Elaborar um plano de marketing para eventos não é uma tarefa simples. De fato, o trabalho da organização depende de várias escolhas que precisam ser realizadas com bastante disciplina. Caso qualquer serviço importante fique de fora, a estrutura oferecida ao público pode ser comprometida.
Mas não se preocupe! Com um planejamento detalhado, você consegue orientar todos os esforços em direção ao objetivo do trabalho. Dentro desse contexto, fica mais simples reduzir a quantidade de erros e melhorar a experiência dos participantes.
Quer saber mais sobre o assunto? Vamos mostrar como fazer um ótimo plano de marketing para eventos. Acompanhe!
1. Estude a persona para ter a certeza que o plano de marketing para eventos será efetivado
Para alcançar bons resultados, torna-se necessário se preparar adequadamente antes de iniciar os trabalhos. O primeiro passo, nesse caso, é envolver estudar com atenção os interesses e preferências da persona. Essa pesquisa inicial ajuda a direcionar uma série de outras decisões importantes para o evento.
Por exemplo, ao conhecer o perfil dos participantes, a divulgação será bem direcionada nos canais de comunicação. Com informações precisas em mãos, você consegue, ainda, definir a melhor estrutura nos serviços essenciais, como alimentação ou processo de inscrições.
É essencial que o plano de marketing para eventos seja elaborado dentro das expectativas do público. Dessa forma, o alcance do trabalho aumenta consideravelmente, por criar um relacionamento de confiança em longo prazo.
2. Monte um cronograma detalhado
Depois de definir as características do público-alvo, você precisa montar um cronograma detalhado. Sem uma estratégia bem avaliada, a organização pode se perder durante a realização do trabalho. O mais importante é compreender que tudo precisa ser inserido de acordo com a temática do conteúdo.
Em um primeiro momento, reflita sobre as etapas que precisam ser mapeadas com a intenção de influenciar o engajamento durante o evento. Imagine só oferecer uma atividade interativa entre os participantes, como um jogo de raciocínio, logo depois de servir o coffee break.
Seria um exemplo claro de erro no planejamento, não é mesmo? Afinal, todo mundo sabe que é preciso ter cuidado com o melhor momento de implementar as atrações de marketing. Qualquer tipo de descuido nesse setor pode causar dispersões desnecessárias e comentários negativos.
3. Use as redes sociais na divulgação
Com as redes sociais no dia a dia das pessoas, o organizador precisa incluir estratégias digitais no trabalho. Assim, o público pode se interessar pelos temas debatidos no cronograma antes mesmo de chegar ao evento. Para transmitir a mensagem correta e agregar valor ao conteúdo, o caminho é estudar as preferências dos participantes.
Monte uma página online e alimente com postagens diariamente. Só assim será possível identificar o que realmente traz efeitos positivos em curto prazo. Ao personalizar a comunicação em relação aos potenciais inscritos, fica muito mais fácil criar uma programação direcionada.
Outra questão importante é aprender a filtrar o retorno dos seguidores online. Monitore os comentários para mensurar a receptividade dos assuntos abordados. O canal de interação costuma ajudar o marketing por apresentar alternativas viáveis de acordo com o nível de engajamento.
4. Conheça o ambiente antecipadamente
De nada adianta ter diversas ideias criativas se você não souber como implementá-las. Além de saber com quem falar durante o evento, a organização também deve estudar como realizar as abordagens de maneira assertiva. Pode até não parecer à primeira vista, mas qualquer tipo de erro nesse campo prejudica a imagem da empresa.
Sendo assim, todo cuidado é pouco no momento de escolher o melhor ambiente. Isso porque em um lugar sem a estrutura adequada, torna-se mais difícil promover algumas estratégias de marketing. Faça uma visita prévia ao local escolhido com um checklist de tudo o que pode gerar imprevistos. Veja algumas sugestões de monitoramento:
- sinal de internet;
- quantidade de tomadas;
- disponibilidade de equipamentos eletrônicos;
- projetores;
- espaço para formar filas;
- iluminação;
- disposição de móveis ou outros artigos de decoração;
- possibilidade de inserção de banners ou gôndolas com brindes.
5. Tenha um orçamento preciso
No momento em que você define no plano de marketing tudo o que pode ser feito, precisa direcionar as escolhas conforme o orçamento. Claro que nem todos os projetos demandam grandes investimentos. Entretanto, o conhecimento sobre o público e a criatividade da equipe envolvida são fundamentais para realçar o alcance das ações.
Independentemente de qual seja a quantia disponível, o melhor caminho é ser extremamente fiel à tabela de custos. Por mais que pareça insignificante, tenha o controle de todas as contratações. Assim, você ganha experiência em administrar as finanças e direciona os maiores esforços ao que impressiona os olhos do público.
6. Aposte em estratégias tecnológicas
Engana-se quem pensa que inserir ações tecnológicas no cronograma exige um alto investimento. Uma plataforma de gestão, por exemplo, otimiza o trabalho e aproxima as inscrições do público. Tudo varia de acordo com o segmento em que se encaixa a estratégia.
Quando a temática se coloca dentro do universo acadêmico, as ferramentas inovadoras tendem a facilitar o relacionamento dos inscritos com a organização. Isso ajuda a focar na experiência de modo geral. Uma boa sugestão também é usar ferramentas de streaming para trazer palestrantes renomados.
Por meio desse recurso, a programação pode receber especialistas de outros estados ou até mesmo de países diferentes, com uma qualidade impecável. O longo alcance do serviço possibilita, ainda, a interação com pessoas que não puderam comparecer e acompanham o conteúdo online.
7. Entenda a importância do conteúdo
O conteúdo do evento é o que direciona a opinião do público quanto à decisão de se inscrever, ao engajamento com a programação ou à avaliação posterior. Por esse motivo, as ações precisam fazer sentido com o contexto para que traga uma mensagem objetiva.
Desde o trabalho inicial até chegar ao participante, a organização consegue calcular as dimensões do cronograma para atender o que mais agrada. Ao apostar em um relacionamento próximo durante os preparativos, o ideal é se direcionar pelos sinais do público.
Ou seja, quando a primeira abordagem de divulgação não garante muitos resultados, mudanças rápidas precisam ser feitas. Essas melhorias pontuais engajam toda a equipe e otimizam os processos de gestão.
Pronto! Agora você já sabe como o plano de marketing para eventos ajuda o trabalho. Ao apostar nesse tipo de direcionamento, as chances de cometer erros diminuem consideravelmente. Com isso, os participantes aproveitam o conteúdo de maneira eficiente e compreendem o objetivo principal da temática.
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