Inúmeros imprevistos podem acontecer na rotina de um organizador de eventos e alguns podem até ser evitados. Mas há aqueles que chegam sem dar sinal, trazendo consequências jamais imaginadas. Foi o que aconteceu no mundo dos eventos com a disseminação do Covid-19 em todo o mundo.
Dos organizadores de eventos de menor porte até os de grandes eventos mundiais sentiram o impacto que a necessidade do isolamento social causou. E o que começou com o adiamento ou cancelamento de alguns eventos nas grandes cidades e epicentros da doença, chegou ao patamar de se tornar obrigatório, por recomendação da Organização Mundial da Saúde (OMS), mudando, por completo, o calendário de eventos no mundo inteiro.
E o que fazer em momentos como esse? Muitos organizadores podem ter recebido e até investido o dinheiro das inscrições, fechado com fornecedores, comprado passagens para os palestrantes, alugado o local, equipamentos e muito mais. E é sobre isso que vamos falar nesse texto!
Continue a leitura e aprenda:
Vamos lá?
O que fazer depois de cancelar ou adiar um evento por conta do Covid-19?
Certamente tomar a decisão de cancelar ou adiar o seu evento não foi fácil, principalmente, se já estava às vésperas do Dia D. Mas são situações como essa que ensinam como é importante estar sempre preparado para lidar com as mais inusitadas situações. Tudo nos serve de aprendizado!
Abaixo seguem alguns pontos importantes que precisam ser cuidados após a sua tomada de decisão, seja ela de adiar ou cancelar o evento por conta do Covid-19. Fale com a sua equipe, separe as tarefas e comece o quanto antes!
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Fale com os palestrantes
É muito importante entrar em contato com cada palestrante do seu evento. Além de demonstrar educação, profissionalismo e gentileza, agir rapidamente também é importante para resolver questões de cancelamento de passagens e hospedagem.
Mas não perca a oportunidade de saber se pode contar com eles em uma nova data, caso o evento seja adiado, ou em outra oportunidade, caso seja cancelado. Ter bons contatos e saber mantê-los é um dos segredos para fazer eventos cada vez melhores!
Ah, verifique também se eles podem se pronunciar em suas redes sociais através de vídeos, por exemplo, falando com os participantes e os animando para uma nova oportunidade de encontro. Veja até se é possível fazer uma live ou gravar um podcast, por exemplo, para não perder o timing do momento e continuar engajando e animando os futuros participantes.
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Informe ao participantes
Ter uma boa comunicação com os participantes é indispensável em qualquer fase do evento. Por isso, se pronuncie através de todos os meios que tiver à disposição, e-mail marketing, grupos no Whatsapp e Telegram, um banner no site do evento e posts nas redes sociais. Também se coloque à disposição para tirar dúvidas e não esqueça de responder comentários e e-mails: você organizará outros eventos e precisa manter o relacionamento!
Saber como falar também é muito importante! Use um tom que passe segurança e confiança, ao mesmo tempo anime seu público-alvo para o retorno das atividades e próximos eventos, afinal, eles não vão parar! Nesse momento, a confiança é essencial, mas também é de bom tom reforçar que é preciso ser solidário e responsável com o cenário mundial.
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Reembolso
Uma dos primeiros detalhes que você precisa atentar é para a necessidade de reembolso do participante. Caso tenha começado a vender as inscrições, os inscritos vão entrar em contato o quanto antes para saber qual o seu posicionamento. Estar preparado para atender e respondê-los da melhor forma vai demonstrar compromisso e responsabilidade!
É muito importante criar – e manter! – um contato transparente para a experiência do participante ser a melhor possível. Ser atencioso, sobretudo, em relação ao dinheiro dele é fundamental! E não é porque o evento foi cancelado ou adiado que você pode descuidar disso, pelo contrário.
Em casos como esse, a melhor decisão é verificar com a plataforma que você utiliza para mediar suas vendas e ver quais as possibilidades de reembolso. Por isso é importante preparar, lá na fase do planejamento, o regulamento do evento, como também a política de reembolso e disponibilizar no site. Esse cuidado facilita, e muito, toda a organização, principalmente, nesses momentos!
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Cancelar fornecedores
Falar com todos os fornecedores também é indispensável. Faça uma lista com todos eles: os responsáveis pelos materiais gráficos, coffee-break, equipamentos de som e iluminação e outros específicos do seu evento. E, atenção, nesse momento é importante ter em mãos o contrato e analisar todos os pontos do acordo que foi feito.
E, ah, vale investir no bom senso e o seu jogo de cintura: em situações como a que estamos vivendo, é possível chegar a uma alternativa que ninguém saia no prejuízo. Custa nada lembrar aos seus fornecedores que você ainda vai organizar eventos quando a crise do Covid-19 passar!
Como falei anteriormente, essas situações nos servem de experiência para outras oportunidades. Caso tenha tomado algum prejuízo por falta de atenção ou por não ter se prevenido, esse é o momento de aprender e se organizar para seus próximos eventos!
Que tal transformar seu evento presencial em online?
Ao ler esse texto você já deve ter tomado a sua decisão e estar trabalhando em algumas das etapas que falei acima. Mas já pensou que existe mais alternativas que cancelar ou adiar? Já considerou a possibilidade de fazer eventos online? Saiba que essa é a oportunidade de expandir a sua marca e alcançar um número ainda maior de pessoas e fazer seu evento chegar a lugares que você nunca imaginou!
Você já deve ter percebido como depois da disseminação do Covid-19 pelo mundo as pessoas têm usado, ainda mais, do ambiente online. Neste período de confinamento, a internet e todo o universo digital têm sido uma maneira de se reinventar e descobrir as possibilidades para muitos mercados, inclusive, o dos eventos. Então, está esperando o quê? Vá ao encontro deles, ou melhor, leve seu evento até eles!
Enxergar oportunidades de ampliar seus eventos em época de desafios e até tentar algo novo fará toda a diferença. Dá só uma olhada nesse guia completo de como organizar e transmitir um evento online para se inspirar e ver como é mais simples do que você pensa!
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Conte com uma plataforma de eventos!
Ao decidir fazer o seu evento online é importante contar com um suporte que facilite a execução das demandas que vão surgir, como a venda de inscrições online, criação e envio dos certificados, cadastro e acompanhamento das vendas dos afiliados do evento, envio de e-mails personalizados para divulgar e engajar, entre outras. E as plataformas de eventos podem ser a solução ideal!
A Doity está incentivando bastante a realização dos eventos online e até reduziu a taxa para os eventos criados entre os meses de abril e junho de 2020, além de criar materiais específicos para tirar todas as dúvidas e de deixar sua equipe de atendimento inteiramente disponível! Vale a pena entrar em contato e saber mais!
Ah, e ela desenvolveu um espaço virtual para a transmissão de eventos online que é totalmente integrada à parte de gerenciamento de eventos: a Doity Play! Por ela você pode oferecer um chat exclusivo, para garantir a interação durante todo o evento, como também a possibilidade de criar um aplicativo do evento e fazer a transmissão ao vivo por lá também!
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