Ser um promotor de eventos significa estar pronto para arcar com grandes responsabilidades. Ser capaz de planejar, estruturar e realizar os mais diversos tipos de eventos exige talento, é claro, mas muita organização!
E você sabe, melhor que ninguém, o quanto esse envolvimento com o trabalho vai desde as primeiras etapas até o pós evento – quando muitas vezes mal dá tempo de descansar e já é hora de pensar no próximo! É preciso criar, desenvolver e ser responsável pela documentação, orçamentos, contato com fornecedores, clientes e liderança da equipe. Além disso, reserva o local, os equipamentos, cuida da promoção, marketing e ainda dá aquela ajuda no dia do evento.
Ufa! Agora, você deve estar pensando: Ok, isso eu já sei. Mas como eu posso otimizar o meu tempo e fazê-lo valer mais?
Respondemos essa e outras perguntas sobre aproveitamento do tempo nesse post. Que tal conferir?
Site do evento
Construir um site leva tempo e investimento, além da necessidade de promover reuniões com a empresa ou a pessoa que vai desenvolvê-lo. É claro que deixar os participantes bem informados sobre a programação completa, horários, currículo e foto dos palestrantes, é importante. Por isso, não podemos abrir mão do site, afinal ele é o espaço ideal para reunir essas informações.
A construção de um bom site é fundamental para facilitar nesse processo, além de movimentar a divulgação, comunicação e as vendas do seu evento. Logo, ele é um dos elementos que, se feito de maneira simples e planejada, afetará diretamente na otimização do seu tempo.
Uma boa solução é utilizar uma plataforma de eventos que te dê a possibilidade de criar o seu site em 5 minutos, permitindo alterar o conteúdo, assim você pode personalizar o layout de acordo com o público e o objetivo do evento, deixando tudo mais interativo e prático, tanto para você quanto para o participante – e ainda evita gastos com suporte e manutenção. Economizar tempo e dinheiro é sempre bom, afinal.
Gerenciamento das inscrições pelo promotor de eventos
Dar autonomia aos participantes na realização das inscrições é uma excelente maneira de poupar tempo. É possível fazer isso utilizando uma plataforma de venda de inscrições.
Assim, será possível criar diversos tipos de inscrições com valores diferentes para estudantes, profissionais e associados. Com a plataforma o promotor de eventos não terá que se preocupar com a quantidade de vagas ou até quando o lote estará disponível, podendo focar em outras tarefas e investir em atividades que irão elevar o nível de qualidade e satisfação do participante no evento.
Além disso, utilizar a tecnologia para facilitar o processo de gerenciamento de inscrições evita problemas como ter de checar no dia do evento se as pessoas realmente realizaram a inscrição, e o mais trabalhoso: fazer isso através de comprovante bancário (falaremos mais sobre isso no próximo tópico), que muitas vezes é completamente esquecido pelo participante, acaba comprometendo o andamento das filas e trazendo, logo no início do evento, uma sensação de insatisfação.
Então, poupe sua energia: crie um formulário de inscrição online para o seu evento, é super simples
Pagamento dos ingressos e inscrições
Para sanar o problema de utilizar o comprovante bancário como confirmação da inscrição do participante, a venda de inscrições online é a melhor solução.
Outra boa maneira de evitar problemas é utilizar os intermediadores de pagamento online como o Pagseguro e a Moip (que te dá a possibilidade de receber o dinheiro em até dois dias úteis após a confirmação da compra), ou então a Pay pal, que também presta serviços de pagamento internacional.
Ah! A confirmação do participante pode vir através de um voucher enviado por e-mail, o ideal é que o pagamento esteja integrado à confirmação da inscrição: assim que a transação for confirmada, o participante já deve receber por e-mail o comprovante de inscrição. Quando o dia do evento chegar, basta ele apresentar o documento na entrada e curtir a programação.
Imagina quanto tempo será poupado só com essa pequena mudança!
Mas não esqueça, utilizar os emails de pagamentos sem integração com uma plataforma pode não ser uma boa opção, já que os intermediadores ajudam apenas no processamento do pagamento online, logo o promotor de eventos não vai ter todos os benefícios, como a integração das outras etapas: inscrições, credenciamento, certificados e muito mais.
Submissão de trabalhos científicos
Outra tarefa que requer bastante atenção dos organizadores e promotores é a submissão de trabalhos científicos. Para os eventos que têm essa modalidade, receber os trabalhos de uma forma mais prática é o sonho de todo promotor de eventos. Hoje já é possível receber os artigos, criar formulários personalizados e áreas temáticas através do próprio site do evento.
Enviar para avaliação e revisão, os trabalhos, também consome muito tempo dos organizadores, pois sempre estão sujeitos a algum tipo de alteração. Para facilitar essa atividade, é importante formar uma ponte mais simples com os autores e avaliadores.
O processo de receber todos os trabalhos por e-mail, repassar para avaliação, reencaminhar para revisão dos participantes e, por fim, aprovar e destinar para fase de apresentação, é muito exaustivo, não é?!
#DicaDoity – crie formulários personalizados com as áreas temáticas, envie os trabalhos automaticamente para os avaliadores e receba os artigos pelo próprio site do evento, utilizando uma plataforma de eventos!
Definitivamente, essa mudança na submissão de trabalhos vai te dar mais algumas horas de sono!
Comunicação com os participantes
Entrar em contato com todos os participantes do evento é muito importante para alinhar a comunicação e contribuir na construção de uma imagem mais sólida para seu evento, mas pode levar muito tempo e não ser eficiente. Para diminuir esse trabalho e torná-lo mais eficaz, use uma ferramenta que permita enviar, de uma única vez – com poucos cliques mesmo! – , informações importantes sobre o evento, mudanças na programação, alterações no horário, senha do wifi e qualquer outro aviso que precise ser dado de forma coletiva.
O nome dessas listas que reúnem os contatos é chamada de mailing, a abreviação da expressão “mailing list”, que significa “lista de correio”. É basicamente um grande banco de dados com nomes, e-mails, endereços e outros dados dos participantes.
Além de usar para enviar os avisos, você também pode mandar mensagens para quem não concluiu as inscrições ou até usar os dados no pós-evento para falar das próximas edições (Lá embaixo a gente fala mais sobre essa dica, fique atento!).
Credenciamento para o promotor de eventos
O momento do credenciamento é a hora que o participante tem o primeiro contato com a equipe no evento, por isso, é fundamental que tudo ocorra bem.
Facilitar esse processo vai eliminar o estresse com a secretaria do evento, diminuir com os gastos dos investimentos em equipamentos, fora a perda de tempo com a criação das etiquetas para crachás, uma a uma.
Considere a possibilidade de imprimir etiquetas com antecedência, organizar as listas de inscritos, ter segurança no controle da entrada e saída e gerar certificados com a carga horária correta, sem complicação.
Há ótimas soluções e aplicativos para te ajudar nisso!
Afinal, quem não gosta de praticidade, não é mesmo?!
Certificados
Os certificados, com certeza, podem ser considerados os grandes vilões do gasto de tempo (tantas vezes desnecessário) pelo promotor de eventos.
Existem 2 formas de emitir certificados:
- Processo manual: dessa maneira você vai gastar com impressão e precisará entregar os certificados um por um para cada participantes, seja palestrante, autor, avaliador, entre outros. Esse método pode ocasionar grandes filas para receber os certificados, além de erros na escrita do nome e mais tempo perdido.
- Processo automatizado: outra forma é automatizando o envio dos certificados (versão online), utilizando o e-mail como ferramenta. Já que o próprio participante preenche os seus dados no ato de inscrição, erros de digitação serão reduzidos, as filas desaparecerão, a equipe não precisará ser monitorada pelo promotor de evento nessa atividade, ou seja, todos saem ganhando com essa agilidade! Ah, mas se você quiser pode entregar a versão impressa para os participantes, é só baixar os PDFs e imprimir.
Lista de contatos do promotor de eventos
Armazenar os dados do participante é uma ótima forma de manter contato com as pessoas que já participaram do seu evento e podem ter o interesse de voltar (lembra do mailing que falamos lá em cima?!). Principalmente se você mantê-la informada das novidades, informações – e até de promoções nas inscrições para quem já participou de edições anteriores, por que não?
Depois que o evento encerrar, o promotor já tem guardado clientes potenciais no seu banco de dados e não precisa mais se preocupar com os contatos que se perderam e gastar tempo refazendo a sua lista.
Na vida moderna, o tempo tem sido tratado, cada vez mais, como um verdadeiro ouro. Com tanta praticidade vai sobrar tempo para você, promotor de eventos, dar mais atenção à equipe, se sentir mais produtivo, ou quem sabe até dormir melhor, assistir à sua série favorita, se divertir no fim de semana e, claro, canalizar toda a sua energia em mais e melhores eventos. Ah, e dá só uma olhada nesse vídeo cheio de dicas incríveis para você melhorar ainda mais a sua carreira!
Agora que você já sabe quanto vale o seu tempo, que tal baixar a planilha de planejamento de eventos e começar a poupar as suas horas?
