Para que um evento seja um sucesso é preciso fazer escolhas certas. Mais que definir data e hora, é preciso saber como escolher o espaço para eventos ideal. Afinal, ele irá contribuir para a experiência a ser vivida pelos participantes durante os dias de realização.
A atenção aos detalhes faz toda a diferença para conseguir escolher bem, sempre com base nas principais necessidades do evento. Por isso, é preciso defini-las muito bem. Então, listamos abaixo os detalhes mais importantes a serem observados na primeira visita ao espaço para eventos e também separamos dicas para te ajudar a definir as prioridades. Vale a pena conferir!
Escolha o espaço para eventos ideal
Existem diferentes tipos de eventos: corporativos, acadêmicos, sociais, culturais entre muitos outros. Para te ajudar nessa missão, separamos abaixo alguns exemplos, que podem nortear sua escolha. Confira!
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Palestras, Conferências e Congressos
Palestras, conferências, congressos e outros exigem um espaço para eventos especial, geralmente, um auditório ou uma sala com espaço amplo, boa acústica, com cadeiras confortáveis – ninguém merece passar horas sentado sem conforto algum, não é mesmo?
Verifique também toda a parte de iluminação e, claro, se há permissão para o uso de equipamentos como microfone, caixas de som, projetor, entre outros – eles são essenciais para favorecer um espaço de aprendizado.
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Cursos e Workshops
O foco de eventos como cursos, workshops, oficinas e treinamentos é o ensino. Por isso, nesses casos, é preciso optar por locais que favoreçam essa transmissão da mensagem. Salas de aula, auditórios ou até mesmo espaços abertos – dependendo da proposta do evento – são ótimas opções.
Possa ser que esses eventos exijam mesas ou computadores para as atividades, então não deixe de observar se há tomadas suficientes, filtro de linha, bancadas para notebooks e outros detalhes. Caso não tenha, veja o que compensa mais, procurar outro local ou você mesmo providenciar o que falta.
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Eventos empresariais
Na maioria das vezes, os eventos empresariais são realizados em comemoração a alguma conquista, lançamento de produtos, coquetéis ou para treinamentos de equipe. Nesse caso, prefira por um local que ofereça espaço para circulação das pessoas, uma decoração que traduza a ideia do evento e, claro, um bom lugar para servir o buffet.
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Feiras e exposições
Feiras e exposições precisam de um espaço para eventos amplo, pois é preciso comportar toda a estrutura dos estandes e ainda permitir a circulação das pessoas com tranquilidade. Caso opte por locais abertos, não deixe de ver a questão do tempo – que falamos acima – para estar preparado caso ocorra alguma eventualidade.
O que fazer para escolher o espaço para eventos ideal
1- Faça pesquisas e crie um checklist
Antes de qualquer coisa, pesquise! Não saia visitando locais aleatórios sem antes ter uma noção de todas as demandas que o seu evento terá. Isso vai te ajudar a não perder tempo em locais que não tenham perfil certo.
Para isso, faça um checklist com tudo que o local precisa ter, partindo sempre do seu orçamento – é preciso ter sempre o cuidado para não perder o controle das finanças! Assim, será bem mais fácil encontrar o espaço ideal para o seu evento, que atenda às suas necessidades e que, claro, caiba no seu bolso.
2- Considere o número de participantes
Tenha como base o número de pessoas que o seu evento irá receber. Ele será o dado que definirá toda a sua organização – se não for o primeiro evento, dá pra tomar como base o número de pessoas das edições anteriores.
Caso seja o primeiro evento, talvez, dê pra começar a vender as inscrições antes de escolher o local e acompanhar as vendas para só assim fazer a escolha pelo local.
Também leve em consideração se o evento terá atividades mais práticas, normalmente, as turma são menores. A partir disso você conseguirá montar sua equipe, pensar nos convidados e palestrantes, ver quais equipamentos irá precisar e se haverá necessidade de área aberta e locais específicos para oficinas e workshops.
Confira outras dicas incríveis no nosso vídeo!
3- Exija o alvará de funcionamento do espaço para eventos
Uma das primeiras coisas que se deve fazer durante a visitação a um local é verificar se ele possui o alvará de funcionamento – nada pior que organizar tudo e só depois descobrir que aquele lugar que não possui liberação para receber um evento, não é?
O alvará de funcionamento é uma licença concedida pela prefeitura, permitindo a localização e o funcionamento de estabelecimentos comerciais, industriais, entre outros. Você pode conseguir essas informações por meio do site da prefeitura da cidade do local escolhido ou até mesmo indo até o local. Além disso, procure saber informações dos vizinhos e do próprio dono do espaço, de preferência, presencialmente.
#DicaDoity: Se o local que você encontrou é perfeitamente o que estava procurando, mas, infelizmente, ele não possui ou está com a licença para funcionamento em dia, nossa dica é que você mesmo pode buscar consegui-lo.
4- Segurança do local
Uma das questões mais importantes a ser observada antes de fechar algum contrato é a segurança. Ela também é responsável por gerar interesse e atrair futuros participantes. Um local inseguro pode ser o fator decisivo para a desistência da inscrição. Pesquise o histórico do bairro e lembre-se que os participantes precisam se sentir seguros dentro e fora do local.
Veja se no estacionamento tem vaga suficientes, como também se há pontos de ônibus próximos ou se é fácil para chamar um táxi, por exemplo. É importante verificar também se há espaço para carga e descarga dos equipamentos – isso vai facilitar bastante a movimentação dos bastidores. Outro detalhe muito importante a ser observado é se há saídas de emergência – sim, é preciso pensar em tudo!
5- Ofereça acessibilidade em todos os sentidos
Nesse tópico vamos falar das formas de acessibilidade que um espaço para eventos precisa oferecer, como facilidade de acesso externo ao local e mobilidade interna.
Você também precisa observar para que o local tenha todos os detalhes necessários para promover acessibilidade às pessoas com necessidades especiais, mobilidade reduzida e idosos, como rampas, banheiros adequados, plataformas elevatórias e/ou elevadores – claro que alguns desses a depender do tamanho do evento.
#DicaDoity: Para evitar passar por alguma saia justa durante o evento, procure levantar as informações sobre necessidades especiais e mobilidade reduzida no momento da inscrição, através, por exemplo, de alguma pergunta relacionada no formulário de inscrição.
6- Pesquise sobre as condições climáticas
Você também precisa cuidar para que seu evento ofereça conforto aos participantes, para isso, pesquise como estará o tempo nos dias escolhidos para sua realização.
No caso de chuva é preciso providenciar um local todo fechado, principalmente, se o evento contar com atividades práticas que exijam espaço. No caso de sol, é muito importante providenciar tudo para que o lugar fique fresco e arejado.
7- Verifique questões de acústica e iluminação
Outro fator muito importante e decisivo na hora de escolher o espaço para o seu evento é a acústica, sobretudo, se na programação do evento tiver apresentações musicais. O local precisa ter facilidade para a passagem de cabos de som, microfones, entrada de equipamentos, instrumentos musicais, projetor, caixas de som, entre outros.
Já na primeira visita observe também como funciona a iluminação, principalmente se o evento tiver apresentações durante a noite, para ver se será preciso colocar luzes a mais – lembre-se que as pessoa fazem anotações e precisam de um ambiente confortável para isso.
8- Fique de olho na higiene do espaço para eventos
Verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se há falta de algum equipamento e se o número deles é suficiente para a quantidade de pessoas esperadas.
É importante conferir também as condições higiênicas da cozinha, caso precise servir algo. Lembre-se que o local adequado também precisa levar em consideração o conforto e a higiene.
Não esqueça!
Acima de tudo, calma! Antes de fechar com alguém, procure visitar outros locais, anote e questione cada detalhe do acordo, como aquilo que estará incluso no aluguel e o que você precisará contratar por fora. Ah, não esqueça de verificar se o local já possui conexão Wifi disponível ou se será preciso providenciar. Internet hoje é indispensável para a realização de qualquer evento.
Viu só que é preciso muita atenção e cuidado no momento de procurar o espaço para eventos ideal, não é? Mas temos certeza que se você seguir esses passos, seu evento será um sucesso!
Esperamos muito que o nosso texto tenha sido útil! Ainda pensando nos processos da organização de eventos construímos uma planilha para ajudar a lidar com todos os dados do planejamento. Clique no banner e aproveite!
