Você já deve ter se perguntado como é possível organizar um evento corporativo de sucesso em algum momento da sua carreira. Afinal, esse tipo de evento é muito comum de ser realizado e mesmo que você ainda não tenha organizado, com certeza já participou!
Entre os tipos mais famosos estão: congressos, palestras, conferências e simpósios. E nesse texto vamos explicar, de maneira detalhada, qual a finalidade dos eventos corporativos e, claro, como organizá-los para que sejam um sucesso!
Nesse texto você vai aprender:
- O que são eventos corporativos
- Como organizar um evento corporativo de sucesso
- O passo a passo da organização
- Como manter a organização
- O que fazer para que seu evento se destaque!
Preparado? Vamos lá!
O que são eventos corporativos?
São eventos arquitetados para tratar de assuntos com tendência mercadológica e institucional. Podem ser utilizados como estratégia de ações internas, como também para comunicar algum posicionamento ou informação importante a clientes e parceiros.
Esses eventos são oportunidades valiosas para gerar negócios, lançar produtos, anunciar uma nova campanha, ou promover relacionamento – aquele bom e velho networking!
Como organizar um evento corporativo de sucesso? Foque na experiência do participante!
Antes de detalhar os passos necessários de como organizar um evento corporativo, preciso falar sobre a importância de pensar e focar na experiência do participante!
Afinal, cada evento é um oportunidade única de ter acesso a um novo conhecimento, ideias novas e oportunidades que podem transformar de algum modo a vida de alguém. Ter essa visão dos eventos fará toda a diferença na sua forma de conduzir a organização.
Pense em como pode proporcionar um ambiente perfeito aos participantes desde a fase de divulgação à fase do pós-evento. Para isso, conhecê-los é essencial! Saber quais as preferências, a linguagem que utilizam, os conteúdos que se interessam. A ideia é aprender sobre o universo dessas pessoas, para promover uma experiência significativa e marcante.
#DicaDoity: Falamos mais detalhadamente sobre essa tendência, em como conhecer melhor o seu público-alvo e utilizar as informações que colher, no e-book Design de experiência para eventos. Vale muito a pena ler mais sobre o assunto!
Os primeiros passos de como organizar um evento corporativo
-
Defina metas e objetivos claros e alcançáveis
Antes de qualquer decisão, sente com a sua equipe e estabeleça quais os resultados almeja, para assim traçar os possíveis caminhos que levarão a alcançá-los. Saber onde você quer chegar é muito importante para alinhar as expectativas de quem vai com a proposta do que você, organizador, está oferecendo.
Se não souber como começar, tente responder as perguntas que separamos abaixo:
- Por que estou organizando esse evento?
- Qual o público espero atingir?
- Quais os resultados pretendo atingir?
- Que experiência quero oferecer aos participantes?
-
Escolha bem a data e o local do evento
Essa decisão é fundamental para o bom andamento de toda organização! Como se trata de um evento corporativo, ele pode sim ser realizado na própria empresa, principalmente, se for voltado à equipe. Mas caso a empresa não disponha de um bom espaço, ou se a ideia é proporcionar novas experiências – tirar as pessoas da rotina e provocar novas sensações – o ideal é procurar outro espaço para o evento.
#DicaDoity: Confira esse texto, onde separamos as melhores dicas de como não errar na hora de alugar o local do evento!
A data também precisa ser definida com antecedência. Por isso, é importante que a empresa já inclua no planejamento anual o projeto do evento, tanto por questões financeiras, como para analisar qual o período do ano ele se encaixaria melhor.
-
Cuide dos fornecedores
Parte da tarefa de como organizar um evento corporativo é evitar os imprevistos indesejados – uma luta constante! E uma ótima dica é incluir o quanto antes a procura pelos fornecedores. Afinal, será preciso pesquisar os melhores preços, fazer orçamento, marcar reuniões, alinhar prazos e isso demanda tempo. Então, comece pra já!
O que fazer para manter a organização de eventos
-
Faça um cronograma de ações
Chegou o momento de cuidar dos detalhes da organização e é preciso atenção para manter tudo sob controle desde o início. O ideal é construir um cronograma de ações. Esse é um documento que detalha cada passo da organização, como também a sequência de execução das tarefas, os nomes dos responsáveis, o status da tarefa e observações em geral.
É muito importante que esse documento seja atualizado com frequência! Pense sempre nos imprevistos que podem acontecer. Ter todas as informações documentadas é um dos passos que precisa ser dado para que tudo flua com tranquilidade.
-
Organize o orçamento
Essa etapa é indispensável, e você sabe bem o porquê! Afinal, trabalhar com as contas em dia e com as demandas na ponta do lápis é o segredo para evitar dor de cabeça. Por essa razão, não descuide do orçamento do seu evento. Defina todos os valores e a tarefa a que serão destinados e faça o acompanhamento através de uma planilha, por exemplo. O ideal é não descuidar nem um minuto dessa etapa tão importante!
#DicaDoity: E por falar em planilha, nós fizemos uma exclusiva e gratuita para orçamento de eventos! Que tal testar agora?
-
Monte uma boa equipe
Ter ao seu lado pessoas capacitadas e dispostas a ajudar é essencial! Então, na hora de montar a sua equipe, busque perfis com experiência na área e dispostos a aprender. Além disso, faça treinamentos e reuniões para promover o entrosamento da equipe.
E não esqueça de estimular seu time! Assim eles não estarão focados apenas no trabalho, visando o que receberão em troca, mas também na satisfação de fazerem parte de algo produtivo e enriquecedor.
Ofereça o diferencial
-
Divulgação bem feita e assertiva
Essa é uma das principais etapas da organização de um evento, pois influencia, diretamente, nas vendas. A estratégia que será usada dependerá do seu público-alvo e mesmo que seja um evento interno, apenas para o pessoal da empresa, não deixe de pensar na melhor maneira de comunicar o evento, passar a ideia principal e, claro, animá-los!
Use as redes sociais, e-mail marketing, propagandas offline e, se o evento for pago, você pode oferecer pacotes com descontos para empresas parceiras ou ir em busca de afiliados, que podem vender e divulgar o evento de maneira direta e efetiva. O ideal é fazer seu evento ser conhecido e dar o que falar!
#DicaDoity: Ah, quer saber mais sobre como engajar os participantes utilizando a estratégia do email marketing? Baixe nosso e-book completo e gratuito e aproveite!
-
Parcerias e patrocínios
Contar com o apoio de parceiros e patrocinadores pode fazer toda a diferença na execução das atividades do seu evento. Mas para conseguir os melhores é preciso saber como e onde procurar, além de saber como fazer propostas e apresentações.
#DicaDoity: Ensinamos tudo isso nesse e-book gratuito e bem completo. Vale a pena conferir!
-
Busque colher e ouvir os feedbacks
Saber o que as pessoas acharam do evento é muito importante, sabe por quê? Os feedbacks podem te ajudar a fazer eventos cada vez melhores! Lembra do que falei no tópico sobre experiência dos participantes? Não esqueça, em nenhum momento, que seu foco deve ser oferecer a melhor experiência possível. Então, nada melhor do que perguntar a essas pessoas o que elas acharam, analisar cada resposta e levar em consideração os posicionamentos na hora de construir uma próxima edição!
-
Use e abuse da tecnologia
Se tem um parceiro que pode fazer toda a diferença no seu evento é a tecnologia, até mesmo na decoração! Pois é, você não pode desperdiçar as chances de incrementar seu evento e, a melhor parte, facilitar a sua vida de organizador.
E por falar nisso, plataformas de eventos, como a Doity, são excelentes opções, pois permitem gerenciar todo o evento, desde a fase do planejamento às ações do pós, em um único lugar, dando a autonomia que você precisa.
#DicaDoity: Dá uma olhada nesse post cheio de tendências de tecnologia nos eventos!
-
Valorize seu tempo!
Quanto vale seu tempo? Se você ainda não parou fazer essa pergunta, esse é momento! É muito importante prestar atenção em como otimizar seu tempo, afinal, com ele a gente não brinca. O ideal é buscar melhorar suas ações, distribuir bem as tarefas e não tentar fazer tudo sozinho.
No tópico acima deu pra perceber como a tecnologia contribui (e muito!) com toda a organização do evento. Saber como utilizá-la não é mais uma opção, é a saída para conseguir agilidade e mais tempo para focar no que importa!
#DicaDoity: E para ajudar a poupar seu tempo, separamos nesse texto aqui os principais tipos de eventos corporativos. É só você escolher aquele que melhor se adequa às suas necessidades e começar a trabalhar o quanto antes!
E aí, aprendeu os segredos de como organizar um evento corporativo de sucesso? Agora é hora de colocar a mão na massa! Baixe a nossa Planilha de Planejamento de Eventos, que é gratuita e completa!
