Hoje é possível estreitar as distâncias e promover encontros de ideias sem sair de casa. E a tecnologia é, sem dúvidas, a grande aliada desse movimento que vem ganhando força nos últimos anos. Pensando nisso, escrevemos esse texto para te ensinar a como fazer um evento online na Doity!
Afinal, em um mundo com tantas possibilidades de pontes e encontros, onde se preza tanto pela qualidade de vida, oferecer a comodidade de se aprender algo novo de sua própria casa fará toda a diferença nos seus eventos. Além disso, os eventos online podem te ajudar e alcançar um público maior, divulgar sua a marca de maneira muito mais abrangente e, o melhor, sem gastar mais por isso!
Prepare-se, porque nesse texto você vai aprender:
O que é preciso para fazer um evento online na Doity?
Todo processo de organização de um evento, seja ele presencial ou online, deve começar pelo planejamento. Quando se investe tempo nessa primeira etapa, se poupa energia nas próximas, além de facilitar todo o processo. É o momento ideal para começar a construir uma boa comunicação com toda a equipe que deve ser mantida de forma constante, pois essa é uma das chaves para uma organização bem sucedida!
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Planejar é essencial!
Nessa etapa são tomadas as decisões mais importante de todo evento, como: definição do objetivo principal, do público-alvo, organização de todo o orçamento e escolha da equipe. Portanto, é indispensável que sejam feitas reuniões para que todos os envolvidos nesse projeto estejam alinhados para só depois colocarem a mão na massa.
Dá para criar um grupo no Whatsapp, por exemplo, para discutir o status das tarefas ou até para fazer chamadas de áudio e de vídeos. Ah, e outra plataforma muito útil também, que oferece vários canais de comunicação de forma integrada é o Discord. Vale a pena pesquisar e ver o que melhor se encaixa às suas necessidades!
Ao final desse primeiro momento monte o seu cronograma de ações, estipule prazos, os responsáveis pelas tarefas e acompanhe diariamente o andamento de todos os processos.
#DicaDoity: Pra te ajudar a deixar seu planejamento em dia e conseguir focar em outras demandas, fizemos uma planilha de planejamento completa e gratuita. Baixe e comece a usar agora mesmo!
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Escolha uma plataforma de transmissão
Uma das principais decisões na organização de eventos online é a escolha da plataforma de transmissão. Como nos eventos presenciais sempre falamos de como é importante visitar os locais com antecedência, com encontros online não é diferente.
Não esqueça que essa escolha é fundamental: procurar bem e optar por plataformas que já são bem avaliadas pelos usuários – dá uma olhada na opinião de outros organizadores de eventos, ou palestrantes, por exemplo -, que tenham um serviço mais robusto para que você possa confiar. Afinal, essa vai ser a maneira de passar o conteúdo. Fuja das ciladas e improvisos! Sempre pense no seu público-alvo, no que você pretende comunicar. Veja algumas sugestões:
- Youtube Live – Gratuita e fácil de usar, essa é uma plataforma que pode ser utilizada por oferecer boa qualidade de transmissão. Mas, para dividir a tela com seus convidados, durante o seu evento, é preciso contar com o auxílio de outras ferramentas. Coloquei dois exemplos abaixo:
- OBS Studio – É um software gratuito, precisa ser instalada no seu computador, que oferece a possibilidade de fazer transmissões de várias câmeras ao mesmo tempo;
- Stream Yard – Essa é uma plataforma paga, mas que oferece uma versão gratuita cheia de funcionalidades. Com ela é possível colocar no ar conferências com compartilhamento de tela, chamadas de vídeo e de áudio. Vale a pena testar!
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Montar a estrutura para a transmissão
Um evento online exige menos estrutura que um presencial. Mas, isso não quer dizer que você deve fazer uma transmissão no improviso, pelo contrário. A qualidade do evento também será medida pelo que for oferecido virtualmente. E pense nisso, mesmo sem a presença física existem outras alternativas para criar empatia e construir uma ligação mais pessoal com os participantes.
Além da qualidade da transmissão, você pode criar ótimas experiências virtuais, por que não?! Que tal conteúdos exclusivos, ou materiais com um visual gráfico atraente e personalizado? Além disso, é sempre bom lembrar que fazer eventos online é evitar deslocamentos dos participantes, permitir que quem quiser participar se organize melhor com horários e ainda ajudar a economizar com refeições fora de casa, estacionamento e muito mais.
Se a transmissão for ser feita com os convidados em lugares distintos, é necessário que cada palestrante cheque com antecedência se tem uma estrutura mínima para participar do evento. Internet, uma iluminação – ainda que seja natural – que permita uma boa visão do vídeo ou telas compartilhadas, além de áudio e microfone sem ruídos. Por isso, organizador, converse antes com seus convidados e não deixe para última hora!
Caso a transmissão for ser feita em um ambiente único, ou se as palestras forem ser gravadas para depois serem exibidas, pense e organize toda a lista de materiais e equipamentos necessários para providenciá-los com antecedência, se não puder comprar todos eles, pesquise onde pode alugar, pois serão necessários testá-los antes de colocar seu evento no ar.
Vamos para a lista completa?
- Boa conexão de internet – pois a quantidade necessária para se fazer um live streaming é muito maior do que a que usamos no dia a dia;
- Computadores suficientes – sempre tenha a mais, caso surja algum imprevisto;
- Câmera – se possível mais de uma para também evitar surpresas;
- Mixer de vídeo – para fazer cortes, caso use mais de uma câmera;
- Mesa de som – e, se possível, tenha um profissional qualificado para operá-la;
- Microfones – em quantidade suficientes para os palestrantes e moderadores. E pense também nos tipos: lapelas, microfones de mesa, com ou sem fio;
- Baterias extras para os equipamentos;
- Extensões, tomadas e adaptadores – lembre de comprar a mais!;
- Iluminação (local com boa iluminação natural e algumas luzes, como softbox e um rebatedor de luz;
Mas, olha, se você pensou que essa listinha de equipamentos pode dificultar você investir nos eventos online, saiba que muito do que listamos vai depender do tamanho das transmissão e do evento que você pretende organizar. Soluções simples também funcionam! A melhor alternativa é ouvir a experiência de quem já organizou eventos desse tipo, pesquisar na internet e testar! Só testando ferramentas simples você vai conseguir corrigir os erros, colher os feedbacks e melhorar sempre.
#DicaDoity: E para te ajudar ainda mais nessa etapa tão importante da organização, preparamos esse e-book completo com todas as informações sobre os equipamentos necessários para colocar o seu evento online no ar!
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Estratégia de divulgação
Como o seu evento será online, toda a estratégia de divulgação do evento também deve ser pensada para ser 100% online. Não pule essa etapa ou deixe para fazer depois! É indispensável planejar como seu evento será comunicado e vendido. Pois toda a interação com os participantes será online e, por mais que as pessoas já estejam mais habituadas a isso, é muito fácil surgirem erros de interpretação e linguagem.
Então, pensar e preparar todo o material de divulgação que vai para as redes sociais, posts que serão patrocinados, e-mail marketing e informações do site para que sejam revisadas e cheguem ao público sem erros! Caprichar nessa etapa te poupará de muita dor de cabeça, além de um ótimo retorno financeiro!
#DicaDoity: Se você ainda se ainda se sente perdido na hora de criar e enviar e-mail marketing, precisa conhecer o nosso e-book completo e gratuito. Clique aqui e aprenda a fazer dessa ferramenta sua aliada na hora de lotar seus eventos online!
Como criar o espaço virtual para a transmissão online na Doity?
Para criar um evento online na plataforma é muito simples, independentemente se o seu evento é pago ou gratuito. O primeiro passo é fazer o cadastro na Doity – caso você já tenha, pode usar o mesmo!
Depois de receber a confirmação da sua conta você será direcionado para o painel do organizador. Lá você cria o seu evento e escolhe o formato, se ele será online ou videoaulas, e já pode começar a inserir as informações básicas como nome do evento, descrição, e-mail para contato, data e horário de início do evento.
No próximo passo você vai inserir as informações referentes às inscrições do evento, como: o total de vagas ofertadas no evento, os lotes de inscrições, cupons de desconto, os juros do parcelamento, a taxa de serviço – caso o evento seja pago – e montar o formulário de inscrição com as informações que julgar necessárias.
O passo seguinte é criar o site do seu evento e já adianto que não se preocupe! Com a Doity tudo se torna muito simples, e para montar a página do seu evento será preciso apenas escolher o template que mais se adequa à identidade visual do evento e configurar outros itens da aparência do site, como a cor do tema e a imagem de fundo. Além disso, você também vai inserir informações sobre o organizador do evento, informações de credenciamento, link da página e depois é só publicar o evento!
Para fazer a transmissão você vai utilizar a ferramenta Doity Play, desenvolvida para ser o ambiente virtual perfeito para os eventos! Para ativá-la você vai clicar na opção “Transmissão”, que fica no menu principal do painel do organizador. Em seguida escolher a opção “Doity Play” e depois de inserir uma descrição inicial.
Depois é só clicar na opção “Gerenciar salas” e depois em “Cadastrar sala” e, depois de inserir as informações da atividade que será feita naquela sala, como mostra o exemplo abaixo, é só colar o link de transmissão do evento, que é gerado no YouTube, por onde a transmissão do seu evento acontecerá, no espaço “link de transmissão da sala”.
Com a Doity Play seu evento vai poder contar com um chat exclusivo, para garantir a interação durante todo o evento, como também a possibilidade de criar salas para atividades simultâneas, cada uma com um chat exclusivo também. Além disso, você também poder criar um app do evento para fazer a transmissão ao vivo por lá!
Quais as vantagens de fazer a transmissão na Doity Play?
A primeira e mais importante vantagem é que o ambiente virtual da Doity Play é inteiramente integrado à nossa plataforma, ou seja, você pode cuidar das inscrições, certificados, credenciamento, relatórios financeiros e ainda contar com o espaço virtual perfeito para o seu evento. Autonomia e segurança para cuidar de todos os detalhes da organização do seu evento online, seja ele um curso ou transmissão ao vivo!
Para as transmissões ao vivo você consegue criar salas para atividades simultâneas e um chat exclusivo para cada uma delas, que podem ter o acesso restrito á um lote ou a uma atividade. Se o seu evento é acadêmico, essas salas são ideais para a apresentação dos trabalhos científicos, e como são independentes, podem ter a sua transmissão encerrada a qualquer momento, credenciando todos os participantes
Há também a possibilidade de criar um espaço exclusivo no ambiente de transmissão, como um estande virtual para os seus patrocinadores, parceiros e apoiadores divulgarem informações sobre eles. Essa sala conta com um chat exclusivo para cada patrocinador e oferecer o serviço de agendamento de reuniões, além da possibilidade de cadastrar pessoas para acompanhar o chat.
E para aumentar a interação entre os participantes do seu evento, a Doity Play oferece a opção de criar enquetes enquanto o evento acontece e de projetar os resultados no ambiente de transmissão!Você ainda pode fazer a integração com app exclusivo do seu evento para transmitir o seu evento por lá também! Além disso, a programação de todo o evento fica disponível na palma da mão dos participantes e a possibilidade de conversar com a equipe de organização de forma direta!
Quer conhecer melhor as vantagens de criar o seu evento online na Doity Play? Clique no banner abaixo, lá você confere tudo nos detalhes!
Como transformo meu evento físico em online?
Depois de decidir transformar o seu evento físico em online, será preciso analisar que tipo de evento online você vai oferecer, se um webinar ou um evento mais robusto e completo. Nesse momento, é importante avaliar o tempo que você e sua equipe têm disponível para organizar tudo.
Além disso, é preciso falar o quanto antes com os palestrantes convidados para o evento físico, para saber da possibilidade de participarem da versão online. Caso aceitem, veja como poderão ser essas participações, pois se forem de outros locais será preciso gravá-las e, principalmente, precisarão ter condições operacionais de entrar no ar – uma boa conexão de internet é essencial!.
Lembre-se que questões de qualidade de imagem e áudio não podem ser deixadas de lado, como uma forma de promover interação entre os convidados e os participantes.
Depois de fechar datas, escolher a plataforma de transmissão, providenciar equipamentos e convidados, é preciso divulgar essa mudança! Não esqueça de fazer isso com antecedência, para que seu público tenha um tempo para se adaptar e comece a se inscrever.
Se você já tem um evento físico cadastrado na Doity e quer transformar ele em online é bem simples. É só ir no painel do organizador e clicar na opção “Editar evento”, descer até o espaço “Endereço do evento” e escolher a opção “Online”. Depois é só adicionar o link de transmissão e pronto!
Caso esteja com alguma dúvida ou se ainda quer saber mais sobre isso, entre em contato com a nossa equipe de Atendimento, eles estão à disposição para te ajudar! Clique aqui e vá direto para a nossa Central de Ajuda ou entre em contato pelo telefone 82.99927.9823 ou pelo e-mail contato@doity.com.br.
Agora que você sabe como fazer um evento online na Doity, que tal ver como é na na prática? Só assim será possível conhecer um mundo cheio de oportunidades e que não reconhece barreiras geográficas: o da internet. Clique no banner abaixo e descubra como trabalhar com eventos online pode te levar a explorar as as possibilidades desse universo que só cresce! Então, fica o convite: vem crescer fazendo eventos junto com a gente!
