Elaborar um orçamento de eventos é uma das primeiras etapas para garantir que ele seja um sucesso. A cautela e a competência precisam estar sempre no comando dessa tarefa, pois as menores falhas poderão desencadear consequências muito desagradáveis, e essa é a última coisa que você deseja, não é mesmo?
Por isso, é preciso levar em conta uma série de fatores, como o tipo do evento desejado, o objetivo, o porte, entre outros. Todos esses quesitos determinarão o tamanho do orçamento necessário.
Portanto, para que você consiga organizá-lo de maneira prática e eficaz, reunimos, aqui, informações sobre o que levar em conta na hora de planejar a verba para um evento de médio e grande porte. Ah, se você preferir pode conferir o material em formato de vídeo. Dá play!
Os 20 principais gastos de um evento de médio e grande porte
Aluguel do Espaço
Alocar o local adequado é um dos maiores investimentos em um evento. Escolher o espaço certo, que atenda ao tamanho da audiência, localização conveniente e infraestrutura necessária é crucial. Certifique-se de que o espaço ofereça instalações como estacionamento suficiente, segurança e capacidade para acomodar confortavelmente todos os participantes.
Palestrantes Principais e Convidados Especiais
Trazer palestrantes renomados ou convidados especiais é um ponto focal para o sucesso do evento. Além dos honorários, considere custos de hospedagem, despesas de viagem e quaisquer requisitos específicos que eles possam ter, garantindo que suas apresentações sejam valiosas e cativantes.
Infraestrutura de Tecnologia
Uma infraestrutura tecnológica sólida é essencial para o evento funcionar sem problemas. Isso envolve equipamentos de áudio de alta qualidade, sistemas de projeção, streaming ao vivo, conexão de internet confiável e, em alguns casos, serviços de tradução simultânea para atender às necessidades do público diversificado.
Além disso, uma plataforma de eventos integrada desempenha um papel-chave, permitindo a venda de ingressos online, facilitando o credenciamento no local e oferecendo um aplicativo de eventos que fornece informações atualizadas, interação e notificações em tempo real. Essa tecnologia melhora a experiência dos participantes, tornando o evento mais eficiente e envolvente. Portanto, este investimento é fundamental para o sucesso do evento.
Equipe de Organização
Uma equipe de organização competente é a espinha dorsal do evento. Contrate planejadores de eventos, gerentes de projetos, coordenadores de logística e outros profissionais qualificados para garantir que todas as etapas, desde o planejamento até a execução, sejam tratadas com precisão e eficiência.
Alimentação e Bebidas
A qualidade e a variedade das opções de alimentos e bebidas oferecidas no evento desempenham um papel fundamental na satisfação dos participantes. Planeje com cuidado o cardápio, levando em consideração dietas especiais e requisitos alimentares.
Marketing e Publicidade
Investir em estratégias de marketing e publicidade é essencial para atrair uma ampla audiência. Isso inclui publicidade online, impressa e em mídias sociais, além de estratégias de promoção que destacam os pontos fortes do evento. Investir em campanhas de marketing direcionadas e estratégicas é fundamental para atrair um grande público e promover o evento de maneira eficaz.
Área de Exposição e Stands
Se houver uma área de exposição, é necessário reservar espaço e recursos para a construção de stands e atrair expositores de qualidade. A exposição proporciona oportunidades de networking e apresenta produtos ou serviços relevantes para os participantes.
Material Promocional
Produzir materiais promocionais de alta qualidade, como panfletos informativos, brindes personalizados, crachás e banners, contribui para a criação de uma experiência memorável para os participantes e reforça a identidade do evento.
Patrocínios e Parcerias
Negociar acordos de patrocínio e parceria pode ajudar a aliviar os custos do evento e aumentar sua visibilidade. Parcerias estratégicas com empresas e organizações relevantes podem ser mutuamente benéficas.
Decoração e Ambientação
A decoração e a ambientação do local são cruciais para criar a atmosfera desejada, alinhada ao tema do evento. Isso inclui a escolha de cores, arranjos florais, mobiliário e iluminação adequada para proporcionar um ambiente agradável e envolvente.
Atividades de Networking
Planejar atividades sociais e de networking é fundamental para permitir que os participantes interajam, construam relacionamentos valiosos e compartilhem experiências. Isso pode incluir coquetéis, jantares e sessões de networking direcionadas.
Logística de Transporte
Gerenciar a logística de transporte para a equipe e os participantes, incluindo a programação de voos, reservas de hotéis e coordenação de transferências, é crucial para manter tudo funcionando sem problemas.
Segurança e Serviços Médicos
A segurança dos participantes é uma prioridade. Isso envolve medidas como segurança no local, controle de multidões e ter uma equipe médica de prontidão para lidar com quaisquer emergências médicas que possam surgir durante o evento.
Equipe de Suporte Técnico
Ter uma equipe de suporte técnico disponível para resolver rapidamente problemas tecnológicos, garantir que as apresentações ocorram sem problemas e oferecer suporte aos participantes é essencial para o sucesso do evento.
Entretenimento
Incorporar atividades de entretenimento, como palestras motivacionais, shows ao vivo ou atividades interativas, contribui para manter os participantes envolvidos e entretidos ao longo do evento.
Materiais de Evento
A produção de materiais como programas detalhados, agendas personalizadas e banners informativos ajuda a manter os participantes bem informados sobre a programação e os destaques do evento.
Serviços de Tradução e Interpretação
Se o seu evento incluir participantes de diferentes nacionalidades e idiomas, pode ser necessário fornecer serviços de tradução e interpretação para garantir que todos possam compreender as apresentações e discussões. Isso envolve a contratação de tradutores qualificados e o fornecimento de equipamentos de tradução simultânea.
Sustentabilidade e Gerenciamento de Resíduos
Eventos de grande porte muitas vezes geram uma quantidade significativa de resíduos. Considere a implementação de práticas sustentáveis, como a reciclagem de materiais, o uso de produtos biodegradáveis e a redução do desperdício. Além disso, aloque recursos para a gestão adequada de resíduos durante e após o evento, contribuindo para a responsabilidade ambiental.
Monitoramento e Avaliação
Coletar feedback dos participantes durante e após o evento é fundamental para avaliar o sucesso do evento e identificar áreas de melhoria para futuras edições. O monitoramento contínuo permite fazer ajustes e aprimorar a experiência dos participantes.
Contratação de fornecedores
Determinar o custo de contratação dos fornecedores também é um quesito essencial para o orçamento de eventos. A dica aqui é pesquisar bastante antes de traçar um valor, pois a regra é sempre escolher aqueles que entregam o melhor-custo benefício, ou seja, que fornecem o melhor serviço pelo menor preço.
Dessa forma, procure referências de cada empresa pesquisada, analise a reputação, os relatos dos últimos clientes e — por que não? — peça indicações de outros organizadores. Nem sempre é possível, mas faça de tudo para visitar cada uma delas e verificar pessoalmente as reais condições.
A internet está aí para ajudar a reunir todas as informações necessárias para fazer o melhor negócio.
Utilizar aplicativos de gestão de eventos ou fazer uma simples busca no Google já é uma boa forma de pesquisa. Essas são ótimas medidas para conseguir um preço justo e estipular a verba estimada sem grandes sustos.
Precificação das inscrições
Precificar as entradas dos participantes costuma ser a maior preocupação dos organizadores de eventos. Mas, antes de colocar qualquer valor em cima das inscrições, é preciso, mais uma vez, fazer uma boa pesquisa de mercado. Isso permitirá que você identifique os principais fatores que influenciam os valores.
Baseie suas buscas nos tipos de públicos que comparecerão ao evento. Uma boa ideia é usar as redes sociais para descobrir suas preferências, hábitos e, principalmente, a estimativa de quanto estão dispostos a pagar em inscrições de eventos.
Uma outra forma de determinar esses valores é comparando os preços cobrados em eventos similares ao seu e que já foram realizados. Também leve em conta a cidade em que o evento acontecerá. Dependendo da região, as inscrições podem ser mais caras ou mais baratas.
O importante aqui é pesquisar! Quanto mais dados você reunir, menor será a chance de cometer erros e maior será a satisfação dos participantes.
Capital para emergências
Aqui, podemos ressaltar que o orçamento planejado nem sempre será equivalente ao que foi realmente gasto. Isso ocorre porque é muito comum lidar com imprevistos e, quase todos eles exigem um custo a mais para serem resolvidos. Portanto, evite limitar demais os valores estipulados.
Alguns fatores, como número de inscritos maior do que o estimado e serviços que foram adquiridos em outras etapas da organização do evento, costumam ocorrer. Então, procure manter uma margem de erro na verba final. Assim, você terá um capital de emergência para arcar com situações inesperadas.
Organização antecipada
Após passar por todas as etapas anteriores, chegou a hora de fechar o orçamento. Para isso, é fundamental ter tudo organizado, a fim de que falhas não ocorram e prejudiquem a realização do seu evento, como dito inicialmente.
Uma excelente forma de manter as coisas ordenadas é criando planilhas de gestão financeira, ou até de todo o processo de produção do evento. Com elas, você poderá visualizar todos os gastos e receitas, além de ter uma ideia mais clara de como a divulgação será feita.
Esse documento lhe possibilitará acompanhar detalhadamente os custos de cada serviço e equipamento usados do início ao fim do evento, eliminando o risco de deixar de fora alguma informação. É uma maneira de enxergar a ação por inteiro, tornando o planejamento orçamentário bem mais conciso.
Como dissemos, o porte do evento influencia diretamente nos gastos e na definição de qual será a porcentagem do orçamento de eventos destinado a cada item. Então, elabore a gestão financeira sempre com muito cuidado, não esquecendo os gastos com serviços, objetos e profissionais. Ela é essencial para que o evento seja bem-sucedido e gere ótimos feedbacks!
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