Eventos são sempre uma ótima chance de produzir conhecimento, estimular a interação e contribuir para o crescimento das pessoas. Os eventos corporativos não são diferentes: realizá-los faz parte de uma boa cultura organizacional, engajam profissionais e refletem na motivação das equipes.
Mas antes de começar a organizar um evento corporativo é preciso entender os objetivos, o público-alvo, qual tipo melhor se encaixa às necessidades da empresa, além da verba e o tempo disponível para deixar tudo pronto. Afinal, para que um evento traga retorno e corresponda às expectativas dos organizadores ele precisa ser estratégico.
Por isso, preparamos um texto com dicas e respostas para as dúvidas que podem surgir durante a organização. A ideia é deixar você super seguro para realizar o seu evento. Vamos lá!
Nesse texto vamos aprender:
- Por que organizar eventos corporativos
- Tipos de eventos corporativos
- Como organizar?
- Tendências e novidades
O que são eventos corporativos?
Como o próprio nome sugere, os eventos corporativos são focados em organizações, empresas, ou instituições. O objetivo é promover relacionamentos entre colaboradores, clientes ou parceiros. É um modelo de evento que se propõe a cultivar e desenvolver a marca e as pessoas de uma empresa.
Independentemente da modalidade e do tamanho, os eventos corporativos são concebidos sempre com viés mercadológico e institucional, mas sem esquecer do aspecto inspiracional e motivacional que une equipes em torno de uma finalidade comum.
Por que eventos corporativos são importantes?
Eventos dessa natureza têm um objetivo muito claro: fortalecer a imagem organizacional. Mas mesmo diante dessa aparente simplicidade é necessário entender que as variáveis para serem observadas e estimuladas em um evento corporativo são muitas.
Isso acontece porque uma instituição não é feita apenas de aspectos financeiros ou materiais, as pessoas são muito importantes. Eventos corporativos estratégicos contribuem – e muito! – para:
- Criar um ambiente de compartilhamento
- Estimular a interação
- Aumentar a motivação
- Fortalecer a marca e a instituição
- Apresentar novidades
- Mudar comportamentos e paradigmas
- Debater novas estratégias
- Buscar soluções mais inovadoras
- Celebrar datas especiais
- Fazer exposições para parceiros e fornecedores
#DicaDoity – O capital intelectual e humano de uma organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, são como um tesouro: incomparável. Eventos são importantes para empresas porque eventos são feitos para pessoas. E o que são as empresas se não as pessoas? Então, vai organizar um evento? Pense em gente! No banner aqui embaixo tem um ótimo jeito de começar!
Tipos de eventos corporativos
Nesse texto já falamos um pouco sobre a importância de organizar eventos de forma estratégica e um dos critérios para tudo seja um sucesso é escolher o tipo de evento certo para atingir o público e os objetivos desejados. Conheça os principais e analise qual se encaixa melhor às suas prioridades.
- Bootcamp – Esse tipo de treinamento busca apresentar as habilidades de um profissional. Para chegar aos resultados de forma mais rápida, o modelo foca, exclusivamente, em atividades prática.
- Congresso – Com uma temática principal tem o objetivo de apresentar e discutir assuntos para enriquecer o conhecimento dos participantes.
- Convenção – A ideia é apresentar um tema e discutir sobre ele. É um evento corporativo bem comum em encontros de empresas ou categorias profissionais.
- Feira – Busca expor produtos e marcas. É uma excelente ferramenta de marketing para promover interação entre os visitantes.
- Palestra – O objetivo é educar, aperfeiçoar e motivar. Por ter um perfil bem flexível e variável pode ser realizada para diversos públicos.
- Roadshow – É um evento itinerante, realizado na forma de circuito. Funciona muito bem para quem deseja promover uma marca, um produto ou serviço, já que tem a característica de estar muito próximo do público.
- Treinamentos/Cursos – Ideal para capacitar e qualificar os colaboradores. Podem ter natureza técnica ou comportamental, mas precisam atingir o objetivo de motivar e impulsionar o crescimento.
- Workshop – Tem um perfil promocional ou comercial. Quem participa tem a oportunidade de trabalhar o tema de maneira mais prática, com a exposição, discussão e conclusão sobre o assunto proposto.
Ah, se tiver mais dúvidas dá uma olhada nesse vídeo que preparamos sobre os tipos de eventos!
#DicaDoity – Antes de decidir qual escolher, que tal saber como anda o mercado de eventos? Será que o ano promete boas novas? A maré é favorável? O nosso CEO fez uma análise sobre o cenário e pode te ajudar. Confere aqui.
Como organizar eventos corporativos?
Um evento não nasce do dia para noite! São necessárias muitas etapas até que ele seja realizado – e com sucesso, claro! Para que tudo corra bem é preciso ficar atento, cercar-se de pessoas que te ajudem na missão de organizar um evento, além de ter jogo de cintura para lidar com os imprevistos – porque, sim, eles virão!
Mesmo que já exista experiência na realização de eventos corporativos é preciso tomar cuidado para não esquecer de nenhum detalhe. Então, a dica é seguir o conselho do Rei para o Coelho Branco, em Alice no País das Maravilhas: “Comece pelo começo e prossiga até chegar ao fim”. E de que começo estamos falando se não do planejamento?
Planejamento
Defina os objetivos, data, local, público-alvo. Essas informações são essenciais para você proporcionar uma ótima experiência aos participantes do evento. Pular essa fase não é uma opção. Planeje-se!
Orçamento
Ainda que seja possível organizar um evento com poucos recursos, definir a verba e o valor máximo dos investimentos será o norte para gastos com local, equipamentos, equipe e brindes, por exemplo. Uma planilha pode te ajudar muito nessa tarefa!
Divulgação
Seu evento precisa de estratégias para ser conhecido. Ainda que seja apenas para colaboradores ou clientes, a divulgação é importante para a manutenção, memória e visão positiva da sua marca. Mostre aos futuros participantes porque seu evento será incrível!
Inscrições/Site
Vender as inscrições online é uma ótima alternativa que traz comodidade para o participante, segurança nas transações financeiras e simplicidade na operação de compra. Tudo isso pode ser feito através do site do evento, onde o organizador pode colocar informações importantes e até fotos de edições anteriores. Há gerenciadores de eventos que reúnem essas funções. Conheça e experimente!
Recepção
Contrate uma equipe qualificada e preparada para receber seu convidados e participantes. Escolha com cuidado, treine e transmita a mensagem fundamental: a construção da experiência no dia do evento começa na forma como as pessoas são recebidas. Gentileza, simpatia e cordialidade são mandamentos!
Credenciamento
Reduza as filas, melhore a impressão do participante e construa uma imagem super positiva do seu evento. Lembre-se: credenciamentos lentos e burocráticos nunca deixam lembranças positivas. A equipe de secretaria deve estar alinhada e você ainda pode contar com a tecnologia para agilizar esse processo.
Certificados
A depender do tipo de evento corporativo esse documento pode ser muito desejado! Os certificados costumam dar credibilidade a um evento e chamam a atenção de possíveis participantes. O processo de emissão de certificados é trabalhoso, mas há formas de torná-lo mais simples. Conheça aqui.
Pesquisa de satisfação
Colher os feedbacks é fundamental para corrigir as falhas e manter os pontos positivos em próximas edições. Saber a opinião do participante sobre o evento é uma forma de fazê-lo se sentir parte de tudo, afinal, quem não gosta de ser ouvido?
Relatórios
Depois do evento é essencial fazer um balanço dos custos e a mensuração dos resultados para entender o quanto todo o esforço da organização rendeu e se tudo foi investido da forma correta. Só assim é possível identificar os erros e comemorar os acertos.
O que é tendência?
Pelo texto já deu para perceber o quanto os eventos empresariais estão voltados à experiência dos participantes – aliás, esse é uma tendência que vem dominando todos os tipos de eventos! Agradá-los sem perder o foco e alinhando os objetivos e a qualidade das etapas é o sonho de qualquer organizador.
Fizemos uma lista com cinco tendências para deixar seu evento corporativo ainda mais atraente e inspirador. Dá uma olhada logo abaixo!
- Brindes digitais (digital swag bags) – Vale-presente virtual, conteúdos exclusivos, descontos em cursos, tudo para fugir dos usuais brindes físicos!
- Hologramas – O convidado que você mais contava não vai poder comparecer? Os custos de passagem e hospedagem excedem o orçamento? É possível organizar uma palestra, um show ou apresentações artísticas inteiras por holografia e deixar todo mundo encantado!
- No money – Os organizadores já têm a opção de investir em sistemas cashless para consumo dentro do evento (refeições, souvenirs, livros etc) que permitem vincular os pagamentos a contas pré-pagas ou faturas de cartões de crédito. Dinheiro em espécie está cada vez mais raro!
- Sustentabilidade – Reduzir a quantidade de materiais impressos, utilizar recicláveis e usar de forma responsável a água e os recursos energéticos é muito mais que um trabalho de marca, é uma preocupação com o planeta.
- Transmissão em tempo real (crowd streaming) – A era do compartilhamento chegou para ficar. Eventos consolidados já transmitem as atividades nas redes sociais, engajando mais o público e reforçando a presença da marca no mundo virtual.
Fica difícil imaginar que você ainda duvide do poder dos eventos corporativos. A melhor maneira de testar a eficiência é colocando tudo em prática. A gente já te ajudou com a dicas e direcionamentos desse texto, ainda tem a planilha no banner aqui embaixo e, claro, toda nossa torcida para que o seu evento seja um sucesso!
