Gerenciar a submissão de trabalhos científicos em eventos pode ser extremamente trabalhoso, como falamos em outro post aqui no blog. No entanto, já existem ferramentas especializadas nisso e que facilitam o trabalho. Então, por que não se beneficiar da tecnologia?
Para você entender melhor como essas plataformas especializadas funcionam e se realmente vale a pena utilizá-las, produzimos este artigo comparativo. Estruturamos assim:
- Selecionamos uma etapa do processo;
- Explicamos como seria gerenciada manualmente;
- Mostramos como seria gerenciada com uma ferramenta.
Desse modo, fica mais fácil para você compreender as diferenças e entender os benefícios dessa tecnologia. Vamos lá?
Etapa 1: Submissão
A etapa de submissão é onde acontece o recebimento de trabalhos científicos a serem avaliados.
Forma manual
Gerenciando essa etapa de forma manual, você precisaria tomar algumas decisões:
- Como os trabalhos seriam recebidos? Por e-mail ou através de um formulário como do Google Docs ou Typeform?
- Quais informações seriam pedidas nesse formulário?
- Como seria feito o registro e a documentação de recebimento? Planilha online ou outro formato?
- Onde seriam disponibilizadas as informações ou o edital de submissão? No site do evento, em murais físicos ou em outro local?
Com essas decisões tomadas, seria necessário deixar uma pessoa da comissão científica responsável por cada atividade. Alguém só para conferir os trabalhos que chegassem e registrar na planilha. Alguém só para tirar dúvidas dos autores. Alguém só para fazer a divulgação e acompanhamento.
É um processo que exige muito cuidado, porque as chances de ocorrerem erros são grandes. Checar tudo duplamente, nesse caso, é fundamental!
Utilizando uma ferramenta
Optando por uma plataforma, você precisaria seguir alguns passos:
- Criar e configurar o formulário de submissão – onde você pode inserir o arquivo do edital e ainda definir uma série de configurações;
- Definir e criar as áreas temáticas;
- Divulgar o link do site do evento;
- Receber os trabalhos.
Parece mais simples, e realmente é! A própria ferramenta já registra todos os dados e os trabalhos ficam disponíveis para serem enviados para avaliação em poucos cliques.
Você só precisa ficar atento às dúvidas que chegarem por e-mail. E é isso! Seu evento está pronto para receber os trabalhos.
Etapa 2: Avaliação
É hora de enviar os trabalhos recebidos para avaliação!
Forma manual
Com todos os trabalhos recebidos e o período de submissão encerrado, você precisaria enviá-los para avaliação. Nessa etapa, você precisaria ter bem definido quem seriam os avaliadores.
Você precisaria determinar por quantos trabalhos cada avaliador ficaria responsável e encontrar a maneira ideal de enviar esses arquivos para ele. Você poderia fazer isso utilizando ferramentas como:
- Email;
- Google drive;
- Dropbox.
Junto com esses arquivos você deveria enviar um documento com as orientações básicas para avaliação como, por exemplo, os critérios que os avaliadores deveriam levar em consideração.
Esse documento também deveria orientar sobre os tipos de pareceres a serem conferidos:
- Aceito;
- Aceito com restrições;
- Não aceito.
Você precisaria enviar os artigos científicos junto com o documento de orientação para os avaliadores e informar o data-limite para avaliação.
Essa etapa demanda uma equipe dedicada à tarefa, atenção e um registro de processos bem feitos. Pelo fato de ter informações descentralizadas, seria preciso encontrar uma forma de centralizá-las.
Planilhas de acompanhamento são uma boa opção para esse gerenciamento manual. No entanto, elas precisam ser sempre bem alimentadas.
Utilizando uma ferramenta
Ao utilizar uma ferramenta, você precisaria realizar apenas quatro passos simples:
- Configurar a avaliação;
- Cadastrar os critérios de avaliação;
- Cadastrar os avaliadores;
- Clicar em enviar os trabalhos.
Na configuração da avaliação, você só precisaria inserir o período de avaliação, o estilo de atribuição de nota (estrelas, conceito ou nota) e definir se você gostaria que os avaliadores recebessem lembretes sobre os trabalhos que precisam ser avaliados.
Os critérios de avaliação são fundamentais e você pode aprender mais sobre eles no post que escrevemos sobre o tema. Cadastrá-los seria bem simples: bastaria digitar o nome do critério e clicar em adicionar.
O cadastro de avaliadores também seria feito dessa forma simplificada: você só precisaria inserir nome, e-mail e a área temática em qual o avaliador atuaria.
A grande vantagem disso é que uma ferramenta registra as informações e automatiza os processos. Inserindo esses detalhes citados anteriormente, você só precisaria selecionar os trabalhos e clicar em enviar para avaliação.
Todo o acompanhamento seria feito em sua página de gerenciamento de trabalho, sem necessidade de alimentar diversos documentos e planilhas manualmente. Bem mais simples, certo?
Etapa 3: Revisão
Trabalhos avaliados e pareceres emitidos, é hora de checar se os trabalhos precisam de revisão.
Forma manual
Esse é um momento crítico do gerenciamento manual de trabalhos científicos. Com os artigos avaliados, você precisaria filtrar o que não foi aceito, o que foi aceito e o que foi aceito com restrições.
A revisão é, em essência, o momento de os autores corrigirem os trabalhos aceitos com restrições. Sua tarefa como organizador seria identificar esses trabalhos, reenviá-los para os autores e controlar os prazos de devolução dessas correções.
Vale lembrar que ao mesmo tempo que isso acontece, você precisaria começar a providenciar toda a etapa de resultado.
Utilizando uma ferramenta
Preferindo uma plataforma, você precisaria de poucos cliques! Bastaria definir o período de revisão e reavaliação e clicar em enviar os trabalhos para revisão. Feito isso, bastaria aguardar o retorno do trabalho e atribuir o parecer final. Tão simples que só precisamos de um parágrafo para explicar.
Etapa 4: Resultado
É hora de divulgar o resultado, enviar a carta de aceite, preparar os certificados e a publicação dos anais!
Forma manual
A primeira tarefa a realizar nesta etapa é enviar o resultado da avaliação para os autores que submeteram os trabalhos. Você precisa comunicá-los por e-mail, utilizando ferramentas como o Gmail, Outlook ou MailChimp. Junto com essa comunicação ou até mesmo em um e-mail separado, você precisa enviar também a carta de aceite do trabalho. Cada carta deve conter os nomes do autor e co-autores, o título do trabalho, o nome do evento, bem como a assinatura de algum representante. Isso significa que cada carta precisa ser confeccionada individualmente. Definir uma equipe para essa produção é importante, ou seja, um baita trabalho!
Os certificados têm uma logística parecida com a da carta de aceite: eles precisam ser confeccionados individualmente. O ideal é oferecer certificados para autores, co-autores, avaliadores, apresentadores e comissão científica. Tanto a carta de aceite quanto os certificados precisariam ser enviados em emails individuais, o que, mais uma vez, exige bastante da equipe responsável. A publicação dos anais do evento é outra atividade que exige tempo e equipe. Escrevemos esse post explicando mais detalhes sobre essa publicação e procedimentos.
Utilizando uma ferramenta
Optando por uma plataforma de eventos, você precisaria seguir estes passos:
- Configurar e liberar a carta de aceite;
- Atribuir parecer final;
- Configurar os certificados;
- Configurar os anais e publicar.
Para a carta de aceite, você só precisa criar um modelo e a ferramenta se encarrega de alimentar o documento com os dados individuais e enviá-los automaticamente após atribuição do parecer final. Para os certificados também só é necessários configurar o modelo e a ferramenta faz o restante. Seu trabalho é clicar para enviar os certificados ou fazer o download de todos de uma vez. Para os anais do evento, basta personalizar a URL, inserir o local, o ISSN e a data da sua publicação. Pronto! Poucos cliques e você tem sua etapa de resultados gerenciada de forma simples e rápida.
Etapa 5: Apresentação
Última etapa: criar grade de apresentação e configurar avaliação dessa apresentação.
Forma manual
Um dos maiores desafios de gerenciar a etapa da apresentação manualmente é montar uma grade de apresentação em que os horário se encaixem, sem choque de horários para autores e co-autores, por exemplo.
Essa tarefa exigiria um trabalho de combinação bem feito! Seria preciso garantir que os trabalhos de uma mesma área temática sejam alocados em uma mesma sala, para garantir que os avaliadores estejam lá e não haja problema com horários.
Além disso, seria necessário determinar os avaliadores e o modo de avaliação.
Os certificados dos apresentadores dos trabalhos também precisariam ser confeccionados e entregues, em versão física ou online.
Utilizando uma ferramenta
Ao usar uma ferramenta, você teria opção de gerar uma grade de apresentação de forma automática e sem estresse. O próprio sistema geraria essa grade! Você só precisaria inserir horário de início e término da apresentação, bem como a data.
Assim como existe o cadastro de avaliadores de trabalhos, existe o cadastro de avaliadores de apresentação. Bastaria registrar os critérios dessa avaliação e adicionar os avaliadores com poucos cliques.
Os certificados, previamente configurados na etapa de resultado, só precisariam ser liberados por e-mail. Pronto!
Como você pode notar, as grandes vantagens de utilizar uma ferramenta para gerenciamento de trabalhos científicos são a automatização e centralização de todo o processo, que geram mais agilidade, economizam tempo e reduzem as chances de erro.
Afirmamos sem medo de errar: vale sim a pena utilizar uma ferramenta de submissão de trabalhos! As plataformas de evento especializadas na área acadêmica facilitam a vida de organizadores, comissão científica e, claro, participantes.
Agora que você já sabe como o processo de submissão de trabalhos científicos pode ser mais simples, que tal ficar por dentro da publicação dos anais do evento (ou proceedings)?!
