Os feedbacks dos eventos são parte fundamental no trabalho do organizador. Sem um retorno efetivo do público, torna-se muito complicado mensurar quando a estratégia definida se encaixa com o projeto. Entretanto, para aproveitar as respostas, você precisa compreender como isso impacta seus próximos trabalhos.
Tudo está diretamente ligado a mapear os resultados de acordo com as expectativas iniciais. Por mais que o cronograma seja bem feito, manter um planejamento futuro baseado em pesquisas de satisfação é o caminho mais curto para o sucesso aos olhos dos participantes.
Quer saber mais? Vamos mostrar como um feedback certeiro ajuda na área de eventos. Acompanhe!
Autoavaliação do organizador
Por mais que você seja um profissional experiente na área, as críticas construtivas sempre agregam valor ao trabalho. Diante disso, o feedback pode ser estudado como uma forma de avaliar seu próprio desempenho na estratégia de organização. O mais importante é direcionar as perguntas com os objetivos do projeto e mensurar o quanto as ações foram assertivas na visão dos participantes.
Tenha em mente que o sucesso está diretamente ligado à valorização das opiniões. Deixe a vaidade de lado e leia cada comentário com atenção. Pense no planejamento inicial na hora de considerar o que realmente poderia ter sido realizado de outra maneira. Muitas vezes, a frustração dos presentes é decorrente de falhas no processo de divulgação que prometeu além do cronograma oficial.
Informações detalhadas do público-alvo
As pesquisas de satisfação funcionam como uma verdadeira imersão nas preferências dos inscritos no evento. Por este ângulo, o organizador consegue aproveitar as opiniões coletadas para conhecer as expectativas de todos os envolvidos. A melhor maneira de incentivar o engajamento com a pesquisa é priorizar respostas múltiplas.
Assim, evita-se passar uma impressão de que vai ser uma tarefa chata por tomar muito tempo. Essas informações são extremamente valiosas para o trabalho do organizar pela possibilidade de construir um relacionamento de confiança também com os contratantes em longo prazo. O melhor caminho é reunir dados estratégicos do mercado como um todo a partir do perfil dos inscritos.
Análise dos itens principais
Se você vai usar o feedback como o ponto direcionador de um próximo trabalho, a avaliação dos itens principais faz muita diferença. Essa etapa da pesquisa de opinião nada mais é do que um compilado com os serviços essenciais. Entram na lista questões como o buffet, plataforma de inscrições, credenciamento, estrutura, programação e outras atividades diretas ao público.
No entanto, se torna fundamental ter os mesmos critérios em todas as perguntas para que o grau de comparação fique compreensível. Por exemplo, se for solicitado uma nota de 0 a 10 sobre a equipe, esse sistema também deve ser usado nos outros tópicos relacionados ao tema.
O principal intuito é saber com exatidão o que a pessoa achou de cada ação inserida durante a experiência. Veja outros tópicos essenciais em uma pesquisa de satisfação:
- nota geral: espécie de avaliação total que o participante daria ao evento. O ideal é colocá-la no incio do feedback;
- questões abertas: também é importante deixar o participante livre para fazer algum comentário sobre as ações. Nesse ponto, as sugestões ficam abertas com a intenção de estimular a sinceridade;
- indicação: pergunte sempre ao participante qual a possibilidade de indicar o evento para outras pessoas ou voltar a se inscrever em uma próxima ação.
Compreensão dos pontos fracos
Fazer um levantamento de dados baseados nos comentários negativos mostra o que precisa ser melhorado em próximas edições. Você já deve ter ouvido que o cliente tem sempre razão, não é mesmo? As críticas, nesse caso, possuem um aspecto agregador que serve como um termômetro para ganhar cada vez mais espaço no mercado segmentado.
Anote todos os pontos fracos evidenciados e faça um planejamento futuro centrado em soluções. Antes de pensar em uma nova estratégia diante do cliente, torna-se necessário reparar os erros para alcançar o lado positivo. Caso seja preciso, envie pedidos de desculpas por algum transtorno durante a participação. Lembre-se que o seu compromisso com o público também envolve a credibilidade do negócio.
Filtro de resultados positivos
Quando a pesquisa de opinião não desperta o interesse do participante, ele tende a responder de qualquer jeito. E, com isso, os resultados nem sempre são exatos. O principal papel do organizador é aprender a filtrar o que se mostra como saldo positivo.
Essa tarefa pode até parece trabalhosa à primeira vista, mas no fim das contas vale muito a pena. Saiba que o trabalho envolve ter um olhar apurado para compreender se o teor dos comentários é genuíno ou apenas aleatório.
Tudo isso pode ser mensurado conforme o engajamento durante o evento, o preenchimento do campo de sugestões e a demora na entrega. Um inscrito envolvido com o tema se mostra uma excelente fonte para repetir os acertos. Desse modo, você ganha uma divulgação espontânea em próximos projetos no segmento.
Estudo da abordagem adequada
A forma como o participante é abordado é decisiva na qualidade das respostas. Tenha muito cuidado ao inserir as questões para que não pareça um exercício obrigatório. O feedback precisa surgir como uma maneira de o público se sentir importante no desenvolvimento geral da organização. Afinal, de nada adianta ter uma programação impecável sem um objetivo central.
O mais indicado é se basear no estudo da temática debatida para encontrar o melhor caminho de abordagem. Inserir o questionário logo no final da ação prejudica a interação e o networking. O modelo mais usado atualmente é o envio por e-mail já no pós-evento cerca de dois dias depois.
Uma alternativa que gera resultados, dentro da comunicação online, envolve oferecer algum tipo de benefício para quem retornar a pesquisa, como um voucher de desconto, em uma próxima ação.
Pronto! Agora você já sabe como os feedbacks dos eventos podem ajudar a melhorar o seu trabalho. O grande segredo está em manter os canais de comunicação sempre abertos ao público para aprimorar a experiência. Não se esqueça que estudar essas informações permite comparar os objetivos iniciais com o andamento da programação na prática em relação a toda estrutura prévia.
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