Controlar a entrada e saída de pessoas de seu evento, seja uma palestra, um workshop ou um congresso, bem como realizar o credenciamento de seus convidados de forma rápida e eficiente, é de extrema importância para o sucesso de sua proposta.
Por isso, neste post daremos algumas dicas para você realizar seus eventos de forma prática e segura, evitando contratempos ocasionados por deficiências no controle de acesso dos participantes.
Identificação
A forma mais fácil de controlar o acesso de seu público é identificá-lo. Em eventos corporativos e acadêmicos, normalmente, isso é feito por meio de crachás entregues no momento do credenciamento.
Credenciais personalizadas, como nome e empresa, por exemplo, são excelentes para identificar os presentes e também todo o staff do evento, além de proporcionar maior segurança e facilidade no controle dos acessos.
Cores e formatos para controlar a entrada e saída
Além da identificação pessoal, o controle de acesso dos participantes também pode ser feito através de credenciais com cores e formatos diferentes.
Cada uma dá acesso a um local específico do evento ou classifica os presentes de acordo com seu status – ouvintes, palestrantes, organização, entre outros.
Segurança
Hoje em dia, segurança é item primordial em qualquer evento, mesmo nos corporativos. Equipe de revista treinada e capacitada, catracas, aparelhos detectores de metais e até leitores magnéticos podem ser utilizados para restringir ou liberar o acesso de pessoas em seu evento.
Inscrições segmentadas
Em eventos de grande porte, dividir os inscritos por grupos ou segmentos facilita bastante o controle de acesso das pessoas ao local. Além disso, essa divisão pode ser fundamental para organizar melhor o credenciamento dos participantes e agilizar a retirada de kits que serão utilizados durante o evento.
Situações de crise ao controlar a entrada e saída
Uma equipe de seguranças bem treinados também é vital para controlar situações de crise. Locais com um grande contingente de pessoas estão sujeitos a contratempos, como intercorrências médicas, climáticas e estruturais. Por isso, é fundamental que a equipe contratada para isso saiba lidar com situações adversas para prestar os primeiros atendimentos ou evacuar a área o mais rápido possível, se houver necessidade..
Controlar a entrada e saída de pessoas em seu evento fica muito mais fácil com essas dicas!
E saiba que este é um aspecto muito importante e deve ser planejado cuidadosamente antes do início dos acontecimentos, uma vez que o credenciamento dos convidados deve ser feito de maneira rápida e segura e, em casos de imprevistos, a saída dos mesmos deve ser feita de maneira ainda mais dinâmica e eficaz.
Gostou das dicas? Que tal aprender como melhorar o planejamento do seu evento? Confira esse post!
