Quando pensamos em secretaria para eventos, logo vem à mente a ideia de um único setor responsável por ajudar a guiar o participante. Mas você sabia que existem várias divisões para a secretaria nos eventos?
Pois é, essas divisões foram criadas pensando na quantidade de atividades que o organizador é responsável por coordenar. Uma delas – durante o planejamento do evento – é definir a equipe e atribuir as funções de cada integrante.
Nomear quem fará parte da equipe, da secretaria do evento, é uma das tarefas mais importantes. Ela será responsável pela organização, levantamentos e relatórios. É o intermédio entre o organizador e o participante, além de mediar possíveis conflitos que venham a acontecer antes, durante ou depois do evento.
Nesse post vamos te mostrar todo o caminho percorrido pela secretaria antes mesmo do dia do evento chegar, as etapas que precisam ser executadas durante e no pós-evento.
Além dos problemas que a falta de uma secretaria bem planejada e organizada causam. Ficou interessado? Então, confira!
Divisões da secretaria para eventos
A secretaria do seu evento pode ser dividida em subcategorias. Elas vão te ajudar a simplificar a escolha da equipe. Assim, os verdadeiros talentos são realmente aproveitados, afinal, foram direcionados para as atividades certas.
- Secretaria técnica: São às atividades burocráticas do evento. Destine essa função para pessoas que têm experiência em planejamento administrativo, orçamentos e/ou finanças.
- Secretaria executiva: A função da equipe será realizar a instalação de infraestrutura no local do evento, ajudar os convidados e participantes, resolver pequenos imprevistos e manter tudo em ordem no dia e durante a realização do evento. Parte da equipe também ficará responsável pelo credenciamento, pois confere os dados das inscrições, registra a presença e controla a entrada e saída dos participantes.
- Secretaria pós-evento: É essencial para o organizador que busca manter um relacionamento duradouro com os participantes depois que o evento acabar. É ela quem fará a emissão e o encaminhamento, por e-mail, de agradecimentos a todos os envolvidos no evento. Além de controlar o pagamento feito aos fornecedores, prestar contas ao comitê organizador e encerrar oficialmente as atividades emitindo listas, relatórios e certificados – vamos falar mais detalhadamente sobre isso daqui a pouco.
Para facilitar, ainda mais, a sua compreensão, dividimos as etapas do evento em 3 (pré-evento, dia do evento e pós-evento). Confira!
Pré-evento
Aqui, a secretaria será responsável por fazer o orçamento total, calcular as despesas com o local, infraestrutura, contratação dos fornecedores. Além de entender qual é o público que está interessado em adquirir as inscrições, comparar o evento com outros similares para aplicar um valor adequado nas vendas, ou promover a divulgação, que pode ser feita pela internet.
#DicaDoity: Para manter tudo isso organizado utilize uma planilha para acompanhar o andamento das finanças, com ela será possível visualizar o corpo do seu evento e todo o investimento necessário.
Não esqueça de acrescentar na planilha gastos com serviços e profissionais, entrar em contato com esse pessoal também é uma tarefa destinada à secretaria do pré-evento.
Ah! para te ajudar a aliviar os gastos, você pode buscar patrocinadores. Mas lembre-se: Procure empresas com a mesma área de interesse do seu evento, assim ambos serão beneficiados e tudo ficará mais fácil.
Dia do evento
Agora vamos falar sobre como a secretaria é reconhecida no dia do evento! Acredite, enquanto o evento acontece os participantes podem identificá-la de diversas formas.
A secretaria pode ser chamada de “recepção”, “credenciamento” (a moça do check-in ou até mesmo o rapaz que distribui os crachás). Brincadeiras à parte, ela está em todo lugar!
A secretaria é uma das grandes responsáveis por fazer o evento acontecer. Cola as etiquetas, entrega os materiais para os participantes, controla a entrada e saída para emitir os certificados com a carga horária correta e muito mais. Definitivamente, a secretaria está presente para tornar o evento possível!
Sabendo disso, vamos te mostrar as etapas que ela percorre no dia do evento e como planejá-las.
Recepção
O sucesso de um evento, não depende somente da seleção de bons palestrantes ou da escolha de um bom buffet para o coffee break. Muito além desses detalhes, um evento inesquecível se constrói a partir do primeiro contato com o participante.
A secretaria responsável pela recepção precisa cativar enquanto recebe a todos na entrada do evento, guia os participantes até o auditório, ou indica onde ficam localizados os banheiros e as salas. Além de ser responsável pelo Coffee Break e estar pronta para atender e tirar as dúvidas dos participantes.
Para garantir que a recepção do seu evento seja um sucesso, você precisa se planejar. Divida a equipe o quanto antes e explique a função de cada um. Para essa etapa funcionar é preciso que todo mundo esteja em harmonia!
Credenciamento
As pessoas que estão nessa função vão entregar crachás e etiquetas aos participantes, distribuir o material (bloco de anotações, canetas, folhetos de parceiros – aqueles brindes que ganhamos antes das palestras, sabe?), além de controlar a entrada e saída dos credenciados para emitir os certificados com a carga horária adequada.
Essa etapa demanda muita atenção, pois se executada sem planejamento e recursos pode gerar problemas como grandes filas, tumulto e insatisfação.
#DicaDoity: Utilize um aplicativo de check-in para realizar o credenciamento, ele vai te ajudar a registrar a presença e confirmar os dados dos participantes utilizando seu próprio Smartphone!
Outra forma de garantir que o credenciamento do seu evento seja um sucesso é através da utilização de uma plataforma de eventos. Confere aqui.
A plataforma vai controlar a entrada e saída dos participantes para facilitar a emissão dos certificados, te ajudar a gerar etiquetas de forma automática, escolher layout e personalizar tudo isso com as informações que você escolher. Além de proporcionar a diminuição do número da equipe e manter a qualidade do trabalho. Algo bom para o organizador e participante.
Quanto ao app de check-in que comentamos, ele é super prático, porém se você prefere coletar as assinaturas dos participantes na hora do credenciamento é possível gerar uma lista de frequência, que também pode ser usada para contabilizar a presença dos inscritos em atividades específicas.
Com tantas facilidades, a realização do credenciamento não será mais uma dor de cabeça para você!
Mas, lembre-se, não adianta usar a tecnologia a seu favor e não se preocupar com a organização da sua secretaria, afinal, ela pode influenciar diretamente na qualidade do evento e impressão causada nos participantes – vamos falar mais sobre isso no próximo tópico.
Problemas na secretaria
A falta de organização é o principal fator responsável por ocasionar problemas e afetar o planejamento dos eventos.
Na secretaria não é diferente. Não importa a temática ou o tamanho do evento, contratempos como atrasos e filas são muito comuns – o que não significa que sempre aceitáveis. Portanto, cuidado!
Isso acontece porque a maioria dos organizadores deixa para contornar todos os problemas na hora do evento, sem se atentar que alguns podem ser antecipados e resolvidos no pré-evento.
Para evitar tudo isso você pode pôr em prática algumas dicas como:
- Tornar os processos de pagamentos automatizados para dar adeus àquela infinidade de planilhas que todo organizador precisa dar conta;
- Usar uma plataforma de eventos onde as inscrições estejam integradas ao credenciamento, e que te permita editar o nome dos participantes na hora de gerar os crachás;
- Se seu evento recebe trabalhos científicos, escolher uma plataforma onde seja possível receber, avaliar, revisar e acompanhar de perto o processo de submissão de trabalhos. Assim você vai evitar os transtornos de ter de receber tudo isso por e-mail e acabar perdendo um tempo valioso para distribuí-los.
Pós-evento
O pós-evento é o momento que a secretaria fica responsável pela emissão dos certificados e o envio da pesquisa de satisfação. É super importante para colher Feedbacks do público e, nas próximas edições do evento, repetir as boas práticas e corrigir os erros.
Quanto aos certificados, em vez de produzi-los manualmente e entregá-los um a um ao final do evento, você pode enviá-los por e-mail. Assim é possível evitar gastos com impressão e outros problemas como erros na escrita do nome do participante, ou de seus dados. Na correria, é mais fácil se atrapalhar com algumas informações, não é?
#DicaDoity: Para ter uma adesão maior às pesquisas, muitos organizadores condicionam a emissão do certificado à resposta do questionário. Avalie essa possibilidade!
Agora que você entendeu o que é uma secretaria para eventos, suas divisões e sabe todas as dicas para se planejar, que tal baixar uma planilha para organizar e acompanhar as etapas do seu evento?
