O processo de logística de eventos pode ser um ponto fraco na carreira de um organizador profissional. Qualquer falha nesse sentido salta aos olhos dos participantes e faz a equipe passar por vários apertos.
Para reverter o quadro negativo, o melhor caminho é apostar todas as fichas em planejamento. Com todas as etapas dos preparativos bem-definidas, se torna muito mais fácil evitar imprevistos, construir um plano B e alinhar uma equipe competente.
Quer saber mais? Abaixo, listamos algumas dicas para quem deseja ter uma logística de eventos otimizada. Acompanhe:
1. Um bom planejamento ajuda na logística de eventos
O planejamento é o ponto inicial para qualquer evento de sucesso. Independentemente de qual seja o seu segmento de atuação, começar a pesquisar com antecedência faz toda a diferença no resultado. Durante cada etapa dos preparativos, ter tudo detalhado em mão garante que você não se esqueça de nada importante e ainda direciona o passo a passo com eficiência.
Pense que, caso algo saia do previsto, toda a programação pode ser comprometida sem uma organização bem-preparada. Então, considere o efeito dominó de um erro nesse caso com a intenção de ter cuidado redobrado nos detalhes.
O processo, apesar de trabalhoso, costuma ser bastante simples, já que as tarefas acabam se conectando. Por exemplo, depois de escolher o tema, será preciso definir o local e, em seguida, a quantidade de participantes.
Ah, e confira também esse vídeo que fizemos, cheio de dicas para otimizar ainda mais o seu planejamento!
2. Escolha o local com cuidado
A escolha do local é um fator que interfere em várias outras decisões. Afinal de contas, a estrutura oferecida abre um universo de possibilidades para criar experiências diferenciadas ao público. Antes de qualquer coisa, você precisa priorizar a segurança e o conforto de todos enquanto acompanham a programação.
Dessa maneira, avalie a capacidade de público, a quantidade de banheiros, a possibilidade de entrada de fornecedores, equipamentos eletrônicos e a acessibilidade. A localização também é um fator que conta muitos pontos, pois influencia diretamente na presença em massa dos participantes.
3. Tenha um checklist
Organizar um evento não é uma tarefa fácil. São inúmeras tarefas que tomam bastante tempo e, muitas vezes, acabam sobrecarregando o responsável. Por esse motivo, ter uma lista de verificação em mãos se torna fundamental na hora de melhorar a logística de eventos.
Isso porque, ao saber qual será o próximo passo, fica muito mais simples criar soluções inteligentes que evitem imprevistos. Coloque no checklist todos os detalhes pendentes e resolvidos junto dos contados dos prestadores de serviços. Desse modo, caso você tenha algum problema, qualquer membro da equipe consegue tocar o evento do ponto interrompido.
4.Priorize a segurança
Ao lidar com o público, a segurança deve ser sua prioridade. De fato, com as redes sociais viralizando notícias praticamente em tempo real, qualquer tipo de de descuido da organização de um evento pode ser fatal para o seu negócio.
Por isso, fiscalize tudo o que pode comprometer a experiência durante o grande dia ou causar algum acidente. Essa lista de verificação geralmente é composta por contratação de segurança particular, sinalização de saídas de incêndio, alimentação de boa procedência e uma equipe especializada em primeiros socorros.
5. Estabeleça uma boa comunicação
A comunicação eficiente é o segredo do sucesso de qualquer evento. Por mais que o organizador tenha experiência no assunto, sem contar com canais abertos tanto com o público quanto com a equipe selecionada, a ação pode render muito menos do que o esperado.
Com isso, você pode usar esse tipo de relacionamento como uma forma de impulsionar o interesse dos participantes. Como consequência, eles vão precisar de menos assistência para concluir os processos de compra e terão mais confiança em relação ao conteúdo apresentado.
Deixe tudo claro pelas redes sociais e outras fontes de divulgação. Quanto menos dúvidas o público apresentar, melhor será o engajamento durante as atividades com foco na manutenção desse contato, inclusive no período de pós-evento.
6. Alinhe tudo com os fornecedores
Os fornecedores são uma questão delicada no trabalho de um organizador de eventos. Imagine só se um prestador de serviços essencial, como o buffet, não aparece na data combinada e os participantes passam o dia apenas com água. Seria uma frustração que prejudicaria sua imagem no mercado e que dificilmente conseguiria ser revertida no futuro.
Tendo isso em mente, torna-se necessário ficar de olho na função de cada nome contratado e ter tudo alinhado com bastante antecedência, principalmente os locais de entrada e saída dos produtos. Assim, é possível diminuir consideravelmente as chances de passar por um susto de última hora.
7. Ofereça materiais impressos ou digitais
Uma boa dica para melhorar a logística do seu evento envolve oferecer materiais impressos ou digitais. Para os participantes, informação nunca é demais e ajuda muito no aproveitamento do conteúdo.
Com todos os direcionamentos em mãos, o trabalho da organização também fica muito mais simples, já que os participantes vão saber exatamente o que esperar de cada etapa do cronograma.
Além disso, também se mostra indispensável alinhar outros detalhes, como opções de transporte, como será a alimentação, o conteúdo complementar e os contatos que devem ser compartilhados para tirar dúvidas.
8. Não se esqueça da locação dos equipamentos necessários
Muitos locais não oferecem todos os equipamentos necessários no momento de apresentar a programação ao público. Diante disso, uma boa logística depende também de um preparo especial para a locação de equipamentos. Antes de definir o espaço, o ideal é fazer uma visita prévia com tudo o que será preciso em mãos.
Em função disso, você consegue providenciar as locações com agilidade e definir o tempo necessário até a devolução. Outro ponto importante envolve se informar sobre o funcionamento desses aparelhos. Saber ligá-los e resolver problemas comuns é uma carta na manga para não deixar buracos entre as apresentações.
Pronto! Agora você já sabe como melhorar a logística de eventos. Lembre-se de que o grande diferencial está na disciplina do organizador e sua equipe. Ao trabalhar com prazos e um olhar atento, o público interage mais por conta do interesse no conteúdo repleto de qualidade.
Gostou das informações deste artigo? Então leia também sobre a importância de usar um gerenciador de eventos e descubra as vantagens de automatizar o trabalho e como isso poder otimizar o tempo e ter mais simplicidade na execução das tarefas!
