Está pensando em realizar uma jornada científica em sua faculdade, ou até mesmo um congresso, e não sabe por onde começar? Preparamos um passo a passo prático e útil para ajudar você na missão de organizar um evento acadêmico de sucesso.
São 11 passos essenciais para que seu evento ocorra de forma planejada, atraia o público e gere bons resultados. Confira a seguir:
1 – Determine o tema e o público-alvo
O primeiro passo é determinar o tema geral do evento! Você precisa determinar qual área do conhecimento ele abordará, quais cursos acadêmicos ele pode atingir e qual será o foco principal do evento.
Por exemplo, suponhamos que será uma jornada científica na área de saúde, que será focado em tratamentos multidisciplinares para transtornos de ansiedade e abrangerá cursos como psicologia, medicina, terapia ocupacional e fisioterapia. Com essas definições, você tem um ponto de partida.
Em seguida, você precisa determinar seu público-alvo, pois as expectativas dessas pessoas devem ser atendidas durante o evento. No exemplo citado, o público seria formado por estudantes dos cursos citados, que estão no meio ou perto do fim do curso e que tem interesse pela área de tratamentos para ansiedade.
Ao definir para quem você está fazendo um evento, você aumenta as chances de montar uma programação surpreendente e garantir o sucesso da jornada!
2 – Escolha local e data
Defina o local em que o evento será realizado bem como a data. Muitas vezes, um está condicionado ao outro por razões de disponibilidade do local. Esse deve ser o seu segundo passo!
Importante: no momento de escolher a data, pense se ela realmente seria a melhor para o público que você espera no evento.
3 – Liste os possíveis palestrantes e contate-os
Os palestrantes são peças-chave para o sucesso do evento! Afinal, eles ajudam a dar credibilidade e atraem participantes para sua jornada ou congresso.
Sendo assim, faça uma lista das pessoas que poderiam encantar seu público. Palestrantes que tenham conteúdo relevante e sejam bons oradores. Em seguida, entre em contato com eles por email para verificar disponibilidade e valores.
A sua decisão deve ser baseada em disponibilidade do profissional, disponibilidade de orçamento e, claro, relevância do conteúdo.
4 – Faça um planilha de custos
Depois de contatar os palestrantes, é hora de começar a fazer sua planilha de custos! Nela, você deve colocar todos os serviços que serão contratados (local, seguranças, cerimonial, buffet, som, iluminação, etc.) e seus possíveis ou reais custos.
Essa planilha vai dar a você uma previsão de gastos e, consequentemente, o quanto você vai precisar arrecadar para custear o evento. E isso nos leva ao próximo passo!
5 – Defina como será arrecadado o valor necessário
Organizar um evento acadêmico não é fácil e muito menos sai de graça, correto? Para custear os gastos, você precisa definir como o valor necessário será arrecadado.
Por exemplo, você pode apostar na venda de inscrições, solicitação de patrocínios, rifas e sorteios. Sabemos que conseguir patrocínio não é algo fácil, correto? Pensando nisso, recomendamos que você tente arrecadar o dinheiro por meio da venda de inscrições.
6 – Trace um plano de ação
Agora que você sabe onde quer chegar e o que precisa alcançar, é hora de montar um plano de ação, que guiará você para a execução do evento.
Esse plano deve conter as principais ações e atividades, bem como seus prazos e as pessoas que ficarão responsáveis por cada detalhe.
Ele vai ajudar você a ter um panorama geral do andamento do seu evento. Um modo fácil de organizar esse plano é utilizando a ferramenta Trello, que é gratuita e está disponível para computador e smartphone.
7 – Crie um site para divulgar o evento e vender inscrições
Chegou a hora de divulgar seu evento e vender muitas inscrições! Para isso, o ideal é que você tenha um site, onde os participantes possam se inscrever e pagar online.
Antes, essa tarefa era muito complexa, pois era necessário contratar um designer para fazer o layout, um programador para desenvolver o sistema e esperar um certo tempo. Além é, claro, de investir uma boa grana.
Entretanto, hoje é possível fazer isso de forma simples graças às plataformas de eventos.
Por lá, você pode personalizar site, vender inscrições online, receber e avaliar trabalhos científicos, imprimir etiquetas para crachás, realizar credenciamento e ainda emitir certificados. Facilita muito a sua vida e ainda economiza seu tempo! Ah, e não possui nenhum custo inicial.
Lembre-se: na hora de personalizar seu site, preocupe-se com a identidade visual, pois ela é importante para o sucesso do seu evento!
8 – Decida como será a entrega de certificados
Você tem duas opções nesse passo: optar pelo modo tradicional ou utilizar uma plataforma de eventos.
Com o modo tradicional, você precisa criar um modelo de certificado, colocar o nome de cada participante um a um, imprimí-los individualmente, solicitar assinatura dos responsáveis e entregá-los ao fim do evento. Um baita trabalho, não é?
Caso você opte por usar uma plataforma de eventos, você terá a facilidade de personalizar o certificado e enviar para todos os inscritos apertando apenas um botão. Os participantes recebem por email e têm acesso sempre que precisarem. Ou seja, todo o trabalho de preencher e assinar um a um será evitado e você vai ganhar tempo!
Ao optar por entregar os certificados impressos, utilizando uma plataforma de eventos, você só precisar personalizar e selecionar a opção imprimir todos. Os certificados dos participantes credenciados no evento ficarão disponíveis para impressão!
9 – Faça uma checklist para o dia do evento
O dia do evento vai se aproximar e você deve criar uma checklist para o grande dia! Isso porque você estará com muitas atividades e com a ansiedade a mil por hora, o que pode gerar esquecimento ou confusões.
Sendo assim, anote todas as atividades que devem ser realizadas no dia. Por exemplo, conferir funcionamento do som, ajustar temperatura do ar condicionado, garantir que os palestrantes chegarão no horário e afins.
10 – Organize previamente o processo de credenciamento
O credenciamento em um evento acadêmico muitas vezes gera dor de cabeça para os organizadores! Isso pode acontecer caso você não defina um processo de credenciamento eficiente, e com isso filas podem ser geradas e participantes podem ficar irritados. Temos certeza que não é isso que você quer, certo?
Sendo assim, determine e organize o credenciamento previamente. Quantas pessoas ficarão responsáveis pela secretaria? Como será feita a impressão de etiquetas e confecção de crachás? Os participantes receberão algum kit?
As plataformas de evento também podem ser úteis para facilitar todo esse processo. Ah, e não esqueça que evitar filas é uma estratégia importante para a reputação da jornada ou congresso.
Ah, confira mais algumas dicas de como otimizar a organização do seu evento no vídeo abaixo!
11 – Prepare-se para imprevistos
Seja precavido! Não deixe que os imprevistos peguem você de surpresa! Elenque possíveis imprevistos que podem ocorrer e que soluções você adotará caso necessário.
Por exemplo, o que você fará se houver queda de energia? E se o equipamento de som der problema? E se um palestrante atrasar? E se algum incêndio? Tenha uma saída em mente (e anotada) para cada um dos possíveis problemas!
Ufa! Organizar um evento acadêmico não é uma coisa fácil, não é mesmo? Mas vamos recapitular todos os passos:
- Determine o tema e o público-alvo
- Escolha local e data
- Liste os possíveis palestrantes e contate-os
- Faça um planilha de custos
- Defina como será arrecadado o valor necessário
- Trace um plano de ação
- Crie um site para divulgar o evento e vender inscrições
- Decida como será a entrega de certificados
- Faça uma checklist para o dia do evento
- Organize previamente o processo de credenciamento
- Prepare-se para imprevistos
Para que você possa se aprofundar mais em como organizar um evento acadêmico, preparamos este manual completo e gratuito! Confira:
