O evento
O RP Week chegou à sua quinta edição com o tema “O papel do comunicador no mundo dos negócios”, decididos a fazer a maior semana de Relações Públicas do Brasil. E foi isso mesmo que aconteceu, o evento teve mais de 1000 inscrições!
Essa é uma das principais atividades do coletivo “Todo mundo precisa de um RP”, que já tinha, inclusive, utilizado a nossa plataforma no ano anterior para gerenciar o RP Weekend, uma versão reduzida do RP Week.
Foram cinco dias repletos de palestras, workshops, mesas redondas, e até botecada, porque, afinal, a galera de RP não só ama organizar uma festa, como também curtir uma!
E para fazer todo o planejamento do evento sair do papel, a organização contou com a Doity em processos essenciais do pré ao pós-evento. Conheça essa história!
Os desafios
Para garantir que os participantes experimentassem a melhor experiência de todas as edições era preciso otimizar algumas etapas básicas do evento e levar em consideração os diferenciais que ele trazia, como as inscrições vendidas por atividade, e não uma única para todo o evento.
Diante disso, nossos principais desafios foram:
- Encontrar uma forma de facilitar o processo de compra das inscrições, já que nas edições anteriores os inscritos precisaram preencher um formulário para cada atividade;
- Agilizar a comunicação do evento para que os participantes tivessem acesso às informações de cada atividade, já que são várias realizadas simultaneamente;
- Melhorar o processo do credenciamento para evitar filas – nenhum organizador gosta delas. Imagina lidar com isso em um evento para 1000 pessoas?!
- Automatizar o processo de criação e envio dos certificados. Afinal, quanto mais agilidade, mais tempo para focar em outras demandas importantes.
Resultados com a Doity
Para que todos esses objetivos fossem alcançados a plataforma precisou trabalhar lado a lado com a organização, promovendo adaptações específicas para atender ao formato do evento.
O primeiro resultado foi a transformação na experiência de compra dos usuários! Nessa edição os participantes só precisaram preencher um único formulário de inscrição e depois selecionar as atividades que queriam participar. Essa mudança fez toda a diferença na conversão das vendas!
” A plataforma é simples, apresenta as informações de maneira clara e oferece opções de pagamento. Isso facilita a conversão da venda!” (Pedro Prochno – Organizador do evento)
A experiência com o credenciamento também foi a melhor possível. A possibilidade de fazer o check-in pelo celular, utilizando o app de check-in, foi essencial para agilizar essa etapa. Ou seja, nada de filas!
Criar e enviar os certificados também foi outra experiência muito positiva. Nesta edição eles conseguiram enviar todos os certificados com apenas alguns cliques e em questão de uma hora, o que antes levava em torno de quatro dias!
Como o app exclusivo melhorou a comunicação do evento
Uma das novidades que a organização ofereceu nesta edição foi o app exclusivo do evento. Nos anos anteriores as informações das atividades eram disponibilizadas apenas no site, e a programação era impressa e entregue aos participantes no dia do evento – imagina a quantidade de papel gastos na impressão de folders em um evento para 1000 pessoas?
“A gente nunca havia usado um app no nosso evento, até então. Tínhamos pensado em desenvolver um por conta própria, mas a facilidade de criar um aplicativo na plataforma, onde as pessoas podem acessar informações importantes foi fundamental. Ainda mais em um mundo onde as pessoas estão 100% no mobile. Por isso, tão importante quanto o site da Doity ser otimizado para o mobile, é oferecer a possibilidade de fazer um aplicativo específico para o evento”. (Pedro Prochno)
Os participantes tiveram acesso à programação na palma da mão a qualquer hora, e ainda conseguiram montar seus próprios cronogramas, favoritando as atividades em que estavam inscritos. Além disso, eles puderam acessar o perfil dos palestrantes e tirar dúvidas com a organização com a opção do chat no app.
Ah, se você também quer saber como fazer um aplicativo exclusivo para o seu evento e assim oferecer essas vantagens aos participantes, clique no link abaixo e tire todas as suas dúvidas!
Com isso, eles optaram por não fazer o guia impresso das atividades, reduziram custos com o material e ainda ajudaram o planeta, claro!
“O principal motivo de escolher a Doity, dentre outras plataformas, é a parceria que a gente tem no atendimento personalizado, próximo. E mais do que isso, conseguir desenvolver uma solução junto com a plataforma, me deixa muito, muito feliz”. (Pedro Prochno)
→ Bônus
Ah, e a experiência de usar a Doity foi tão transformadora para o evento que essa história foi contada na TV, no programa Pequenas Empresas & Grandes Negócios, da Rede Globo. Confira a matéria completa!
Quer alcançar resultados assim nos seus eventos também? Então fale com a gente e saiba como podemos te ajudar!
