Se você quer criar uma feira, congresso, exposição ou palestra de sucesso, é fundamental ter fins bem definidos. As metas para eventos devem nortear todo o planejamento estratégico. Assim, você não perde tempo com questões que não agregarão nas suas atrações.
Imagine, por exemplo, que uma das metas seja lançar um aplicativo para despertar o interesse dos estudantes de Medicina em participar de um determinado curso. Assim, todo o planejamento deve ser norteado por essa meta: as atrações, o horário, a linguagem, a data e as demais ações.
Vamos aprender mais sobre metas para eventos? Venha conosco!
Defina quais são os objetivos do evento
O primeiro passo é diferenciar metas e objetivos, porque muitas pessoas confundem esses sinônimos. Vamos lá?
Objetivos são afirmações sobre o que a sua empresa pretende fazer. Baseiam-se no futuro do negócio e normalmente são bem amplos. Já as metas são declarações realizáveis e representam o que será necessário para alcançar determinado objetivo. Veja um exemplo:
- objetivo: criar um evento de Medicina único e inovador;
- meta: lançar dois aplicativos de Medicina no período de dois meses para despertar o interesse do público em participar do evento.
Utilize a técnica SMART
Quando falamos em metas, dificilmente não pensamos na técnica SMART, formada por cinco palavras em inglês: specific, measurable, attainable, relevant e time-based.
Isso significa que as metas precisam ser específicas, mensuráveis, alçáveis, relevantes e temporais. Aprenda mais a seguir!
Específicas
O objetivo do seu evento precisa ser claramente definido para alcançar os resultados almejados. Assim, as metas podem nortear a conquista dos objetivos de uma maneira mais dinâmica e rápida.
Mensuráveis
Datas, valores, pessoas e tudo o que envolve o evento precisa ser mensurável. Assim, se torna mais fácil avaliar os resultados e conferir se as ações estão progredindo.
Atingível
Jamais crie metas intangíveis! Portanto, mesmo que sejam desafiadoras, elas precisam ser possíveis de alcançar.
Relevante
Para otimizar o tempo de toda a equipe que trabalha na organização do evento, é fundamental criar metas relevantes e que contribuem para o sucesso do evento.
Baseada no tempo
Todas as metas precisam ter um prazo para serem cumpridas. Assim, fica mais fácil medir o sucesso das suas ações se você acompanhar o cronograma de atividades em tempo real.
Estabeleça metas diárias
Ao organizar um evento, é fundamental ter pequenas metas diárias a serem cumpridas. Dessa maneira, fica mais fácil você avaliar o que ainda precisa ser feito para que o grande dia dê certo — já imaginou chegar na semana do evento e perceber que você vendeu apenas 10 inscrições de 50?
Por isso, é fundamental estabelecer diversas metas, acompanhando-as diariamente para conferir se tudo está no caminho certo ou se é necessário investir em um plano B.
Tenha foco
Deixe de lado tudo o que não vai agregar para o sucesso do seu evento. Analise todas as alternativas que não representam os seus principais objetivos. Tenha muito cuidado com os desperdícios de tempo — talvez você invista muitas horas em uma atividade que pode ser deixada para um segundo momento e esquece de se concentrar no que realmente importa.
Saiba acompanhar e mensurar os resultados
Você só saberá se está no caminho correto e se todas as ações foram concretizadas em tempo se acompanhar os resultados, certo? Por isso, invista em uma boa plataforma ou software de gestão de eventos para que ele ajude a mensurar os resultados.
Confira também o nosso conteúdo em vídeo e saiba tudo sobre organização de eventos!
Veja alguns exemplos de metas para eventos
Sabemos que definir as metas para eventos não é um assunto simples. Pelo contrário: a tarefa exige muito planejamento estratégico. Por isso, vamos apresentar e explicar alguns exemplos para você utilizar. Continue a leitura e saiba mais!
Vender todos os ingressos
A expectativa do público é praticamente uma meta universal quando falamos em eventos. Afinal, todos querem ver o seu evento lotado, com todas as inscrições vendidas, você concorda?
Para isso, invista sempre em uma divulgação com antecedência e aposte em todos os canais que o público-alvo do seu evento está presente, tanto no mundo on-line quanto off-line.
Ter lucratividade
Ao avaliar o saldo da sua tabela de receita e despesas, é fundamental que ele seja positivo. O resultado de ter lucro (ou não) no evento se dá desde o planejamento, quando você mapeia todos os recursos necessários e define o valor da inscrição e das cotas de patrocínio.
Para isso, uma dica é sempre ter um vendedor na equipe que entenda tudo de negociação com o cliente. Assim, ele consegue os melhores preços com os fornecedores do evento e também patrocinadores incríveis.
Ter uma boa repercussão nas redes sociais
As redes sociais são ótimas aliadas na hora de divulgar um evento: cada plataforma tem suas peculiaridades e estratégias particulares que permitem que o organizador exponha a sua marca.
Para isso, é fundamental contar com um bom social media, que crie um calendário de postagens para impactar o público. Também é fundamental ter uma verba reservada para impulsionar as publicações. Assim, você terá mais alcance com as postagens.
Promover a satisfação do público
De nada adianta criar um evento grandioso e investir muito dinheiro em atrações se ele não satisfazer os interesses do público, certo? Por isso, é fundamental sempre pensar na experiência do cliente e em promover a sua satisfação na hora de definir os planos de ações.
Sendo assim, promova enquetes nas redes sociais para saber a opinião do público e crie uma expectativa positiva sobre o que terá no evento. Além disso, depois que o evento aconteceu, é essencial enviar uma pesquisa de satisfação por e-mail para ter um feedback sobre o que eles acharam das atrações, horário, local, valor, limpeza, organização e muito mais.
Definir metas para eventos é uma etapa fundamental durante o planejamento estratégico. Mais do que defini-las, é essencial investir em maneiras de acompanhamento para conferir se elas estão sendo cumpridas ou se é necessário modificar alguma ação no meio do caminho. É possível fazer isso com a ajuda de relatórios, assim fica mais fácil entender os gastos e investimentos do seu evento. Nesse texto a gente te conta qual é a real importância desse documento.
Com este post, você aprendeu como definir metas para eventos. Se gostou do texto, aproveite para aprofundar os seus conhecimentos nessa área e entenda como efetivar o seu planejamento, de um jeito super simples, nesse post. Boa leitura!
