Credenciamento em eventos acadêmicos: por que usar um sistema?
Escrito por: DoityTeam
Certamente você já participou de algum evento acadêmico que teve confusões na entrada — filas, dificuldade de fazer o credenciamento ou desorganização na entrega de brindes. Essa falta de organização costuma acontecer com frequência, por isso, contar com um credenciamento automatizado é uma excelente alternativa para que isso não aconteça.
Imagine a cena: está na hora do evento começar e somente metade dos seus participantes conseguiram se acomodar, resultado de um credenciamento ineficaz. Isso causa filas, atrasos na programação, turbulências e impaciência — além disso, a secretaria pode acabar de desorganizando.
No entanto, tudo pode ser facilmente resolvido ao utilizar um credenciamento automatizado no seu evento. Ficou interessado em entender mais sobre o assunto? Então confira este post!
Os principais benefícios
O credenciamento automatizado surge no cenário dos eventos para facilitar a vida do organizador. Ele conduz com maestria a entrada dos participantes porque otimiza e gerencia melhor o tempo do convidado no evento, desde a sua inscrição até o momento de ele ir embora.
Por isso, muitas empresas investem nesse modelo de credenciamento devido às inúmeras vantagens, tais como:
- reduz os custos;
- evita filas;
- faz com que o fluxo aconteça naturalmente;
- proporciona mais comodidade aos participantes;
- simplifica os processos;
- é feito pela secretaria;
- facilita a mensuração de resultados;
- controla o acesso de pessoas.
Principalmente se você nunca utilizou um credenciamento automatizado no seu evento, deve estar se questionando: eu preciso mesmo investir em uma plataforma de eventos? Se você está com essa dúvida, confira os principais benefícios oferecidos:
Auxilia na agilidade e na otimização do trabalho da secretaria do evento
A secretaria é responsável por dar as boas-vindas aos participantes. Confira o que a secretaria precisa fazer manualmente com a chegada dos convidados:
- conferir o nome completo e o documento de todos os participantes;
- certificar-se de que o participante efetuou o pagamento da inscrição;
- realizar a cobrança da inscrição e emitir o recibo;
- preencher os dados pessoais incompletos;
- conferir os dados pessoais;
- entregar os brindes dos patrocinadores;
- preencher e entregar a credencial;
- repassar o cronograma;
- direcionar o convidado.
Essas atividades de recepção são bem burocráticas, e esse é o primeiro contato que o participante tem com o seu evento. Isso significa que tudo precisa funcionar adequadamente para causar uma boa impressão e, é claro, evitar conflitos.
Agora, imagine que tudo isso pode ser solucionado com um credenciamento de participantes automatizado: o convidado chegou ao seu evento, seus dados cadastrais já estão preenchidos, ele já efetuou o pagamento e já conferiu o cronograma. Assim, a secretaria precisa apenas controlar a sua entrada e direcioná-lo ao local do evento. Certamente a secretaria se beneficiaria (e muito), você não acha?
Facilita a entrada dos participantes
É fato que as pessoas não gostam de enfrentar filas. Pior ainda se precisarem ficar minutos (ou horas) esperando chegar a sua vez para entrar no evento. Conforme citamos no item anterior, se esse procedimento de entrada for realizado de maneira manual, é inevitável que as filas aconteçam.
Tenha em mente que criar uma experiência agradável para os seus convidados facilitará a repercussão positiva do evento. Isso não significa investir nas melhores atrações tecnológicas, e sim, ter a certeza que todo o fluxo de chegada e saída dos participantes acontecerão rapidamente.
#DicaDoity: Invista em uma plataforma de eventos para realizar o credenciamento automatizado e ter rapidez e autonomia no seu evento. Com ela será possível imprimir as etiquetas para colar diretamente nos crachás e dar adeus a esses processos manuais.
Oferece suporte ao seu evento
Além de todo o planejamento de entrada e saída dos participantes, você precisa se preocupar com a divulgação e a venda das inscrições. Afinal, o sucesso do seu evento depende da participação e do envolvimento deles.
Isso normalmente é feito de maneira manual e separada. Contudo, uma plataforma de eventos possibilita que o planejamento de comunicação e marketing seja integrado. Isso significa que você pode criar um site contendo todas as informações necessárias (data, programação, valores etc.).
As plataformas possibilitam que você tenha autonomia para criar e personalizar o seu próprio site, além de integrá-lo aos seus demais canais de divulgação, como as redes sociais e os sites dos patrocinadores.
Controla a entrada e a saída dos participantes
Quando você não tem um credenciamento automatizado, não consegue controlar quanto tempo o participante ficou no seu evento — principalmente em cursos, congressos ou eventos acadêmicos, isso é de extrema importância.
A plataforma de eventos permite a realização do credenciamento automatizado. Ela registra a hora de entrada e de saída do indivíduo, fazendo com que você consiga contabilizar a carga horária e o tempo para inserir no certificado do participante.
Emite os certificados
Se você trabalha de forma manual, muito provavelmente manda imprimir todos os certificados em uma gráfica e insere o nome dos participantes quando eles chegam ao evento — um por um.
Você já viu que a plataforma de eventos possibilita registrar a carga horária do participante, certo? Essa carga horária é contabilizada e sai automaticamente no seu certificado, que é feito pelo sistema e impresso somente para os presentes.
Além disso, você tem a certeza de que o nome do participante está correto, visto que foi ele quem preencheu os dados — isso evita ter que refazer certificados por erros de digitação por parte da secretaria.
Oferece diversas funcionalidades
Um credenciamento automatizado possui diversas finalidades, e ao contrário do que muitos pensam, ele não acompanha somente a entrada do participante — facilitando ainda mais a sua organização.
Confira mais algumas funcionalidades:
- registra a presença e confere se todos os inscritos participaram do evento;
- imprime as etiquetas com os dados dos participantes;
- possibilita a venda de inscrições online, evitando desgaste desnecessário com deslocamento para efetuar a compra em um local físico;
- proporciona a possibilidade de aplicar pesquisa de satisfação para a mensuração de resultados.
Organizar eventos acadêmicos é uma atividade que necessita de muito planejamento estratégico em todas as etapas. Por isso, contar com a ajuda das novas tecnologias, como é o caso da plataforma de eventos, facilita a sua organização. Por meio dela é possível aproveitar diversas funcionalidades e promover um evento de sucesso.
Neste post você conferiu alguns motivos para investir em uma plataforma de eventos para automatizar o seu credenciamento. Gostou das nossas dicas? Então aproveite para entrar em contato conosco para conversarmos melhor sobre esse benefício!
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