Uma plataforma de eventos vale a pena quando o organizador precisa centralizar tarefas que, no modelo manual, ficam espalhadas em várias ferramentas. Isso costuma acontecer em eventos pagos, com muitas inscrições, necessidade de check-in, comunicação com participantes e emissão de certificados.
Neste conteúdo, vamos analisar problemas comuns do dia a dia de um organizador e em quais situações uma plataforma realmente resolve e em quais casos ela pode ser desnecessária.
Para facilitar, seguimos o formato: problema → o que uma plataforma resolve → o que observar antes de escolher.
Quando uma plataforma costuma valer mais a pena
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Evento pago ou com lotes, cupons e diferentes formas de pagamento
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Mais de um canal de inscrição (site, redes sociais, parceiros)
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Evento presencial ou híbrido com check-in e credenciamento
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Necessidade de certificados e relatórios
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Equipe pequena ou sem suporte técnico
Quando pode não valer
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Evento pequeno, gratuito e sem check-in
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Encontro privado, sem necessidade de inscrição e controle
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Evento único e simples, sem certificados ou relatórios
Problema: site para o evento
Criar um site é um dos primeiros passos para a divulgação de um evento, certo? Sendo assim, o organizador enfrenta dificuldades que vão além do trabalho de procurar e contratar um serviço. O organizador encontra várias barreiras para montar o seu próprio site, como, por exemplo, um orçamento alto e contratação de profissionais de desenvolvimento web e desgastes com reuniões para definir a estrutura e conteúdo do site.
A construção de um site leva um certo tempo para ser concluída. Além disso, a manutenção e atualização é constante e requer um custo para o organizador. Isso tudo pode impactar diretamente no início das vendas das inscrições, assim, atrasando-as. Há ainda os desgastes com atrasos de entrega, que são mais comuns do que desejamos.
Como uma plataforma resolve
Uma plataforma de eventos pode resolver esse problema quando permite criar e atualizar o site rapidamente, sem depender de desenvolvedores. Isso reduz tempo de lançamento e evita atrasos no início das inscrições.
Algumas plataformas são limitadas em personalização. Outras oferecem mais controle de conteúdo, páginas internas e componentes do evento.
A Doity costuma ser escolhida quando o organizador precisa montar um hotsite com conteúdo completo (páginas, programação, imagens e vídeos) e manter tudo integrado às inscrições.
O que observar antes de escolher
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Templates e nível de personalização
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Possibilidade de criar páginas internas e seções de conteúdo
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SEO básico (título, descrição, URL amigável)
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Integração nativa com inscrições e lotes
Problema: venda de inscrições online
Vivemos dias cada vez mais conectados e vender inscrições online é praticamente obrigatório para o sucesso do evento. Entretanto, fazer isso exige tempo e o domínio de algumas ferramentas: Google forms ou Typeform, meio de pagamento, Google sheets, etc. Além disso, o gerenciamento se torna descentralizado e a chance de erros é bem maior. Imagine a situação em que você precisa estar conferindo o tempo inteiro informações de pagamentos de clientes e checando as inscrições que foram realizadas, para assim comunicar o recebimento de cada pagamento.
Como uma plataforma resolve
Uma plataforma de eventos costuma ser a solução mais eficiente quando as inscrições precisam ficar integradas ao pagamento e à confirmação automática. Mesmo cobrando uma taxa por inscrição, ela reduz retrabalho e erros, porque o organizador não precisa conciliar manualmente formulários, planilhas e pagamentos.
A facilidade através de meios de pagamentos diversos (como cartão, parcelamento ou boleto) e o controle dos pagamentos de forma online são as características destaques da solução através da plataforma. Além disso, dispensa o uso de diversas ferramentas e evita o desperdício de tempo, afinal, as inscrições ficam integradas com outras ferramentas que podem e devem ser usadas em outras etapas do evento.
O que observar antes de escolher
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Formas de pagamento e parcelamento
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Política de reembolso e controle de chargeback
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Gestão de lotes, cupons e categorias
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Repasse e prazos de disponibilidade do dinheiro
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Relatórios de vendas por período e canal
Problema: controle financeiro
Ter controle financeiro sobre as vendas do evento é essencial. No entanto, ao utilizar um método manual, essa tarefa pode se transformar em uma grande dor de cabeça. Se você recebe inscrições por meios de pagamento online, meios de pagamento físico ou outros lugares, a centralização e o gerenciamento disso pode se tornar missão impossível.
Como uma plataforma resolve
Uma plataforma ajuda quando o organizador precisa enxergar vendas, pendências e valores confirmados em um painel único. Isso é especialmente relevante em eventos com lotes, cupons, múltiplas categorias e grande volume de inscritos.
O que observar antes de escolher
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Visão de pendentes x confirmadas x canceladas
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Exportação de relatórios (CSV/Excel)
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Registro de despesas e receitas do evento
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Conciliação por forma de pagamento
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Possibilidade de centros de custo (quando aplicável)
Problema: credenciamento
Realizar o check-in, ou seja, o credenciamento dos participantes no evento, pode ser uma atividade estressante tanto para o organizador quanto para os profissionais da secretaria. Além, é claro, de poder gerar filas e desconforto para os participantes, realizar o credenciamento manualmente deixa o processo exposto à falhas, como perder listas de presença impressas, por exemplo.
Os problemas aqui são inúmeros: quais materiais utilizar para o credenciamento, o que utilizar para controlar a entrada, como fornecer os crachás personalizados, entre outros. Há ainda o trabalho de reunir dados de inscrições antes do dia do evento para conferir no credenciamento. Nesse procedimento, também existem riscos, como a ausência do nome de algum participante que se inscreveu ou que pagou, mas por algum motivo não foi para a lista.
Como uma plataforma resolve
Algumas plataformas de eventos disponibilizam ferramentas que facilitam bastante o processo de credenciamento de participantes. Por exemplo, ao realizar a inscrição, o participante recebe um voucher por e-mail. A plataforma coleta os dados dele e permite a geração e impressão de etiquetas personalizadas para o crachá. Como a plataforma é mesma que fez todas as vendas das inscrições, todos os dados estão disponíveis para consulta no dia do evento, sem a necessidade de organizar esses dados previamente ou ter inconsistência nos dados ao organizá-los.
Além disso, com o voucher, ou até mesmo pelo nome do participante, é possível credenciá-lo pelo sistema. Uma grande ajuda para o organizador, não é mesmo? Você ainda encontra plataformas que disponibilizam aplicativos para fazer o check-in durante o evento, como é o caso da Doity Check-in, que permite ao organizador realizar o credenciamento dos participantes no evento utilizando apenas um smartphone.
O que observar antes de escolher
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Check-in por QR code e busca por nome
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Impressão de etiquetas/crachás e personalização
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Várias entradas e múltiplos operadores simultâneos
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Relatório de presença e horários de entrada
Problema: emissão de certificados
Já imaginou ter que produzir 200, 500, 2000 (ou até mais) certificados um a um e imprimi-los? Pois é, essa ainda é a realidade de muitos eventos. Além de gastar dinheiro com produção e impressão de certificados, os organizadores que enfrentam esse problema precisam correr contra o tempo para que tudo saia como planejado.
Como uma plataforma resolve
Ao utilizar uma plataforma de eventos, é possível personalizar um modelo de certificado digital, clicar em um botão e pronto, todos os inscritos receberão em seus e-mails os seus certificados devidamente nomeados.
Uma praticidade incrível e que, definitivamente, auxilia muito na gestão do evento.
O que observar antes de escolher
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Modelos editáveis e variáveis (nome, carga horária, atividade)
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Emissão por atividades (minicursos, workshops)
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Possibilidade de reenvio e link público controlado
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Registro e autenticação do certificado (quando disponível)
Se o seu evento exige site, inscrições com pagamento, controle financeiro, credenciamento e certificados, uma plataforma tende a valer a pena porque reduz retrabalho e centraliza a operação. Para eventos simples e pequenos, pode fazer sentido manter um processo mais leve.
Se você quiser avaliar na prática, o ideal é testar um evento piloto e checar se os fluxos mais críticos do seu tipo de evento ficam simples de operar.
Perguntas frequentes
1. O que é uma plataforma de eventos?
Uma plataforma de eventos é um sistema digital que centraliza tarefas como inscrição, pagamento, credenciamento, comunicação com participantes e emissão de certificados.
2. Quando vale a pena usar uma plataforma de eventos?
Vale a pena quando o evento tem inscrições pagas, necessidade de controle financeiro, credenciamento rápido, emissão de certificados ou comunicação centralizada com participantes.
3. Uma plataforma de eventos pode substituir ferramentas separadas?
Sim. Em vez usar formulários, planilhas, meios de pagamento e apps diferentes, uma plataforma integra tudo em um único lugar, reduzindo erro e retrabalho.
4. Quanto custa usar uma plataforma de eventos?
Muitos sistemas funcionam com taxa sobre inscrições vendidas. Por isso, você só paga quando há resultado. Em eventos gratuitos, algumas plataformas não cobram taxa de serviço.
5. Plataforma de eventos resolve credenciamento e check-in?
Sim. Plataformas com credenciamento permitem check-in por QR code ou nome e podem usar apps para agilizar a entrada dos participantes.
6. Plataforma de eventos ajuda na emissão de certificados?
Plataformas com geração de certificados em lote salvam tempo e evitam trabalho manual, entregando os certificados por e-mail com os dados corretos de cada participante.
7. Qual é a diferença entre uma plataforma simples e uma completa?
Uma plataforma completa oferece site do evento, inscrições, pagamento integrado, relatórios, credenciamento, certificados e comunicação. Uma simples pode limitar esses recursos.
8. Preciso de habilidade técnica para usar uma plataforma?
Normalmente não. Plataformas modernas permitem que organizadores montem a estrutura do evento sem conhecimento técnico em programação ou design.
9. Qual é o maior benefício de usar uma plataforma de eventos?
O principal benefício é centralizar processos críticos, reduzir erro humano e ganhar tempo para focar em estratégias do evento, como marketing, conteúdo e experiência do participante.
