Atualmente existem inúmeras empresas de eventos espalhadas pelo mundo. Elas são responsáveis por auxiliar você, organizador, a otimizar o seu tempo e aliviar a responsabilidade de comandar todas as etapas do evento. Afinal, um grande evento não é construído apenas por uma pessoa, não é mesmo?!
Alguns dos serviços que essas empresas oferecem são: equipamentos para estruturar o local, equipe especializada em cada serviço, plataforma de gerenciamento de eventos, divulgação e muito mais!
As empresas de eventos são essenciais para que cada detalhe funcione da melhor maneira possível. Um evento é como uma construção, para que seja erguido de maneira sólida, é preciso colaboração de várias pessoas.
Procurar os melhores parceiros vai te ajudar a ter mais tempo, já que as tarefas serão divididas e a ideia é que tudo fique mais prático. Com ótimas empresas para os setores ou etapas do evento, você vai poder acompanhar todo processo e otimizar suas atividades.
Quer saber quais são os principais serviços das empresas de eventos? Vamos te contar nesse post. Confira!
Estrutura/Local
Para que um evento de sucesso se torne realidade, é necessário escolher um bom local. Observar se o ambiente é adequado ao tipo de evento é uma tarefa que demanda tempo e muita pesquisa. Por isso, contratar uma empresa especializada nesse ramo pode ser uma opção considerável.
Essas empresas oferecem espaços destinados à realização de eventos profissionais e científicos. Desde salas apropriadas para palestras e palco até um espaço para a realização de Workshops.
#DicaDoity: Antes de fechar negócio verifique se as condições gerais da locação estão adequadas. Observe a parte elétrica, geradores e a localização das tomadas para evitar problemas ou imprevistos com a instalação dos equipamentos no dia do evento.
Além disso, fique atento às questões legais da empresa, como alvará e a licença de funcionamento.
Staffs
Executar todas as atividades de um evento não é tarefa para uma única pessoa, ainda bem que existem os staffs!
O Staff – equipe que dá suporte ao evento – ficará responsável por executar as atividades que vão desde a limpeza dos banheiros e ambiente até a recepção e segurança dos participantes. Além disso, realizam atividades do pré-evento como entrar em contato com os fornecedores e montar orçamentos.
Algumas das funções dos staffs são:
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Recepção e apoio:
O staff responsável por essa função deve estar preparado para cativar e informar. A recepção é o primeiro contato do participante com o evento e deve causar uma boa impressão.
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Credenciamento:
A equipe do credenciamento deve estar atenta e bem treinada. Ela será responsável por realizar a validação do participante no evento, controlar a entrada e saída, emitir crachás e etiquetas além de esclarecer as dúvidas que surgirem no decorrer do evento.
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Mestre de cerimônias:
Conduzir o evento também é fundamental para melhorar a experiência do participante. O staff responsável por essa função vai direcionar os convidados no momento das palestras, apresentação de trabalho científicos e toda a programação do evento. Além disso, ele comandará a organização do local no dia do evento.
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Serviços gerais:
Essa é uma atividade essencial para manter a organização do evento, é um excelente exemplo de investimento em serviço terceirizado que dá certo. Os profissionais atuantes nos serviços gerais são responsáveis por resolver pequenos problemas e manter o ambiente limpo e agradável.
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Segurança:
Existem inúmeras empresas no mercado especializadas em segurança. A equipe responsável por essa função deve estar bem atenta e espalhada pelo evento nas entradas e saídas. Lembre-se de passar todas as instruções de localização para que fique claro onde cada um deve ficar e como se comportar no dia do evento.
Todo evento de sucesso precisa de bons profissionais para funcionar. É importante observar, antes de contratar qualquer tipo de serviço, se a equipe foi bem treinada e se há um bom relacionamento entre os funcionários, afinal eles estarão espalhados pelos setores do seu evento.
Contrate pessoas com boa capacidade de comunicação, que estejam dispostas a passar um tempo em pé e atender bem – com gentileza e simpatia.
O recrutamento precisa ser claro, as pessoas devem ter interesse pela área de eventos e uma agenda flexível – já que podem acontecer imprevistos e atrasos.
Caso você não conheça ninguém dessa área de atuação, optar por uma indicação pode ser a solução mais segura.
#DicaDoity: Para manter a boa comunicação com a equipe apresente os setores e suas funções, deixe claro onde cada um deve estar localizado, assim será mais fácil responder às dúvida dos participantes ou até encaminhá-los ao setor responsável!
Lembre-se: observar o perfil das pessoas é a chave para direcioná-las às funções corretas.
Ah, e dá uma olhada nesse vídeo cheio de dicas valiosas para otimizar o planejamento do seu evento!
Plataforma de eventos
É comum enfrentar problemas durante a organização de um evento. Você precisa acompanhar as inscrições e pagamentos, receber trabalhos científicos por e-mail, emitir certificados e todo esse trabalho é em sua maioria manual.
Para economizar tempo, aumentar a produtividade, ter autonomia e focar no que realmente importa – que é a qualidade do evento – você pode optar por contratar uma plataforma de gerenciamento e venda de inscrição.
Ela oferece soluções do pré ao pós-evento, dando ao organizador a possibilidade de vender as inscrições online e acompanhar todo o processo com relatórios financeiros. Também é possível criar, personalizar e colocar o site do evento no ar, receber os trabalhos científicos, fazer sorteios e muito mais.
Além disso, uma plataforma te oferece a possibilidade de gerar os certificados para os participantes, organizadores, palestrantes e todos os envolvidos no evento – juntamente com uma pesquisa de satisfação de forma automática – e enviá-las por e-mail para evitar custos com a impressão e gerar um feedback do evento.
Com uma plataforma de eventos também será possível reduzir gastos com a equipe e equipamentos. O credenciamento, por exemplo, pode ser realizado através de um aplicativo de check-in baixado no seu Smartphone.
#DicaDoity: A Doity é uma plataforma de eventos completa, que atende todos os requisitos que falei acima. Você pode criar um evento teste GRATUITO e ver se a plataforma atende todas as necessidades do seu evento!
Locação de equipamentos
Se você está começando a sua carreira de organizador ou costuma realizar eventos pontuais, uma opção considerável para você é investir no aluguel dos equipamentos.
A locação vai te livrar da preocupação de arrumar um local para armazenar os equipamentos e evitar a sua depreciação devido a um longo prazo sem uso, por exemplo.
#DicaDoity: Quer saber quais são os principais equipamentos para eventos? Veja aqui!
É importante lembrar que os gastos com equipamentos podem ser reduzidos e transformados em investimento a longo prazo, afinal, é mais viável comprar um equipamento – se você organiza muitos eventos – do que gastar sempre com novos aluguéis.
Para realizar boas compras com baixo custo é necessário destinar parte do seu tempo pesquisando empresas que oferecem o serviço de qualidade com preços acessíveis.
Buscar referências de antigos compradores é uma boa dica para evitar problemas e decepções com atrasos na entrega ou má qualidade do equipamento. Por isso, não deixe de ler os comentários dos sites, conversar com pessoas que já fecharam negócio e confirmar a seriedade da empresa antes de contratá-la!
Organização
As organizadoras de evento são empresas responsáveis por produzir, planejar e coordenar o seu evento. Optar por contratar este serviço te dá a possibilidade de minimizar o seu trabalho por alguns motivos:
- A empresa organizadora divide a equipe e a distribui em locais estratégicos que vão desde a recepção até a programação do evento;
- Ela vai te ajudar a fazer o cronograma de ações e atividades que serão executadas como: definir quantidade de participantes esperados, o que é essencial para escolher o local do evento, buffet do coffee break, brindes, materiais de apoio etc;
- A equipe realiza a seleção de serviços e fornecedores, avaliando as melhores condições de custo-benefício entre tantas opções no mercado;
- A organização será responsável por entrar em contato com os fornecedores para confirmar a presença no dia, horário e local do evento;
- Estará presente no dia da montagem da estrutura e dos equipamentos;
- Checará as atividades no dia do evento;
- A organização também é responsável por criar parcerias. Por conta disso, muitos congressos e eventos profissionais também oferecem descontos em alguns restaurantes, agências de viagens ou hotéis. Legal, né?
#DicaDoity: Nunca deixe de acompanhar esse processo participando de uma degustação no buffet, por exemplo, para ter a certeza que surpresas desagradáveis não vão acontecer no dia do seu evento.
Ah! É importante que a empresa organizadora se mantenha próxima – acompanhando o evento – ela precisa estar sempre disposta para dar feedback e manter contato com você organizador.
Agência de viagens
Pensar na possibilidade de contratar uma agência é uma das formas de atrair participantes de outros estados e regiões. Fechar parcerias com essas empresas dão mais credibilidade ao evento e passa a sensação de segurança e organização para os possíveis participantes.
As agências costumam dar preferência aos hotéis mais próximos ao local do evento, o que facilita o deslocamento. E, a depender do tipo de pacote, as empresas podem oferecer o translado de ida/volta para o evento, ou até aeroporto-hotel e hotel-aeroporto. Avalie bem o tipo de público que pretende atingir e proponha as parcerias.
Vale lembrar que trabalhar com empresas que tenham boas referências e experiência de mercado é fundamental. Além de evitar que as pessoas caiam em ciladas com lugares que não oferecem bons serviços, você vai ajudar a construir, desde cedo, uma boa impressão do seu evento.
Acredite: o resultado da experiência do participante, sobretudo, o que vem de outros lugares, não se resume ao dia do evento.
#DicaDoity: Já falamos sobre o turismo de negócios no nosso blog, dá uma olhada. Lá tem o que você precisa saber sobre excelente oportunidade de movimentar seu evento e sua cidade!
Agências de publicidade
Já ouviu a expressão “a propaganda é a alma do negócio”?!
Então, contratar uma agência de publicidade é uma ótima opção para você que pretende caprichar na divulgação do seu evento. A agência vai tomar conta de todo o processo criativo.
Se o seu evento for de grande porte é interessante investir na divulgação offline: Outdoors, VTs para a TV e Spots (aquelas locuções que anunciam um produto ou serviço e são transmitidas nas rádios!), e assim aumentar a visibilidade do seu evento. Isso se existir verba disponível para o investimento, claro.
Caso você esteja procurando um investimento mais modesto, uma alternativa é apostar no gerenciamento das redes sociais, marketing digital e na composição de uma identidade visual marcante, principalmente se o evento tem o objetivo de promover mais de uma edição.
Ah! Panfletos e cartões também são bem vindos e opções consideráveis para esses casos.
Buffet
Independente do tamanho e formato do evento, as empresas de buffet costumam oferecer tipos de serviços como:
- Buffet para stand;
- Locação de utensílios para evento (mesas, cadeiras, suportes para os alimentos etc.);
- Mão de obra especializada para acompanhar e montar tudo no local.
Mas quando o assunto é evento, o Coffee Break é o serviço mais requisitado.
Ele pode ser servido nos intervalos das atividades, a depender da duração do evento. Os mais longos podem oferecem até dois Coffee Breaks – manhã e tarde.
O tempo do Coffee Break varia muito de acordo com o modelo, a duração e o tempo disponível durante todo o dia.
Lembre-se, é importante não deixar os participantes sem descanso por muito tempo, isso tira a concentração e faz com que as pessoas saiam das palestras antes de terminarem.
Agora que você já sabe quais são os principais serviços das empresas, que tal baixar a nossa planilha de organização de eventos gratuita e começar a se planejar?
