Organizar um evento é sinônimo de trabalhar em equipe. Mas nem sempre isso significa que toda ajuda será suficiente. Muitas vezes, é preciso contar com serviços extras. E é aí que entra a ação de fornecedores para eventos, garantindo um trabalho completo e eficiente.
Estes profissionais oferecem diversos bens e serviços que fazem a diferença em setores diversos, desde a parte estrutural até contatos interpessoais com os participantes de um congresso, uma feira ou qualquer outro tipo de evento que você esteja realizando, tornando a experiência de todos mais proveitosa. Então, vamos descobrir como conseguir o melhor na hora de contratar trabalhos terceirizados?
Aqui abaixo você vai conferir:
- Quando fornecedores para eventos ajudam
- Como achar os melhores profissionais
- O que não esquecer quando for formalizar os acordos
- Táticas a mais para garantir que tudo irá dar certo
Fornecedores para eventos são indispensáveis?
Para começo de conversa, saiba quando você pode precisar de um bem ou serviço prestado por terceiros. Alguns exemplos são clássicos, como um staff que garanta a segurança e a limpeza do local; bem como equipamentos técnicos, a exemplo de microfones, iluminação e retroprojetores, e buffet para um coffee break. E se sua equipe é pequena, recepcionistas podem ser contratados por fora.
Mas já parou e percebeu que há muito mais? Antes mesmo do grande dia, quando for desenvolver o site para divulgar o que está por vir, uma empresa pode te ajudar, por exemplo, desde a criação de uma identidade visual até a parte de marketing digital.
#DicaDoity: Na hora de buscar ajuda na parte de T.I., você não precisa contratar uma equipe, mas sim plataformas online que te dão todo um suporte, do pré ao pós-evento, criando um site com a cara do seu evento e iniciando a divulgação e a venda de inscrições em apenas cinco minutos! Além de outras ferramentas disponíveis durante e depois do grande dia.
Mas claro que nem sempre é preciso contar com fornecedores para eventos em todas as atividades que acabamos de destacar. Por isso, o primeiro passo é observar, dentre essas possíveis necessidades, quais a sua equipe requer, quais ela já domina, e, assim, ir atrás das prioridades e se planejar financeiramente.
O processo de escolha: pesquise, compare e negocie!
Agora que você já sabe os tipos de fornecedores para eventos que terão que ser contratados, está na hora de encontrar os melhores em cada área específica. E há alguns passos a serem seguidos até achar aqueles que mesclam com qualidade a relação custo x benefício.
Quem já conhece os serviços tem o que a dizer?
As referências são o primeiro passo. Busque com colegas possíveis contatos e pesquise na internet as avaliações de clientes anteriores. Compare algumas opções, fazendo prós e contras, e depois selecione as que mais agradaram em um primeiro momento (cerca de três) para, então, entrar em contato e tirar dúvidas específicas.
E quem oferece os serviços?
Mas não se baseie apenas pelo que ouve dos conhecidos e pelo que vê na web. A impressão que a empresa irá passar através de uma comunicação direta vale muito e pode ser um elemento de desempate, como agilidade nas respostas de e-mails ou simpatia dos atendentes e higiene do local onde eles têm sede – caso uma visita seja possível.
Sua hora de argumentar
Se depois disso você ainda está em dúvida entre dois possíveis fornecedores para eventos, por exemplo, fale com eles sobre a situação. Quem sabe algum não muda a oferta inicial, te dando um desconto ainda maior para fechar o negócio de vez e te fazer deixar a concorrência de lado?! Todos saem ganhando!
Coloque tudo no papel
Oficializar os serviços prestados é um momento que exige muita atenção. Todas as exigências, direitos e deveres, e até possíveis punições e multas para o caso de não cumprimento de um dos lados, ou falha em alguma execução, devem constar com clareza no documento a ser assinado. Faça um checklist e não deixe nenhum dos seguintes itens de lado:
- Produtos/serviços que serão ofertados – quantos equipamentos, quantidade de funcionários estarão disponíveis e p por quanto tempo poderá ficar com os equipamentos;
- Valores e forma de pagamento – geralmente com 50% a ser depositado antes do evento e o restante após o término bem sucedido;
- Prazos de entrega de materiais – com datas e horários específicos. Lembre-se de incluir o adicional de possivelmente um dia antes e um dia depois do evento para a montagem e o desmonte, quando se trata de equipamentos;
- Cláusula de cancelamento – esclareça se há a possibilidade de desistência, com ressarcimento total, parcial ou nulo, a depender de um aviso prévio. O mesmo se aplica para o caso de quebra de contrato por causa de falhas, atrasos ou qualquer descumprimento do que foi acordado entre contratante e contratado.
E já que o assunto é checklist a gente não poderia deixar de indicar o nosso vídeo da Doity TV sobre esse tema tão importante que pode dar um gás no gerenciamento do seu evento. Vale a pena conferir!
Tipos de fornecedores para eventos
Conheça os principais tipos de fornecedores para eventos:
- Fornecedores de catering: são responsáveis pelo fornecimento de alimentos e bebidas para eventos, incluindo buffets, finger foods, bebidas, sobremesas, entre outros.
- Fornecedores de decoração: são responsáveis pela decoração do evento, incluindo arranjos de flores, iluminação, móveis, cenários, entre outros.
- Fornecedores de som e iluminação: são responsáveis por fornecer equipamentos de som e iluminação para o evento, incluindo alto-falantes, microfones, luzes, projetores, entre outros.
- Fornecedores de equipamentos: são responsáveis por fornecer equipamentos diversos para eventos, incluindo mesas, cadeiras, toalhas, pratos, copos, entre outros.
- Fornecedores de espaços: são responsáveis por fornecer o espaço para a realização do evento, como salões de festas, hotéis, casas de eventos, entre outros.
- Fornecedores de entretenimento: são responsáveis por fornecer entretenimento para o evento, como bandas, DJs, mágicos, artistas circenses, entre outros.
- Fornecedores de serviços gerais: são responsáveis por fornecer serviços diversos para eventos, como segurança, limpeza, valet parking, entre outros.
Planejar os mínimos detalhes evita problemas maiores
Mesmo com todos os esclarecimentos do contrato, as opções extra para prevenir erros são sempre bem vindas, certo? E uma dica é que um pouco antes você se reúna com os fornecedores no local do evento. Assim, todos já saberão em pequenos detalhes como tudo será feito, como, por exemplo, a portaria que um caminhão deve descarregar alguns equipamentos.
Com a equipe de staff também é bom fazer o mesmo, mostrando onde cada pessoa irá trabalhar, como será a dinâmica de revezamento dos funcionários nos horários de pausa para descanso e alimentação. Além de mostrar onde há um espaço para deixar pertences pessoais, saídas de emergência e as salas que elas devem indicar aos participantes, onde cada atividade do evento estará sendo realizada.
Pronto! Seguindo os aspectos que levantamos aqui, temos certeza que você encontrará os fornecedores para eventos que te ajudarão a fazer um encontro com qualidade, tornando inesquecível a experiência dos participantes, sejam eles ouvintes, palestrantes, expositores ou outros convidados.
E aqui vai uma dica final: se quiser ter todas as partes da organização sob controle, inclusive financeiro, uma planilha de orçamentos pode ser uma grande aliada. Temos aqui abaixo uma prontinha para download; e o melhor: de forma gratuita. Então aproveite, bom trabalho e até a próxima!
