O sucesso de público em um congresso, feira, seminário, ou encontro de qualquer gênero, depende de uma divulgação eficiente para que os possíveis interessados sejam atingidos e, assim, se inscrevam para as atividades que serão realizadas. Uma assessoria de imprensa qualificada complementa uma boa estratégia de marketing e publicidade, focando na produção de conteúdo.
Mais que falar bem do evento, a assessoria se encarrega de manter o tema em alta na mídia. E de forma gratuita, sem a necessidade de pagar pelo espaço de divulgação, como se faz nas propagandas, por exemplo. Ou seja: não apenas a equipe estará trabalhando em promover o encontro, mas também os veículos de comunicação, fazendo com que o público consuma as notícias e se informe sobre o que é necessário para participar.
A assessoria de imprensa para eventos também tem papel importante durante o processo de organização, execução e pós-evento. Então, se você tem alguma dúvida sobre este tipo de trabalho, vamos esclarecer todos os detalhes neste post. É só seguir com a leitura!
Abaixo vamos conferir:
- Por que contratar uma assessoria para eventos
- Como os assessores trabalham nos processos pré, durante e pós-evento
- O que torna um profissional bom na área
A importância da assessoria de imprensa para eventos
Se a realização de algo ganha os intervalos de programas de TV, com propaganda e também os noticiários, isso significa que ela é relevante; afinal, nem tudo vira notícia, certo? Só o que é de interesse público.
Outro destaque é que a assessoria traz a oportunidade de uma entrevista, por exemplo, e isso abre portas para a empresa, afinal estará tendo um destaque geral, não apenas pelo evento em si, isolado, mas sim por sua história, que poderá ser contada.
Como os assessores trabalham em cada etapa de um evento
As principais atividades antes do evento
Um dos serviços mais árduos se dá na fase de planejamento. Isso porque é preciso promover o evento de várias maneiras. Inicialmente, são feitos press kits, contendo as informações principais acerca do que está por vir em um release, e também com algum brinde para chamar a atenção. Depois que a mídia recebe esse primeiro informe, entram em ação outras táticas.
A medida que novidades vão surgindo, como novos palestrantes confirmados, matérias com sugestões de pauta devem ser produzidas, de modo que reforcem o primeiro release enviado. Mas é a marcação de entrevistas um dos meios mais eficazes de conseguir notoriedade, sejam elas exclusivas ou coletivas.
Cabe à assessoria escolher os veículos que mais se adéquam ao evento e podem promovê-lo de forma mais eficiente, bem como a melhor época para fazer contato: no começo, como forma de divulgação, já mais perto do dia, como forma de um convite final ao público, ou nos dois momentos, o que seria melhor ainda.
Além disso, antes do grande dia, os profissionais também ficam encarregados de providenciar o credenciamento dos veículos que irão cobrir as atividades, bem como fazer toda e qualquer mediação necessária entre assessorado e mídia, com o esclarecimento de dúvidas.
Aqui, a clipagem também tem grande valor. Ela consiste na coleta das notícias divulgadas sobre o evento, seja em jornais, revistas, TV, rádio, etc. E isso é importante, pois é o modo de saber o quão famoso o acontecimento está, e também como a mídia o reporta. No caso de notas negativas ou errôneas, por exemplo, a organização pode gerenciar essa crise com um direito de resposta.
Como os assessores devem trabalhar no dia D?
Quando o evento inicia, é preciso que tudo esteja esclarecido. Como será a organização de entrevistas? Geralmente, há uma sala para uma coletiva. Se for necessário alguma entrevista exclusiva, isso também deve estar devidamente organizado.
E durante palestras ou discussões, onde os fotógrafos e cinegrafistas deverão ficar para que não atrapalhem o andamento das atividades, mas possam registrar tudo com qualidade? Horas antes das palestras e discussões começarem, toda a equipe de profissionais deve ser guiada pelos assessores, até para que se possa fazer testes de áudio e iluminação, caso seja necessário.
Depois de tudo, a assessoria continua
Um dos principais objetivos é fazer com que o evento não seja esquecido, até pensando em possíveis edições futuras. Uma das estratégias, então, é enviar novamente textos à imprensa, dessa vez com números que mostrem os resultados positivos, por exemplo.
E depois, a clipagem final é um registro importante, quantitativo e qualitativo, sobre como e onde houve notícias a respeito do evento, e, assim, pode-se ter uma ideia ampla sobre o retorno que se obteve ao se contar com uma assessoria de imprensa.
Como escolher a assessoria de imprensa para eventos ideal
Se informar é essencial. Busque referências de amigos e outros clientes, e saiba se o profissional que você pretende contratar é bom. E como ele se diferencia? Nós explicamos! Ele deve ter uma lista de contatos grande, pois, assim, será possível atender a sua demanda de acordo com a sua área, seja ela qual for.
Não adianta, por exemplo, a assessoria ter contatos específicos com comunicadores apenas de blogs e sites de economia se o seu evento é voltado para a área de saúde. O profissional deve ajudar, justamente, a atingir o público específico que você busca.
E nem só de relação com a mídia jornalística é feito o trabalho em questão. Muitas outras personalidades têm influência grande sobre o público. E é preciso que a assessoria de imprensa para eventos esteja a par disso também e faça os contatos certos.
Um congresso de esporte pode ser muito bem divulgado por um atleta em suas redes sociais, basta que a organização o contate, enviando um material especial, que se diferencia, por exemplo, de um release mandado para uma redação de jornal.
Portanto, quando for escolher o profissional ideal para trabalhar com a sua equipe, o questione antes sobre as possíveis estratégias que ele pretende utilizar, analisando se esses aspectos que levantamos serão levados em consideração.
Percebeu que a assessoria de imprensa para eventos requer um trabalho estratégico e bem específico na organização? Esperamos, então, que depois do nosso post tudo tenha ficado mais claro quanto a isso. Ah! E agora vai mais uma dica: para todas as outras etapas do evento, temos um post especial sobre planejamento. É só clicar e conferir!
