Uma das etapas mais importantes na organização de um evento é o planejamento. Nessa fase é importante ter em mente quais são as demandas e prioridades para focar no que é, de fato, importante. Criar um checklist para eventos irá ajudar nessa fase, dando mais eficiência e dinâmica ao planejamento.
Criando um checklist você consegue ter todas informações centralizadas, além de poder visualizar todas as necessidades de cada fase do evento. Essa lista também ajuda na organização e delegação das tarefas entre a equipe.
Essas ações vão te permitir gerar mais produtividade no seu trabalho e ter controle de todos os processos. E aí, quer descobrir como criar o checklist para eventos ideal e saber como ela pode ajudar no sucesso do seu evento? Então continue lendo esse post ou, se preferir, dá play no vídeo!
Pré evento:
Os checklists para eventos são listas de verificação que contém todos os itens e detalhes necessários para facilitar o processo de organização. Lembrando que, como cada evento é um acontecimento único, cada um exigirá um checklist exclusiva. Mas reunimos aqui os itens que devem estar presentes em qualquer tipo, confira:
Primeiras escolhas
Tema do evento
O primeiro passo é a escolha do tema que o seu evento terá, pois ele irá definir os objetivos, o nome e todo o andamento da sua realização, ou seja, todas as etapas seguintes.
Objetivo
Como falamos acima, o passo seguinte à escolha do tema do evento é a definição do seu objetivo. Isso vai te dar clareza para guiar todas as ações seguintes, o que deve contribuir para um planejamento mais eficiente.
Assim ficará mais fácil mensurar se vai conseguir realizar o evento do jeito que imaginava ou se vai precisar fazer alterações no projeto.
Nome do evento
O nome do seu evento precisa ser pensado previamente e com calma, por isso ele está aqui no topo da lista. Pense em algo atrativo, objetivo e que consiga transmitir a ideia central do tema.
Público-alvo
Delimite quem você quer alcançar, assim terá mais chances de êxito do que tentar alcançar a todos. Dessa forma você vai conseguir conhecer melhor seu público e trabalhar, exclusivamente, para atendê-lo da melhor maneira.
Número de participantes
A quantidade de pessoas que seu evento poderá receber também precisa ser acertado o quanto antes. Essa informação influenciará na escolha do local, na quantidade de fornecedores, entre outros detalhes.
Definir a equipe
Esse item precisa constar no seu checklist para eventos! Você não consegue fazer tudo sozinho, então pare e pense nas pessoas ideais para cada etapa e tarefa, elas podem fazer toda a diferença.
Criar um site
O site é hoje o principal meio de comunicação e divulgação entre o evento e os seus participantes e também a principal forma para atrair e vender inscrições. Por isso ele deve ser uma das primeiras ações a serem realizadas.
Escolhendo o local e as datas
Data
A escolha da data é muito importante para que seu evento tenha sucesso. Por isso, inclua essa tarefa no seu planejamento e pesquise bastante antes de fechar sua programação, para que o seu evento consiga ser realizado no melhor momento para o seu público.
Local
Saiba que é muito importante esse momento da escolha do espaço ideal. Você pode, inclusive, fazer um checklist com tudo que ele precisa ter para receber seu evento, observar no dia da primeira visitação e assim não esquecer de observar nenhum detalhe essencial.
Monitore seu evento
Financeiro
Pode parecer óbvio, mas verificar minuciosamente sua situação financeira também deve constar no seu checklist para eventos. Consulte sua verba disponível, o controle de caixa e, controle de contas a pagar e receber. Afinal de contas, é fundamental saber para onde está indo seu investimento!
Patrocínios
Para conseguir materializar muitas de suas ideias você vai precisar de investimento, por isso inclua no seu checklist ir à procura de apoios, parcerias e colaboração. Um detalhe muito importante nessa etapa é pesquisar e escolher parcerias que se alinhem à proposta do evento. Certamente, elas farão diferença no momento da execução do projeto.
Fornecedores
Outro detalhe muito importante para constar no seu checklist para eventos é comunicação com os fornecedores, como os de buffet, coffee break, brindes para sorteios, materiais de kit de participantes, entre outros.
Programação e detalhes das atividades
Equipamentos
Para prevenir possíveis imprevistos é bom colocar na lista quais os recursos didáticos, materiais, audiovisuais, de iluminação, imagem, som, entre outros que seu evento irá precisar.
Programação
Fazer a programação do evento com antecedência também pode ser uma ótima estratégia para evitar imprevistos. Anote quais serão os palestrantes, as atividades simultâneas , o cronograma de atividades, abertura oficial do evento e encerramento.
Divulgação e Estratégia de marketing
Esse item é para lembrar de cuidar de toda a parte estratégica da comunicação, muito importante para a divulgação. Então lembre de pensar na produção gráfica, providenciar faixas, cartazes, outdoors. Além disso, criar um site também é essencial, além de investir nas redes sociais.
Vendas
Uma das partes mais importantes dessa parte do pré-evento é pensar nas vendas e suas estratégias. Aqui você vai pensar na criação de lotes, cupons de desconto, criar opções de vendas em grupo com desconto, entre outros.
Bônus: Ah, se o seu evento for acadêmico você vai precisar adicionar mais um item a ser cuidado antes do grande dia: a submissão de trabalhos científicos. Nessa parte você vai criar a comissão avaliadora, criar as regras entre outros detalhes.
Dia do evento:
Chegou o grande dia, mas nada de relaxar! Chegue ao evento com seu checklist previamente preparado e verifique se tudo está transcorrendo corretamente. Será preciso checar desde os itens do sorteio, o funcionamento dos equipamentos e como está a organização dos espaços.
Recepção
Verifique se a equipe de recepção está fazendo um bom atendimento, se há dúvidas quanto à localização do espaço, se o momento do coffee break já está sendo providenciado, entre outros detalhes.
Credenciamento
Esse é momento de observar se o credenciamento está fluindo tranquilamente, se há filas, e se houver procurar descobrir qual a causa e tentar resolver, verificar se todos os materiais a serem entregues (crachás e etiquetas aos participantes, bloco de anotações, canetas, etc) estão preparados.
Ah, quer conhecer mais dicas para otimizar a organização do seu evento? Então clica no vídeo abaixo e aproveita!
Pós-evento:
O evento aconteceu e deu tudo certo, ufa! Mas agora chegou o momento de cuidar no pós evento, de calcular as horas e emitir os certificados, analisar tudo que foi realizado, a performance da equipe, os resultados financeiros, e outros detalhes que julgar necessários.
Entrega dos certificados
Nessa etapa você irá analisar as listas de frequência,conferir os horários de entrada e saída para emitir os certificados. Uma ótima opção para agilizar todo o trabalho é enviá-los por e-mail. Hoje você consegue criar e certificados de maneira bem rápida e enviar cada um de maneira bem prática.
Pesquisa de satisfação
Incluir a pesquisa de satisfação no checklist do seu evento pode fazer toda a diferença no feedback necessário para a realização dos futuros eventos. Isso porque elas vão permitir conhecer a opinião de quem participou do evento e conseguir analisar de maneira mais clara o que deu certo e o que precisa melhorar.
Relatórios
Criar relatórios também vai te ajudar bastante no feedback. Nele você vai incluir todos os gastos, como: logística, alimentação, materiais gráficos e a receita final gerada. Você também pode ficar à vontade para adicionar os dados que julgue mais relevantes sobre o trabalho realizado, para fazer uma avaliação mais completa do evento.
Ah, para te ajudar na missão de checar com precisão todas as etapas do seu evento, reunimos essas dicas valiosas abaixo. Ele foi feito especialmente para ser compartilhado, impresso e utilizado como seu check-list pessoal. Aproveite!
Agora que você já viu quais os itens que não podem faltar no seu checklist para eventos, que tal começar a organizar seu evento? Para te ajudar criamos uma planilha para você organizar sua lista de tarefas. Sem dúvidas, com isso, o seu evento será perfeito!
