A organização de um evento online tem suas peculiaridades, mas pode ser mais simples do que você imagina. Uma das atitudes mais importantes a serem tomadas, desde o início, é colocar-se no lugar dos participantes e pensar em como oferecer a melhor experiência virtual, ou seja, não dá para esquecer nenhum detalhe! Por isso, fazer um checklist para eventos online é indispensável!
Nesse checklist você vai listar tudo que precisa ser feito em cada etapa e, assim, facilitar seu trabalho e não esquecer de nada importante. Fizemos esse texto para te ajudar a construir uma lista bem completa e ainda deixamos algumas dicas valiosas para fazer seu evento online ser um sucesso!
Nele você vai aprender:
- Para que serve um checklist para eventos online
- O que não pode faltar em um checklist para eventos online
- Como construir um roteiro para eventos online
Para que serve um checklist para eventos online?
Montar um checklist para eventos online vai te ajudar a coordenar melhor todas as ações a serem feitas durante a organização do seu evento. Isso porque, apesar de um evento online exigir uma estrutura bem menor que um presencial, ele tem algumas singularidades que exigem muita atenção e organização.
Além disso, manter uma boa comunicação vai permitir que menos imprevistos aconteçam no dia do evento. Você não vai precisar fazer visitas ao local físico, mas todos os equipamentos que for usar precisam ser testados e checados, e são detalhes como esse que não podem ser esquecidos e que farão grande diferença.
#DicaDoity: Se você ainda se sente perdido com a ideia de organizar um evento online, confira o nosso guia completo, que te ensina o passo a passo de tudo que precisa ser feito antes, durante e depois!
O que precisa estar presente em um checklist para eventos online?
Todas as atividades da organização, por mínimas que sejam, precisam estar presentes no checklist para eventos online. Uma dica para organizar melhor este documento é dividi-los por etapas: pré-evento, dia do evento e pós-evento.
Para te ajudar a saber por onde começar, listei abaixo alguns exemplos do que não pode ficar de fora em cada etapa. Lembrando que o seu evento é único e, por isso, possui necessidades bem específicas. Então, fique à vontade para excluir itens, como também incluir outros.
Pré-evento
Essa fase inicial é um dos momentos mais importantes de todo o evento, afinal, aqui serão tomadas as principais decisões da organização, como: o tipo de evento que será feito (webinar, curso online, jornada, etc), qual o tema, os palestrantes, a escolha da plataforma de transmissão, entre outras.
Pode ser que você esteja migrando o seu evento físico para o online ou fazendo uma versão dele online. Então dá uma olhada nessa lista do que precisa fazer:
– Escolher um espaço adequado (confortável, com tomadas suficientes e boa iluminação);
– Pensar na duração do evento – evite fazer eventos longos, pois as chances dos participantes se distraírem são muito maiores;
– Escolher a melhor banda larga para a transmissão;
– Selecionar e convidar os palestrantes;
– Ver quais equipamentos serão necessários para providenciá-los;
– Fazer o site do evento;
– Escolher plataforma de transmissão;
– Definir como será a divulgação e começar assim que o site for ao ar;
– Definir como será a apresentação dos trabalhos acadêmicos (caso o evento seja científico).
#DicaDoity: Separamos nesse texto aqui algumas sugestões de plataformas para transmissão de eventos online! Agora é só ler o post e escolher a que mais se adequa ao seu evento!
Dia do evento
Nesse momento é necessário muita atenção para evitar atrasos e buscar ter o mínimo de imprevistos possíveis. Isso porque os participantes estarão no conforto de seus lares, com inúmeras opções de distrações e seu evento precisa trazê-los para um ambiente virtual onde possam se conectar totalmente e, para isso, não ter ruídos é essencial!
Vamos para os pontos principais dessa etapa?
– Checar a velocidade da internet;
– Ver o funcionamento e qualidade da câmera;
– Testar o link da transmissão ao vivo mais de uma vez;
– Verificar o carregamento das baterias de todos os equipamentos;
– Deixar extensões e baterias extras por perto;
– Checar o som e o microfone;
– Checar a iluminação ou escolher um lugar com boa luz natural;
– Conferir slides e vídeos que serão exibidos e deixá-los no ponto para execução;
– Entrar em contato com todos os convidados para garantir que os equipamentos deles também estão funcionando.
Pós-evento
Depois que o evento terminar é o momento de fidelizar! Fique atento às ações que precisam ser feitas nessa fase:
- Enviar certificados;
- Fazer relatórios financeiros;
- Colher feedback através da pesquisa de satisfação;
- Enviar e-mail para manter contato e fidelizar a experiência, com um resumo do que foi abordado no evento, por exemplo.
#DicaDoity: Uma poderosa ferramenta para engajar é o e-mail marketing. O envio de mensagens com informações do evento, dicas extras e até conteúdos mais completos, como e-books, são formas de educar e cativar seu público para uma próxima edição!
É importante montar o roteiro do seu evento online
É muito importante também construir um roteiro para guiar todo andamento do evento, então inclua no seu checklist essa tarefa. Esse é um cuidado que pode evitar confusão ou desencontros no momento que o evento for ao ar, além de ajudar no controle de toda programação.
Um roteiro funcionará como um guia de todas as ações que devem ser feitas durante o evento. Por exemplo, inclua nesse documento o que precisa ser dito na fala de abertura, o texto de apresentação de cada convidado, a sequência de slides, a ordem dos vídeos e onde haverá necessidade de corte de câmera (caso o evento tenha esse recurso).
O ideal é que esse documento permita que qualquer pessoa da organização possa conduzir o evento em casos de emergência, uma garantia de que tudo que foi planejado seja feito, sem depender de uma pessoa só.
Conte com uma plataforma de eventos!
Você pode contar com uma forte aliada em todo o processo de organização do seu evento online: uma plataforma de eventos. Enquanto você cuida de toda a parte técnica do evento, uma plataforma fica pelas inscrições, certificações, submissão de trabalhos acadêmicos e relatórios financeiros – um sonho, não é?!
Além disso, hoje, há gerenciadores que também oferecem um espaço virtual para a transmissão de eventos online, como é o caso da Doity Play, desenvolvido pela Doity para facilitar todo o processo de criação e transmissão de webinars, cursos, jornadas e muitos outros tipos de eventos online!
A melhor parte é que esse ambiente é completamente integrado à plataforma de gerenciamento da Doity, ou seja, de um só lugar você consegue controlar vendas e demandas da secretaria, como também ter a segurança de um espaço virtual perfeito para o evento!
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