Muitas são as dificuldades que surgem na vida de um organizador de eventos, desde conseguir o espaço ideal, lidar com a impressão de crachás, certificados, convidar os palestrantes, fechar programação… as demandas são inúmeras! Além de atividades mais operacionais, a captação de recursos para tornar o evento possível, também pode causar dor de cabeça. Conseguir patrocínio é quase sempre um desafio para muitos organizadores que encontram nesses investimentos a única possibilidade do evento acontecer.
Agora, já pensou realizar um evento de sucesso, para 620 pessoas e sem a ajuda de patrocinadores? Conheça a história da Monica Ximenes, organizadora do IX Congresso Brasileiro de Autismo e presidente da da Associação Amigos do Autista (AMA-AL) que usou a Doity e mudou a realidade do evento.
“O primeiro evento gerenciado pela plataforma Doity tornou-se uma vitrine para os outros eventos”, Mônica Ximenes, organizadora.
Sobre o congresso
O IX Congresso Brasileiro de Autismo foi um evento, organizado pela Associação de Amigos do Autista de Alagoas (AMA), em Maceió-AL, e discutiu os desafios de uma abordagem multidisciplinar no tratamento da pessoa com autismo.
A organizadora Monica Ximenes, a partir da própria experiência como mãe de um filho autista, ao ver a realidade de famílias que não sabiam como lidar com a mesma situação, sentiu a necessidade de informá-las, gerando discussões junto de profissionais e da comunidade acerca desse transtorno que, segundo a Organização Mundial da Saúde (OMS), atinge 1 em cada 160 crianças no mundo.
Problemas
Toda a gestão do evento precisava de ajuda. Era necessário agilizar os processos burocráticos, organizar a parte financeira, cuidar da logística, ter a segurança das inscrições e, principalmente, conseguir recursos financeiros para dar continuidade à organização.
A não captação desses recursos poderia inviabilizar o evento, uma vez que sem o dinheiro para arcar com despesas como o aluguel do espaço, fornecedores, passagens áreas, hospedagem dos palestrantes, transportes, equipamentos, coffeebreak, não seria possível realizar o congresso. Sem capital de patrocínio, o evento precisava de uma alternativa para gerar renda e custear as despesas do pré-evento.
Outra dificuldade era a falta de controle sobre a quantidade real de participantes. Esse fato acontecia mesmo quando todas as vagas disponíveis haviam sido preenchidas, já que não existia um limitador que bloqueasse novas inscrições. Isso permitia o surgimento de novos inscritos que faziam o depósito bancário, até mesmo no dia do evento, por falta de informação.
Além disso, todo o processo de gestão era fragmentado, ou seja, eram necessárias mais pessoas e investimentos para conseguir lidar com todas as áreas da organização, como: secretaria do evento, área financeira, marketing, entre outras.
Inscrições manuais
A parte de inscrições também vinha se tornando cada vez mais complexa, por serem feitas apenas por e-mail. Para validar as inscrições, cada e-mail precisava ser registrado manualmente em planilhas e conferido junto aos pagamentos, até então feitos, exclusivamente, por depósito bancário.
Quando o pagamento era feito parceladamente as dificuldades aumentavam, já que era necessário uma constante atualização manual de listas de pagamentos e inscrições.
Gerar certificados também não era uma tarefa nada fácil, isso porque, antes da Doity, essa etapa também era feita manualmente e tudo com um alto custo para a organização, já que os certificados eram impressos em gráfica e entregues pessoalmente a cada participantes.
A divulgação do evento também sofria com as limitações. Como o congresso não possuía um site exclusivo, era difícil concentrar as informações sobre horário, palestrantes e programação, o que afetava até na venda de inscrições já que, segundo a organização, a comunicação era feita apenas com um banner contendo informações básicas, para ser disponibilizado no site da instituição e nas redes sociais.
Entramos para o time!
A forma de pagamento disponibilizada pela Doity, com um intermediador de pagamento que garantia o recebimento do valor de cada inscrição em até dois dias úteis, deu aos organizadores segurança e se tornou a principal maneira pela qual eles conseguiram recursos financeiros para custear as despesas e arcar com os compromissos, sem precisar procurar patrocinadores, já que a cada inscrição confirmada, havia a certeza de um caixa disponível em pouco tempo.
Através da nossa plataforma, os organizadores passaram a ter um gerenciamento integrado, ganhando autonomia e acesso a todas as informações num só lugar.
O uso da plataforma também possibilitou o parcelamento em até 12x no cartão de crédito, além da disponibilidade de lotes com valores diferentes para estudantes, profissionais, inscrições em grupo etc, atraindo novos públicos.
Além disso, o evento pôde contar, pela primeira vez, com um site, construído pelos próprios organizadores através dos nossos templates na plataforma. Essa facilidade cortou os gastos extras para contratar profissionais especializados, evitou preocupações com prazos e permitiu que as inscrições fossem vendidas mais rapidamente, de forma ágil e prática.
A própria plataforma passou a limitar as vagas, dando total segurança e tranquilidade aos organizadores, que puderam contar com números reais para dimensionar toda a logística do evento.
Todos os processos burocráticos foram facilitados, graças às ferramentas oferecidas pela Doity, que permitiram a centralização das informações e a redução da equipe, tornando o trabalho mais barato e de qualidade. Os certificados, por exemplo, puderam ser feitos por uma única pessoa e enviados a cada participante por e-mail, com a agilidade de poucos cliques.
A facilidade para fazer o check-in dos inscritos permitiu gerar e imprimir etiquetas e crachás na mesma hora e fez toda a diferença, pois evitou o trabalho de prepará-los antes e filas durante o credenciamento.
Com isso, o evento teve o mínimo de atraso e os organizadores puderam dispor de mais tempo livre para investir na qualidade do evento como um todo.
Foi assim que com determinação, esforço e a parceria certa, que a organizadora, Monica Ximenes, conseguiu reduzir os custos, trabalhar com a segurança dos dados e o total controle das finanças, o que possibilitou ao evento tranquilidade para receber 620 pessoas, sem depender de patrocinadores.
“A plataforma da Doity não se compara! Não só recomendo como digo para as pessoas que ainda não conhecem: vocês não sabem o que é ficar realmente tranquilo com a gestão de eventos”, Monica Ximenes, organizadora.
