Embora organizar um evento não seja tarefa fácil, planejar detalhadamente e propor etapas de organização pode descomplicar muito esse feito. Quando falamos sobre eventos, falamos em relacionamento com o público, sejam eles amigos ou clientes. Você prefere que a repercussão do seu evento seja positiva, certo?
Criatividade também é fundamental na hora de administrar os custos e driblar os contratempos. Confira algumas dicas para que tudo corra bem antes, durante e depois do seu evento!
Planeje os custos
Elaborar um orçamento deve ser sempre o primeiro passo. Qual é o valor total disponível e quanto você precisa para cobrir despesas de buffet, decoração, áudio e locação? Administre como um mestre, separando cada segmento por prioridade.
Quando se economiza em um item é possível investir mais no outro, porém sem jamais esquecer de poupar verba para imprevistos. Eventualidades acontecem e devemos estar devidamente preparados para caso elas aconteçam, minimizando qualquer prejuízo.
Procure bons fornecedores
Quais serviços contratar ao organizar um evento? Além do melhor custo-benefício nos gastos de produção do evento, aproveite ainda para checar o feedback de outros usuários. Dessa maneira fica mais fácil optar por um serviço de qualidade com o preço em conta.
Cada item da lista é de suma importância para o sucesso do evento, desde comidas e bebidas, passando por objetos de decoração, aparatos de som e músicos, em alguns casos. Quando necessário, alguns serviços como segurança, luz e imprensa, podem ser terceirizados.
Divulgue bem seu evento
O sucesso do seu evento depende também do fator divulgação. Conheça o seu público e se comunique com eles de maneira apropriada. Com o uso das mídias sociais como ferramenta de trabalho e ao alcance de todos, divulgar um evento pode parecer fácil, mas não é. Para promover o seu encontro de maneira saudável, comunique uma mensagem clara e bem direcionada para o público em questão. Evite ruídos.
Seja objetivo a respeito do que se trata, aonde, quando e para quem se destina o evento. Ao lançar um hotsite para divulgá-lo, por exemplo, as explicações presentes devem ser simples, assim como a navegabilidade. É uma questão de se posicionar de maneira coesa e enxuta.
Mantenha o acesso sob controle
Para que tudo funcione bem como planejado, recepcione as pessoas e mantenha um controle sobre o fluxo de público. O ideal é realizar um credenciamento prévio para que não haja problemas com listas de presença ou frequência. Isso contribui ainda para a tranquilidade e segurança no encontro.
Embora pulseiras e credenciais ainda sejam boas alternativas usadas em alguns eventos de grande porte, experimente o credenciamento via aplicativo para celular. Além de prático, ágil e seguro, ainda ajuda no controle pós-evento.
Dê ainda a devida atenção a questões relacionadas à acessibilidade, para que pessoas portadoras de necessidades especiais possam transitar com facilidade.
Mantenha o ritmo e gerencie o pós-evento
Na reta final não desanime ou deixe o cansaço vencer. Pelo contrário: mantenha o ritmo e contagie os demais envolvidos no processo. Aproveite para avaliar o que funcionou bem e o que precisará de ajustes na próxima vez. Faça um balanço geral e mensure os resultados. Com os objetivos cumpridos, desfrute do sucesso de um evento estratégico e bem organizado.
Ah, e confira mais algumas dicas valiosas para otimizar o processo da organização do seu evento com o vídeo abaixo, que nós fizemos, especialmente, para te ajudar nessa missão!
Agora é a hora de colocar as dicas em prática e organizar um evento. Baixe a nossa planilha e organize-se do pré ao pós evento!
