Contratar uma agência de eventos pode ser mais viável do que organizá-los sem assessoria adequada. Afinal, essas empresas agregam ao encontro científico de forma a alavancar a audiência e manter o sucesso em outras edições.
Outro ponto relevante é a otimização de recursos, o acompanhamento das ações e o levantamento dos custos ao final do evento, possibilitando conclusões sobre quais atividades são produtivas e quais necessitam de melhorias.
No entanto, devido à complexidade desses encontros, uma agência de eventos necessita de uma plataforma automatizada que facilite todas as operações previamente programadas e emita relatórios para o processo decisório.
Se você ainda tem dúvidas sobre a necessidade de buscar por uma parceria para eventos científicos, não deixe de ler o post de hoje e conheça as vantagens para optar por essa estratégia. Boa leitura!
Qual é a principal finalidade de uma agência de eventos?
Organizar um encontro com profissionais renomados, cientistas com grandes publicações ou especialistas em determinado tema é uma tarefa desafiadora, que envolve avaliação da disponibilidade dos congressistas, estudo da localização, custo efetivo, entre outros fatores logísticos.
Além da responsabilidade pela programação e ajustes na grade de apresentação, é fundamental trabalhar com técnicas assertivas de divulgação e acompanhamento dos interessados no evento.
Pensando em todas as etapas relacionadas ao processo e na inexperiência de uma comissão organizadora formada exclusivamente por estudantes, a atuação da agência de eventos vem para suprir essa carência.
Dessa forma, cabe à empresa a responsabilidade pela realização do evento, acompanhando todos os fatores que possam comprometer o sucesso da implantação, bem como prevenir os imprevistos durante as atividades.
Ressalta-se que as decisões são avaliadas em conjunto e que terão o parecer final da comissão organizadora, enquanto a agência fará a mediação entre os congressistas e os participantes.
Por que contratar uma agência de eventos?
Conhecendo os propósitos do evento, o público-alvo e a programação científica, torna-se interessante contratar uma empresa que já tenha experiência no desenvolvimento desse projeto a fim de evitar problemas durante a realização.
Além disso, a agência poderá moldar o evento conforme a complexidade do tema, aproveitar experiências exitosas de outros encontros já realizados, aconselhar a comissão organizadora na definição das ações e propor sugestões viáveis financeiramente sem comprometer a qualidade.
A decisão pela contratação dessa empresa gera confiança aos participantes de que será algo organizado e dos patrocinadores por meio do estabelecimento de parcerias frutíferas feitas em outras ocasiões.
Quais são os motivos para contratar uma agência de eventos?
Sabendo das responsabilidades definidas em contrato entre a comissão organizadora e a agência de eventos, é de suma importância listar os principais motivos para a efetivação desse acordo. São eles:
1. Otimização de recursos
Ao contratar uma empresa especializada em realizar encontros científicos, os benefícios vão além da experiência já adquirida para essa finalidade. Observa-se uma otimização dos recursos como significativa redução do valor investido.
Isso porque a agência de eventos mantém parceria com fornecedores que oferecem serviços por um custo acessível para empresas que são clientes jurídicos frequentes, o que garante contratos mais interessantes do ponto de vista econômico.
Além disso, como já conhecem o trabalho de empresas parceiras, poderão listar os serviços diferenciais entre elas para facilitar a decisão pela equipe organizadora. Esse benefício se reflete na impressão de formulários, aluguel de espaço para eventos, coffee break, além da inclusão de brindes quando pertinentes ao evento.
2. Profissionalização do encontro
Ao contratar uma agência de eventos, ela será responsável pelo cumprimento da programação estabelecida desde o momento pré-evento até a finalização, como o contato com os especialistas convidados e a divulgação do congresso, por exemplo.
Todavia, essas ações devem ser desenvolvidas de forma eficiente, responsável e ética, evidenciando toda a profissionalização apresentada na ocasião da contratação das atividades estabelecidas.
3. Dedicação exclusiva ao processo
Uma comissão organizadora formada por estudantes e equipe administrativa tem outros afazeres além das responsabilidades acordadas entre os membros. Devido a isso, muitas ações podem ser realizadas com atraso ou sem a qualidade almejada.
Sendo assim, a contratação de agências especializadas em promover eventos científicos se dedicará integralmente às atividades formalizadas em contrato, gerando eficiência e diminuindo as chances de cancelamento de um simpósio, por exemplo.
4. Economia de tempo
Um evento científico deve ser eficiente e organizado, independentemente da complexidade e do número de envolvidos, e as atividades idealizadas precisam ser atraentes e ao menor custo.
Sendo assim, além das propostas estabelecidas pela agência de eventos, torna-se essencial trabalhar com plataformas automatizadas que podem agilizar diversos processos antes, durante e depois do evento.
Essa plataforma pode emitir formulários de inscrição, o conteúdo científico e relatórios que apontam o número de inscritos, a porcentagem de ausência após o início do evento, as preferências pelos assuntos abordados, entre outras demandas.
5. Diminuição de riscos
Um encontro científico deve ser bem-planejado para evitar falta de quórum, insatisfação com a didática dos palestrantes e desorganização em relação ao tempo, à divulgação simultânea de assuntos etc.
Essas e outras limitações são previsíveis mediante uma avaliação minuciosa do perfil dos participantes e dos imprevistos já ocorridos em eventos anteriores, fatores que a experiência adquirida ao longo dos anos pode contribuir.
As vantagens oferecidas por uma agência de eventos e pela adição de uma plataforma automatizada são fatores que podem garantir o sucesso do encontro científico. De um lado se observa a experiência na realização de eventos, enquanto de outro se evidencia o aperfeiçoamento dos processos mediante as evoluções dos recursos tecnológicos.
Contratar uma agência de eventos é uma alternativa viável para conseguir os melhores resultados nesse processo, pois uma assessoria especializada pode garantir divulgação ampla do evento, organização das atividades científicas, acompanhamento contínuo para evitar não conformidades e levantamento da percepção dos participantes.
Além disso, quando aliada a novas tecnologias mediadas por plataformas destinadas a essa finalidade, tais como app de check in, o evento científico se torna mais promissor e eficiente.
Agora que já entendeu a importância de profissionalizar o evento por meio da contratação de uma agência de eventos, não deixe de saber como uma plataforma ajuda na elaboração de um calendário de eventos.
