Tendo isso em mente, dê atenção especial à sinalização do seu evento, tomando o cuidado de verificar se tudo está bem explicado e certificando-se de que não haverá mal-entendidos e participantes confusos.
Alguns organizadores podem até considerar que filas são um bom apelo visual para o público externo e parceiros. Porém, uma vez que são abertas as portas do evento, os processos devem ser rápidos, fluidos e eficazes.
Caso contrário, feedbacks negativos poderão ser recebidos. Lembre-se de que o público é a peça mais importante de todo o projeto, sendo que a comodidade dele é um dos pontos cruciais para o sucesso.
Essas dicas foram úteis para você? Nesse post nós falamos sobre como organizar um evento de forma estratégica, que tal conferir?
