Credenciamento em eventos acadêmicos: por que usar um sistema?

Escrito por: DoityTeam

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Certamente você já participou de algum evento acadêmico que teve confusões na entrada — filas, dificuldade de fazer o credenciamento ou desorganização na entrega de brindes. Essa falta de organização costuma acontecer com frequência, por isso, contar com um credenciamento automatizado é uma excelente alternativa para que isso não aconteça.

Imagine a cena: está na hora do evento começar e somente metade dos seus participantes conseguiram se acomodar, resultado de um credenciamento ineficaz. Isso causa filas, atrasos na programação, turbulências e impaciência — além disso, a secretaria pode acabar de desorganizando.

No entanto, tudo pode ser facilmente resolvido ao utilizar um credenciamento automatizado no seu evento. Ficou interessado em entender mais sobre o assunto? Então confira este post!

Os principais benefícios

O credenciamento automatizado surge no cenário dos eventos para facilitar a vida do organizador. Ele conduz com maestria a entrada dos participantes porque otimiza e gerencia melhor o tempo do convidado no evento, desde a sua inscrição até o momento de ele ir embora.

Por isso, muitas empresas investem nesse modelo de credenciamento devido às inúmeras vantagens, tais como:

• reduz os custos;
• evita filas;
• faz com que o fluxo aconteça naturalmente;
• proporciona mais comodidade aos participantes;
• simplifica os processos;
• é feito pela secretaria;
• facilita a mensuração de resultados;
• controla o acesso de pessoas.

Principalmente se você nunca utilizou um credenciamento automatizado no seu evento, deve estar se questionando: eu preciso mesmo investir em uma plataforma de eventos? Se você está com essa dúvida, confira os principais benefícios oferecidos:

Auxilia na agilidade e na otimização do trabalho da secretaria do evento

A secretaria é responsável por dar as boas-vindas aos participantes. Confira o que a secretaria precisa fazer manualmente com a chegada dos convidados:

• conferir o nome completo e o documento de todos os participantes;
• certificar-se de que o participante efetuou o pagamento da inscrição;
• realizar a cobrança da inscrição e emitir o recibo;
• preencher os dados pessoais incompletos;
• conferir os dados pessoais;
• entregar os brindes dos patrocinadores;
• preencher e entregar a credencial;
• repassar o cronograma;
• direcionar o convidado.

Essas atividades de recepção são bem burocráticas, e esse é o primeiro contato que o participante tem com o seu evento. Isso significa que tudo precisa funcionar adequadamente para causar uma boa impressão e, é claro, evitar conflitos.

Agora, imagine que tudo isso pode ser solucionado com um credenciamento de participantes automatizado: o convidado chegou ao seu evento, seus dados cadastrais já estão preenchidos, ele já efetuou o pagamento e já conferiu o cronograma. Assim, a secretaria precisa apenas controlar a sua entrada e direcioná-lo ao local do evento. Certamente a secretaria se beneficiaria (e muito), você não acha?

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Facilita a entrada dos participantes

É fato que as pessoas não gostam de enfrentar filas. Pior ainda se precisarem ficar minutos (ou horas) esperando chegar a sua vez para entrar no evento. Conforme citamos no item anterior, se esse procedimento de entrada for realizado de maneira manual, é inevitável que as filas aconteçam.

Tenha em mente que criar uma experiência agradável para os seus convidados facilitará a repercussão positiva do evento. Isso não significa investir nas melhores atrações tecnológicas, e sim, ter a certeza que todo o fluxo de chegada e saída dos participantes acontecerão rapidamente.

#DicaDoity: Invista em uma plataforma de eventos para realizar o credenciamento automatizado e ter rapidez e autonomia no seu evento. Com ela será possível imprimir as etiquetas para colar diretamente nos crachás e dar adeus a esses processos manuais.

Oferece suporte ao seu evento

Além de todo o planejamento de entrada e saída dos participantes, você precisa se preocupar com a divulgação e a venda das inscrições. Afinal, o sucesso do seu evento depende da participação e do envolvimento deles.
Isso normalmente é feito de maneira manual e separada. Contudo, uma plataforma de eventos possibilita que o planejamento de comunicação e marketing seja integrado. Isso significa que você pode criar um site contendo todas as informações necessárias (data, programação, valores etc.).

As plataformas possibilitam que você tenha autonomia para criar e personalizar o seu próprio site, além de integrá-lo aos seus demais canais de divulgação, como as redes sociais e os sites dos patrocinadores.

Controla a entrada e a saída dos participantes

Quando você não tem um credenciamento automatizado, não consegue controlar quanto tempo o participante ficou no seu evento — principalmente em cursos, congressos ou eventos acadêmicos, isso é de extrema importância.

A plataforma de eventos permite a realização do credenciamento automatizado. Ela registra a hora de entrada e de saída do indivíduo, fazendo com que você consiga contabilizar a carga horária e o tempo para inserir no certificado do participante.

Emite os certificados

Se você trabalha de forma manual, muito provavelmente manda imprimir todos os certificados em uma gráfica e insere o nome dos participantes quando eles chegam ao evento — um por um.
Você já viu que a plataforma de eventos possibilita registrar a carga horária do participante, certo? Essa carga horária é contabilizada e sai automaticamente no seu certificado, que é feito pelo sistema e impresso somente para os presentes.

Além disso, você tem a certeza de que o nome do participante está correto, visto que foi ele quem preencheu os dados — isso evita ter que refazer certificados por erros de digitação por parte da secretaria.

Oferece diversas funcionalidades

Um credenciamento automatizado possui diversas finalidades, e ao contrário do que muitos pensam, ele não acompanha somente a entrada do participante — facilitando ainda mais a sua organização.
Confira mais algumas funcionalidades:

• registra a presença e confere se todos os inscritos participaram do evento;
• imprime as etiquetas com os dados dos participantes;
• possibilita a venda de inscrições online, evitando desgaste desnecessário com deslocamento para efetuar a compra em um local físico;
• proporciona a possibilidade de aplicar pesquisa de satisfação para a mensuração de resultados.

Organizar eventos acadêmicos é uma atividade que necessita de muito planejamento estratégico em todas as etapas. Por isso, contar com a ajuda das novas tecnologias, como é o caso da plataforma de eventos, facilita a sua organização. Por meio dela é possível aproveitar diversas funcionalidades e promover um evento de sucesso.

Neste post você conferiu alguns motivos para investir em uma plataforma de eventos para automatizar o seu credenciamento. Gostou das nossas dicas? Então aproveite para entrar em contato conosco para conversarmos melhor sobre esse benefício!