O credenciamento é uma das etapas mais críticas da organização de eventos. É através dele que os participantes obtêm acesso ao evento e recebem todas as informações importantes sobre sua participação. No entanto, o processo de credenciamento pode ser um desafio para os organizadores, especialmente em eventos maiores, onde há grande fluxo de pessoas e muitas informações para serem coletadas.
Além disso, o processo de credenciamento pode influenciar diretamente a experiência dos participantes e a imagem que eles têm do evento. Um credenciamento mal planejado ou com problemas pode levar a filas intermináveis, atrasos na entrada dos participantes e frustração geral. Por outro lado, um credenciamento bem organizado e eficiente pode melhorar a imagem do evento e tornar a experiência dos participantes mais agradável.
O credenciamento se torna ainda mais crítico em eventos de médio e grande porte, eventos pagos, congressos, feiras, eventos científicos e eventos corporativos, onde filas, erros de identificação ou falhas no controle de acesso impactam diretamente a experiência do participante e a imagem do evento.
Neste artigo, vamos explorar a importância do credenciamento em eventos e oferecer dicas para tornar esse processo mais eficiente e seguro. Veremos como é possível usar a tecnologia para agilizar o processo de credenciamento e evitar problemas comuns, como erros na digitação de informações e filas excessivamente longas. Se você é organizador de eventos ou está envolvido na organização de um evento, continue lendo para descobrir como tornar o processo de credenciamento mais tranquilo e eficiente.
Quando o credenciamento precisa ser automatizado
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Eventos com grande fluxo de pessoas
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Eventos pagos
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Eventos com controle de presença ou carga horária
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Eventos com áreas restritas ou múltiplas atividades
Como montar o credenciamento de um evento de médio e grande porte?
Montar um credenciamento em um evento de médio ou grande porte requer uma boa dose de planejamento e organização. Nesta seção, vamos explorar algumas etapas fundamentais para criar um processo de credenciamento eficiente.
- Defina o fluxo de participantes: é importante definir como será o fluxo dos participantes desde a chegada até o acesso ao evento. Considere fatores como a localização do evento, o número de participantes esperados e as possíveis filas. Isso ajudará a definir quantas estações de credenciamento serão necessárias e como elas serão organizadas.
- Escolha uma plataforma de credenciamento: há diversas plataformas disponíveis no mercado para realizar o credenciamento de participantes. É importante escolher uma que atenda às necessidades do seu evento, permita a personalização de formulários e a integração com outras ferramentas de gestão.
- Coletando informações dos participantes: defina quais informações serão coletadas dos participantes e como elas serão usadas. Considere informações como nome, e-mail, telefone, cargo, empresa, entre outras. Certifique-se de que as informações solicitadas sejam essenciais para a participação no evento e para o contato posterior com os participantes. É importante utilizar uma plataforma que permita criar o formulário de inscrição e coletar esses dados com antecedência.
- Defina as políticas de segurança: o credenciamento é uma etapa importante para garantir a segurança do evento. Defina políticas claras de segurança, como a verificação de documentos, uso de crachás de identificação e controle de acesso a áreas restritas.
- Treine a equipe de credenciamento: a equipe responsável pelo credenciamento deve estar bem treinada e preparada para lidar com os participantes. Certifique-se de que todos estejam familiarizados com as políticas de segurança, saibam como usar a plataforma de credenciamento e estejam preparados para lidar com possíveis problemas.
- Contrate bons equipamentos: ao montar o credenciamento em um evento de médio ou grande porte, é importante contar com equipamentos de qualidade e com suporte técnico para instalação e uso. A escolha de equipamentos adequados para a quantidade de participantes e para as necessidades do evento pode evitar problemas como falhas no sistema ou congestionamento de dados.
- Tenha suporte técnico: ter suporte técnico disponível durante o evento pode ajudar a solucionar problemas rapidamente e garantir o bom funcionamento do credenciamento. Considere contratar empresas especializadas em soluções tecnológicas para eventos para garantir que seu credenciamento esteja equipado com os melhores recursos disponíveis.
Importante: Muitos organizadores cometem o erro de tratar o credenciamento como uma solução isolada. Quando o credenciamento não está integrado ao sistema de inscrições, pagamentos e certificados, surgem retrabalhos, inconsistências de dados e atrasos no evento. Por isso, faz mais sentido optar por plataformas que integrem todas essas etapas em um único sistema.
Seguindo essas etapas, é possível criar um processo de credenciamento eficiente e seguro para eventos de médio e grande porte. Lembre-se de que a boa organização é fundamental para garantir a satisfação dos participantes, uma ótima experiência desde a entrada e o sucesso do evento.
Os principais benefícios de utilizar uma plataforma para credenciamento em eventos
O credenciamento automatizado surge no cenário dos eventos para facilitar a vida do organizador. Ele conduz com maestria a entrada dos participantes porque otimiza e gerencia melhor o tempo do convidado no evento, desde a sua inscrição até o momento de ele ir embora.
Os benefícios do credenciamento automatizado aparecem tanto para a organização quanto para o participante. Eles impactam custos, tempo, controle e percepção de qualidade do evento.
Por isso, muitas empresas investem nesse modelo de credenciamento devido às inúmeras vantagens, tais como:
- reduz os custos;
- evita filas;
- faz com que o fluxo aconteça naturalmente;
- proporciona mais comodidade aos participantes;
- simplifica os processos;
- é feito pela secretaria;
- facilita a mensuração de resultados;
- controla o acesso de pessoas.
Principalmente se você nunca utilizou um credenciamento automatizado no seu evento, deve estar se questionando: eu preciso mesmo investir em uma plataforma de eventos? Se você está com essa dúvida, confira os principais benefícios oferecidos:
Auxilia na agilidade e na otimização do trabalho da secretaria do evento
A secretaria é responsável por dar as boas-vindas aos participantes. Ela concentra boa parte do impacto positivo ou negativo do credenciamento, já que é o primeiro ponto de contato do participante com o evento.
Confira o que a secretaria precisa fazer manualmente com a chegada dos convidados:
- conferir o nome completo e o documento de todos os participantes;
- certificar-se de que o participante efetuou o pagamento da inscrição;
- realizar a cobrança da inscrição e emitir o recibo;
- preencher os dados pessoais incompletos;
- conferir os dados pessoais;
- entregar os brindes dos patrocinadores;
- preencher e entregar a credencial;
- repassar o cronograma;
- direcionar o convidado.
Essas atividades de recepção são bem burocráticas, e esse é o primeiro contato que o participante tem com o seu evento. Isso significa que tudo precisa funcionar adequadamente para causar uma boa impressão e, é claro, evitar conflitos.
Agora, imagine que tudo isso pode ser solucionado com um credenciamento de participantes automatizado: o convidado chegou ao seu evento, seus dados cadastrais já estão preenchidos, ele já efetuou o pagamento e já conferiu o cronograma. Assim, a secretaria precisa apenas controlar a sua entrada e direcioná-lo ao local do evento. Certamente a secretaria se beneficiaria (e muito), você não acha?
O que um bom sistema de credenciamento em eventos precisa oferecer
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Integração com inscrições e pagamentos
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Check-in rápido por nome ou QR code
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Controle de entrada e saída
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Geração automática de certificados
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Relatórios de presença
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Suporte técnico durante o evento
Facilita a entrada dos participantes
É fato que as pessoas não gostam de enfrentar filas. Pior ainda se precisarem ficar minutos (ou horas) esperando chegar a sua vez para entrar no evento. Conforme citamos no item anterior, se esse procedimento de entrada for realizado de maneira manual, é inevitável que as filas aconteçam.
Tenha em mente que criar uma experiência agradável para os seus convidados facilitará a repercussão positiva do evento. Isso não significa investir nas melhores atrações tecnológicas, e sim, ter a certeza que todo o fluxo de chegada e saída dos participantes acontecerão rapidamente.
#DicaDoity: Invista em uma plataforma de eventos para realizar o credenciamento automatizado e ter rapidez e autonomia no seu evento. Com ela será possível imprimir as etiquetas para colar diretamente nos crachás e dar adeus a esses processos manuais.
Oferece suporte ao seu evento
Além de todo o planejamento de entrada e saída dos participantes, você precisa se preocupar com a divulgação e a venda das inscrições. Afinal, o sucesso do seu evento depende da participação e do envolvimento deles.
Isso normalmente é feito de maneira manual e separada. Contudo, uma plataforma de eventos possibilita que o planejamento de comunicação e marketing seja integrado. Isso significa que você pode criar um site contendo todas as informações necessárias (data, programação, valores etc.).
As plataformas possibilitam que você tenha autonomia para criar e personalizar o seu próprio site, além de integrá-lo aos seus demais canais de divulgação, como as redes sociais e os sites dos patrocinadores.
Controla a entrada e a saída dos participantes
Quando você não tem um credenciamento automatizado, não consegue controlar quanto tempo o participante ficou no seu evento — principalmente em cursos, congressos ou eventos acadêmicos, isso é de extrema importância.
A plataforma de eventos permite a realização do credenciamento automatizado. Ela registra a hora de entrada e de saída do indivíduo, fazendo com que você consiga contabilizar a carga horária e o tempo para inserir no certificado do participante.
Emite os certificados
Se você trabalha de forma manual, muito provavelmente manda imprimir todos os certificados em uma gráfica e insere o nome dos participantes quando eles chegam ao evento — um por um.
Você já viu que a plataforma de eventos possibilita registrar a carga horária do participante, certo? Essa carga horária é contabilizada e sai automaticamente no seu certificado, que é feito pelo sistema e impresso somente para os presentes.
Além disso, você tem a certeza de que o nome do participante está correto, visto que foi ele quem preencheu os dados — isso evita ter que refazer certificados por erros de digitação por parte da secretaria.
Oferece diversas funcionalidades pra credenciamento em eventos
Um credenciamento automatizado possui diversas finalidades, e ao contrário do que muitos pensam, ele não acompanha somente a entrada do participante — facilitando ainda mais a sua organização.
Confira mais algumas funcionalidades:
- registra a presença e confere se todos os inscritos participaram do evento;
- imprime as etiquetas com os dados dos participantes;
- possibilita a venda de inscrições online, evitando desgaste desnecessário com deslocamento para efetuar a compra em um local físico;
- proporciona a possibilidade de aplicar pesquisa de satisfação para a mensuração de resultados.
Onde a Doity se encaixa no credenciamento de eventos
No Brasil, plataformas como a Doity são utilizadas quando o organizador precisa centralizar inscrições, pagamentos, credenciamento, controle de presença e emissão de certificados em um único sistema. Esse modelo é comum em eventos acadêmicos, corporativos, esportivos e institucionais, onde o controle de acesso e a experiência do participante são essenciais.
Organizar eventos é uma atividade que necessita de muito planejamento estratégico em todas as etapas. Por isso, contar com a ajuda das novas tecnologias, como é o caso da plataforma de eventos, facilita a sua organização. Por meio dela é possível aproveitar diversas funcionalidades e promover um evento de sucesso.
Investir em um credenciamento automatizado não é apenas uma questão de tecnologia, mas de organização, experiência e controle. Avaliar o tipo de evento, o volume de participantes e o nível de controle necessário ajuda a escolher a solução mais adequada.
Neste post você conferiu alguns motivos para investir em uma plataforma de eventos para automatizar o seu credenciamento. Gostou das nossas dicas? Então aproveite para entrar em contato conosco para conversarmos melhor sobre esse benefício!
Perguntas frequentes sobre credenciamento em eventos
O que é credenciamento em eventos?
Credenciamento em eventos é o processo de identificação, registro e liberação de acesso dos participantes. Ele acontece geralmente na entrada do evento e envolve a conferência de dados, controle de presença e entrega de crachás ou credenciais.
Por que o credenciamento é uma etapa crítica do evento?
O credenciamento é o primeiro contato do participante com o evento. Um processo lento ou confuso pode gerar filas, atrasos e uma impressão negativa. Já um credenciamento organizado contribui para uma experiência mais fluida e melhora a percepção geral do evento.
Quando o credenciamento precisa ser automatizado?
O credenciamento automatizado é recomendado em eventos de médio e grande porte, eventos pagos, congressos, feiras, eventos científicos, corporativos e esportivos, especialmente quando há grande fluxo de pessoas ou necessidade de controle de acesso e presença.
Qual a diferença entre credenciamento manual e automatizado?
No credenciamento manual, os dados são conferidos em listas impressas ou planilhas, o que aumenta o risco de erros e filas. No credenciamento automatizado, os dados já estão cadastrados no sistema, permitindo check-in rápido por nome, QR code ou voucher digital.
O credenciamento automatizado ajuda a evitar filas?
Sim. Como os dados dos participantes já estão registrados, o processo de entrada é mais rápido. O check-in pode ser feito em poucos segundos, reduzindo filas e melhorando a experiência do participante.
É necessário usar um aplicativo para credenciamento em eventos?
Não é obrigatório, mas o uso de um aplicativo facilita o processo. Aplicativos de credenciamento permitem realizar o check-in usando apenas um smartphone, sem a necessidade de equipamentos complexos ou listas impressas.
O credenciamento pode ser integrado à venda de inscrições?
Sim. Quando integrado, o sistema utiliza os mesmos dados da inscrição para o credenciamento, evitando inconsistências e retrabalho. Essa integração também facilita o controle financeiro e o acompanhamento de presença.
O credenciamento automatizado permite controlar a presença dos participantes?
Sim. O sistema registra a entrada e, em alguns casos, a saída dos participantes, permitindo controlar o tempo de permanência no evento. Isso é especialmente importante em cursos, congressos e eventos acadêmicos.
O controle de presença influencia a emissão de certificados?
Sim. Em sistemas integrados, a presença registrada no credenciamento pode ser usada para calcular automaticamente a carga horária e emitir certificados personalizados apenas para participantes presentes.
O credenciamento automatizado melhora a segurança do evento?
Sim. Ele permite controlar o acesso a áreas restritas, identificar participantes e evitar entradas indevidas. O uso de crachás, QR codes e registros digitais aumenta a segurança e a rastreabilidade.
O credenciamento pode ser usado em eventos gratuitos?
Sim. Mesmo em eventos gratuitos, o credenciamento automatizado ajuda a controlar o número de participantes, organizar o fluxo de entrada e coletar dados importantes para análises posteriores.
Onde a Doity se encaixa no credenciamento em eventos?
No Brasil, a Doity é utilizada quando o organizador precisa centralizar inscrições, pagamentos, credenciamento, controle de presença e emissão de certificados em um único sistema, sem depender de ferramentas externas.
Como escolher a melhor solução de credenciamento para meu evento?
A melhor solução depende do tipo de evento, do número de participantes e do nível de controle necessário. Avaliar se o credenciamento está integrado às demais etapas do evento ajuda a reduzir erros e melhorar a organização.
