Talvez você já tenha encontrado textos falando sobre como a tecnologia pode facilitar a organização de eventos e sobre a praticidade de utilizar uma plataforma de eventos. Mas será que elas valem realmente a pena? Será que uma plataforma de eventos realmente soluciona os seus principais problemas?
Nossa proposta com este post é promover uma reflexão real e sincera sobre as tarefas, dia a dia e dificuldades de um organizador de eventos e como uma plataforma pode ou não ser uma aliada para solucionar esses problemas. Que tal embarcar com gente nessa descoberta?
Para facilitar a análise, fizemos assim: listamos um problema ou dificuldade e, em seguida, avaliamos se uma plataforma de eventos pode ajudar a solucioná-los.
Problema: site para o evento
Criar um site é um dos primeiros passos para a divulgação de um evento, certo? Sendo assim, o organizador enfrenta dificuldades que vão além do trabalho de procurar e contratar um serviço. O organizador encontra várias barreiras para montar o seu próprio site, como, por exemplo, um orçamento alto e contratação de profissionais de desenvolvimento web e desgastes com reuniões para definir a estrutura e conteúdo do site.
A construção de um site leva um certo tempo para ser concluída. Além disso, a manutenção e atualização é constante e requer um custo para o organizador. Isso tudo pode impactar diretamente no início das vendas das inscrições, assim, atrasando-as. Há ainda os desgastes com atrasos de entrega, que são mais comuns do que desejamos.
Como uma plataforma resolve
Uma plataforma de eventos é ótima para solucionar esse problema, pois ela permite a criação de um site em poucos minutos e, sem a necessidade de desenvolvedores, o organizador consegue montar sozinho o site do seu evento. Entretanto, algumas plataformas são limitadas e oferecem pouca liberdade para criar e gerenciar o site.
Ainda assim é possível encontrar algumas que deem mais possibilidades, como é o caso da Doity, que oferece layouts diferentes para escolha (básicos e completos) e um espaço de criação de conteúdo completo do evento, podendo conter páginas internas, fotos, vídeos, programação, etc.
Problema: venda de inscrições online
Vivemos dias cada vez mais conectados e vender inscrições online é praticamente obrigatório para o sucesso do evento. Entretanto, fazer isso exige tempo e o domínio de algumas ferramentas: Google forms ou Typeform, meio de pagamento, Google sheets, etc. Além disso, o gerenciamento se torna descentralizado e a chance de erros é bem maior. Imagine a situação em que você precisa estar conferindo o tempo inteiro informações de pagamentos de clientes e checando as inscrições que foram realizadas, para assim comunicar o recebimento de cada pagamento.
Como uma plataforma resolve
Nesse caso, uma plataforma de eventos é definitivamente a solução ideal. Apesar de cobrarem uma porcentagem por inscrição, elas possibilitam o gerenciamento em um só lugar, ou seja, de forma centralizada.
A facilidade através de meios de pagamentos diversos (como cartão, parcelamento ou boleto) e o controle dos pagamentos de forma online são as características destaques da solução através da plataforma. Além disso, dispensa o uso de diversas ferramentas e evita o desperdício de tempo, afinal, as inscrições ficam integradas com outras ferramentas que podem e devem ser usadas em outras etapas do evento.
Problema: controle financeiro
Ter controle financeiro sobre as vendas do evento é essencial. No entanto, ao utilizar um método manual, essa tarefa pode se transformar em uma grande dor de cabeça. Se você recebe inscrições por meios de pagamento online, meios de pagamento físico ou outros lugares, a centralização e o gerenciamento disso pode se tornar missão impossível.
Como uma plataforma resolve
As plataformas de eventos oferecem um controle financeiro centralizado. Pelo fato de serem online, independente do seu ponto de venda, você pode realizar as inscrições nelas. Além disso, é possível acompanhar inscrições pendentes, confirmadas e, claro, saber quanto está entrando no caixa do evento.
Problema: credenciamento
Realizar o check-in, ou seja, o credenciamento dos participantes no evento, pode ser uma atividade estressante tanto para o organizador quanto para os profissionais da secretaria. Além, é claro, de poder gerar filas e desconforto para os participantes, realizar o credenciamento manualmente deixa o processo exposto à falhas, como perder listas de presença impressas, por exemplo.
Os problemas aqui são inúmeros: quais materiais utilizar para o credenciamento, o que utilizar para controlar a entrada, como fornecer os crachás personalizados, entre outros. Há ainda o trabalho de reunir dados de inscrições antes do dia do evento para conferir no credenciamento. Nesse procedimento, também existem riscos, como a ausência do nome de algum participante que se inscreveu ou que pagou, mas por algum motivo não foi para a lista.
Como uma plataforma resolve
Algumas plataformas de eventos disponibilizam ferramentas que facilitam bastante o processo de credenciamento de participantes. Por exemplo, ao realizar a inscrição, o participante recebe um voucher por e-mail. A plataforma coleta os dados dele e permite a geração e impressão de etiquetas personalizadas para o crachá. Como a plataforma é mesma que fez todas as vendas das inscrições, todos os dados estão disponíveis para consulta no dia do evento, sem a necessidade de organizar esses dados previamente ou ter inconsistência nos dados ao organizá-los.
Além disso, com o voucher, ou até mesmo pelo nome do participante, é possível credenciá-lo pelo sistema. Uma grande ajuda para o organizador, não é mesmo? Você ainda encontra plataformas que disponibilizam aplicativos para fazer o check-in durante o evento, como é o caso da Doity Check-in, que permite ao organizador realizar o credenciamento dos participantes no evento utilizando apenas um smartphone.
Problema: emissão de certificados
Já imaginou ter que produzir 200 ou 500 certificados um a um e imprimi-los? Pois é, essa ainda é a realidade de muitos eventos. Além de gastar dinheiro com produção e impressão de certificados, os organizadores que enfrentam esse problema precisam correr contra o tempo para que tudo saia como planejado.
Como uma plataforma resolve
Ao utilizar uma plataforma de eventos, é possível personalizar um modelo de certificado digital, clicar em um botão e pronto, todos os inscritos receberão em seus e-mails os seus certificados devidamente nomeados.
Uma praticidade incrível e que, definitivamente, auxilia muito na gestão do evento.
Aqui neste post analisamos apenas as funcionalidades básicas das plataformas de eventos, mas já é possível ter uma ideia de como elas realmente facilitam a vida de um organizador de eventos. Uma das avaliações mais positivas que enxergamos nisso tudo é o fato de esses problemas serem todos resolvidos em um só lugar e de forma integrada.
