Planejar e realizar uma apresentação que atenda as expectativas e envolva o público exige uma série de cuidados. Os detalhes envolvidos na realização de uma palestra vão ser super importantes para garantir o sucesso dela e aprovação de quem participou. Por isso, preparamos um post com 10 passos importantes que você deve seguir para organizar uma palestra de qualidade.
São passos simples e fáceis de colocar em prática que garantirão o sucesso da sua apresentação. Confira!
1. Saiba qual é o objetivo da palestra
Saber qual é o objetivo que você deseja atingir é o primeiro passo ao organizar uma palestra. E, quanto mais segmentado for esse objetivo, maiores as chances de realizar um evento de sucesso. Lembre-se de que é o objetivo que será a base de todo o planejamento, desde a definição do público-alvo até a apresentação do conteúdo.
Pense no tema que quer tratar e estude a melhor maneira de fazê-lo. Será oferecida uma abordagem mais profunda sobre o assunto, com informações mais recentes e específicas? Ou é um tema novo ou sensível ao público, que merece uma abordagem mais leve?
Além disso, ao definir o objetivo da sua palestra, não se esqueça de levar em consideração os ganhos que você pretende oferecer aos participantes. Por exemplo, eles vão melhorar a qualidade de vida ou então ganhar mais dinheiro com o conteúdo apresentado? São esses ganhos que motivarão o público a participar do seu evento.
2. Defina o público-alvo
Com o objetivo em mente, é hora de definir o perfil dos participantes. Quem será seu ouvinte? Verifique gênero, idade, nível de instrução, interesses e preferências do seu público.
São essas diferentes características que te ajudarão a definir também a apresentação da sua palestra: tópicos que serão abordados, tom da linguagem e nível técnico do conteúdo.
Ao ter o público-alvo definido, você conseguirá entender como seu ouvinte fala e saberá qual a melhor forma de falar com ele. De que adianta um conteúdo extraordinário se os participantes não conseguirem entender o que você quer passar?
3. Escolha data, horário e local
Um passo tão simples como esse pode ser um dos fatores determinantes para garantir a presença do público. Por isso mesmo, deve ser planejado com atenção. Ao definir objetivo e público-alvo, verifique as melhores opções de data e horário. Cheque no calendário os feriados e pontes para saber se isso poderá prejudicar a presença dos participantes ou então ser um diferencial para atraí-los.
Quanto ao local, dê preferência para opções de fácil acesso e conhecidas pelo público. Leve em conta também o tipo de palestra que será realizada. Por exemplo, caso o objetivo seja oferecer algo mais intimista, talvez um auditório grande e verticalizado não seja a melhor opção. Não se esqueça também de que o lugar deve oferecer toda a estrutura de audiovisual necessária para o dia da apresentação.
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4. Pense nos recursos necessários
Não considere apenas os recursos audiovisuais quando estiver organizando uma palestra. É claro que os equipamentos de áudio e vídeo são primordiais para a apresentação, porém uma palestra vai muito além disso. Avalie se serão oferecidos blocos e canetas para anotação, por exemplo, ou um coffe break para os participantes.
5. Defina parceiros e fornecedores
Como em qualquer outro evento, a realização de uma palestra é algo que pode demandar investimentos altos ou baixos, de acordo com o objetivo principal. Por isso, é importante buscar parcerias e patrocínios, além de trabalhar com fornecedores que ofereçam o melhor custo-benefício.
Inclusive, você pode verificar se os próprios fornecedores têm interesse em serem parceiros da sua palestra.
Que tal negociar com o buffet, por exemplo, a divulgação de cartões e banners em troca do fornecimento do coffe break?
Antes de iniciar a busca pelas parcerias e/ou patrocínios, é essencial fazer uma lista de empresas e marcas de boa credibilidade com quem você gostaria que sua palestra fosse atrelada. Não se esqueça de verificar o elo entre o público do evento e o público do possível parceiro.
Depois, desenvolva uma proposta objetiva para apresentar às empresas, informando qual é o foco da palestra, público-alvo, data, local, formas de divulgação e, mais importante, quais benefícios serão gerados com a parceria/patrocínio.
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6. Divulgue a palestra
O público precisa saber que sua palestra existe e ser atraído pelos diferenciais oferecidos por ela. Mas qual é a melhor forma de divulgar? Baseado em seu público e nas informações que serão apresentadas, estude quais são as mídias que mais podem impactar os participantes.
A internet é um dos meios mais economicamente viáveis, com um enorme poder de alcance e uma interessante variedade de canais para atingir pessoas de todas as idades.
Você pode usar redes sociais como o Facebook e o Instagram, enviar e-mails para uma lista de contatos e publicar artigos com temas relacionados à palestra no seu blog ou como guest post em outros blogs.
Não se esqueça de criar um site da palestra para fornecer informações completas sobre data, local, palestrante, entre outras, e também disponibilizar as inscrições online. Opte por plataformas que ofereçam liberdade para criação de conteúdo com vídeos, fotos, páginas internas e centralização de todo o gerenciamento de inscrições, pagamentos, certificados, entre outros.
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7. Prepare-se para imprevistos
Eles acontecem em todos os tipos de eventos, por mais bem planejados que sejam. Portanto, tenha sempre um plano B e seja flexível para encontrar as melhores soluções para imprevistos.
Se quiser evitar estresse, pense em possíveis cenários que possam dar errado na hora da apresentação e busque alternativas que evitarão esses problemas. Dentre os mais prováveis estão a queda de energia, problemas com serviços como som e iluminação, além de atrasos na chegada de palestrantes e convidados.
O ideal é fazer um plano de contingência em que estarão listados todos os pontos que podem dar errado e estabelecer parâmetros para controlá-los. Se possível, também designe uma pessoa ou mais para que fique responsável em resolver os imprevistos.
8. Ofereça certificado de participação
Uma maneira eficaz de gerar valor para os participantes da sua palestra é oferecer certificados. É por meio deles que o público terá a oportunidade de comprovar formalmente a experiência adquirida com o conteúdo apresentado.
Para deixar a tarefa de emissão de certificados mais simples, utilize plataformas de eventos. Algumas delas possuem um espaço exclusivo para os próprios organizadores montarem seus modelos de certificados. Além disso, por meio delas também é possível liberá-los pela própria plataforma.
9. Peça o feedback do público
Para tornar suas palestras ainda mais interessantes no futuro, é importante saber o que o público achou e o que pode ser melhorado. Uma pesquisa de satisfação pode ser distribuída ao final da apresentação ou então enviada por e-mail com perguntas sobre o conteúdo apresentado, performance do palestrante e estrutura oferecida.
10. Use a base de contatos para futuras palestras
A base de contatos captada na sua palestra é uma importante ferramenta a ser utilizada na realização de apresentações futuras, já que por meio dela será possível convidar os participantes para novos eventos. Para administrar os contatos da melhor forma, o ideal é contar com uma plataforma de eventos que também ofereça ferramentas de mailing.
Organizar uma palestra não é uma tarefa simples, como você já sabe muito bem. Além de se preocupar com o conteúdo, você ainda precisa pensar em tantas outras atividades, como criar o site para receber as inscrições, divulgar, conferir pagamentos, emitir certificados. Pensamos nisso, criamos uma ferramenta completa que facilita e muito o seu trabalho:
