Quem está no mercado de trabalho já conhece bem a rotina. E quem está começando precisa logo saber que planejar evento não é algo rápido e fácil. Mas calma! O segredo é um planejamento estratégico com um roteiro de atividades detalhado desde o pré até o pós, passando pela execução no dia no evento.
E acredite: dedicar-se um pouco a isso irá compensar, pois vai lhe poupar tempo no decorrer das ações executadas, além garantir que detalhes pequenos, porém essenciais, não sejam esquecidos, o que evitará estresse no futuro. E é para ajudar que estamos aqui com este post!
Antes de começar a pensar no que você precisa para o seu evento e quantos participantes deseja, deixe claro porque você o está realizando. Quais são as suas metas e qual o perfil de pessoa que deve ser alcançado? O contexto é importante neste sentido: uma primeira edição visa atrair o público, enquanto a quinta pode ter como prioridade consolidar sua ideia. Comparecerão estudantes, professores e profissionais ou apenas um nicho?
Defina bem o seu projeto para que todos os envolvidos trabalhem em conjunto e atinjam os objetivos estabelecidos. A partir dessa clareza de ideias é que você começa a pensar nos próximos passos, utilizando a melhor estratégia para obter sucesso e tudo se inicia bem com um checklist. Para facilitar a construção do ideal para o seu evento a gente preparou esse vídeo. Assista e continue acompanhando o que é essencial para o seu checklist através dos próximos tópicos desse texto!
Os primeiros passos para planejar evento
- Divida a sua equipe com tarefas estabelecidas para cada um. É claro que vocês podem se ajudar, mas designar funções ajuda a agilizar e poupar o trabalho do grupo. E tenha um deadline de acordo com a complexidade em cumprir cada atividade.
- Estabeleca uma data (com cuidado para não cair em um feriado ou no mesmo dia de outro acontecimento grande na cidade), o horário e um local que seja acessível e seguro (as dicas sobre como encontrar o melhor ambiente nós te damos aqui).
- Delimite o orçamento. Lembre-se: sua tarefa é planejar evento, não idealizar. Por isso, é preciso esclarecer o limite de gastos. Não adianta querer algo impossível de realizar com uma quantidade específica de dinheiro. Mas para garantir alguns recursos extra, você pode buscar patrocínios e parcerias!
- Entre em contato com os palestrantes, convidados e profissionais, e tenha sempre substitutos. É muito comum que de última hora algum profissional não possa comparecer, o que é frustrante e quase sempre inevitável, mas é possível amenizar a situação se houver algum suplente preparado.
- Comida, segurança e equipamentos de som são de extrema importância e é preciso se organizar com os fornecedores destes produtos e serviços. Além do valor, você tem que esclarecer o tempo de montagem de um palco, por exemplo, ou da instalação de alguma iluminação especial. E isso interfere no tempo do aluguel do espaço.
- As redes sociais são aliadas fortes na hora de planejar evento. Mas com tanta variedade de mídias, concentre-se nas que mais são utilizadas pelo seu público e invista em links patrocinados, uma boa identidade visual e, claro, com conteúdo de qualidade. Aliado a isso, tenha uma plataforma própria para a venda de ingressos e alguns posts mais longos!
Atenção dobrada durante a realização do evento
A organização saiu do papel e chegou o grande dia – ou dias, caso a duração das atividades seja mais longa. O trabalho será ainda mais intenso a partir de agora e existem alguns detalhes a acrescentar à sua lista de planejar evento e não ser surpreendido por imprevistos. Vamos lá?
- A sua equipe já esteve dividida para chegar até aqui. Mantenha essa dinâmica de tarefas separadas, afinal, é importante saber quem irá cuidar do credenciamento no dia, quem prestará maior atenção aos profissionais, garantindo, por exemplo, que durante uma mesa redonda não faltará o básico aos palestrantes, como água ou também alguém para auxiliar na projeção da apresentação de um trabalho.
- Tenha reservas de tudo. Na hora de apresentar um documento, a bateria do computador pode acabar, o microfone pode quebrar de repente ou a luz ficar fraca. Portanto, calcule tudo com uma porcentagem um pouco maior e certifique-se que haverá mais equipamentos que o necessário.
- A higiene do banheiro é fundamental para o bem estar dos palestrantes, dos ouvintes e da equipe de trabalho. Faça uma checagem ao longo do dia se está tudo sob controle. E uma dica extra é disponibilizar alguns itens como desodorantes e absorventes. Isso mostrará que você se importa que todos se sintam bem no caso de situações inesperadas.
- Tenha as plataformas online atualizadas. Mesmo que as inscrições estejam esgotadas, pode ocorrer de alguma vaga ficar disponível em um workshop, por exemplo. No caso de uma feira ou algo de grandes proporções, vale situar o público com o que está acontecendo simultaneamente em tempo real.
O pós evento
Ufa! Tudo foi um sucesso! Mas o trabalho não para por aí. O espaço deve ser limpo e os equipamentos precisam ser desmontados. E as pessoas vão comentar e esperar pelos certificados. Por causa disso, você tem que pensar em pelo menos três fatores:
- Tenha uma equipe cuidando da reorganização do lugar. Se for em um hotel, os funcionários do local podem ficar encarregados de limpar o auditório, por exemplo, mas é preciso se certificar. Em algumas situações, o serviço deve ser terceirizado.
- E assim como na fase de organização pré evento, confirme com os fornecedores quando eles virão buscar o material utilizado e quanto tempo será necessário no desmonte dos equipamentos. Em alguns casos, você terá que alugar o espaço um dia a mais só por causa disso.
- Outro ponto importante é que a relação com o público vai continuar. Primeiro, porque é preciso emitir os certificados. E não demore muito! Para algumas pessoas, a confirmação no evento é urgente.
Além disso, é importante saber o que eles acharam da experiência e a partir disso garantir que as futuras edições sejam ainda melhores. É aí que começa a clipagem. As redes sociais ajudam bastante a filtrar o que você procura na internet. E ter um feedback ainda mais rápido e uniforme, por que não criar uma hashtag? Com certeza os participantes falarão a respeito e postarão fotos!
Agora, sim! Você cumpriu nosso passo a passo para planejar evento. Esperamos que tudo ocorra como o esperado. Mas para ainda mais informações sobre este tema, nós preparamos uma planilha que pode ser baixada de forma gratuita. Acesse e aproveite.
