A organização de um evento envolve diversos elementos, escolhas e possibilidades diferentes. E um dos aspectos mais importantes para que tudo saia do papel é conseguir adaptar corretamente o planejamento com o orçamento que se tem em mãos.
Muitos organizadores acabam encontrando dificuldades, principalmente com o controle de gastos e a adaptação da verba disponível, o que acaba por inviabilizar algumas contratações que, com o devido planejamento, seriam possíveis de se fazer.
Pensando nisso, trouxemos neste artigo algumas dicas para ajudar você a criar uma planilha de orçamento para eventos que seja funcional e inteligente, auxiliando na organização financeira do seu evento. Confira!
A importância do orçamento em um evento
O planejamento de eventos demanda uma organização muito grande do profissional ou da equipe de profissionais envolvida na tarefa. É preciso lembrar de diversos fatores, desde o aluguel do local, onde acontecerá o evento, à documentação necessária junto às autoridades de segurança.
Por isso, é muito comum que algumas pessoas fiquem perdidas quando não se organizam corretamente para produzir seu evento. Dessa forma, acabam perdendo prazos, esquecendo de itens importantes e, principalmente, gastando mais do que poderiam.
Deste modo, é imprescindível fazer um orçamento detalhado de tudo que envolverá a execução do seu evento. Nesse orçamento é possível visualizar com muito mais organização o panorama dos gastos e de cada custo envolvido na produção, facilitando assim a separação dos recursos de acordo com a verba disponível.
A melhor maneira de visualizar esse orçamento é por meio de uma planilha. Hoje em dia os recursos digitais permitem que ultrapassemos a necessidade de colocar tudo no papel, inserindo assim nossos dados em uma planilha que, automaticamente, calcula o impacto de cada gasto do evento.
Como construir uma planilha de orçamento para eventos
Elaborar uma planilha de orçamento para eventos demanda, antes de tudo, organização. É uma etapa que deve ser feita muito antes das contratações começarem, pois é ela que indicará o montante total de todos os custos envolvidos.
Isso significa que sua planilha inteligente precisa ser construída a partir de um minucioso levantamento dos fornecedores a serem contratados. Obviamente, cada evento possui suas particularidades e alguns itens variam sempre de evento para evento. Entretanto, é possível pensar em um modelo básico que servirá para a maioria das situações.
Quando falamos de uma planilha de orçamento para eventos, estamos trabalhando com um balanço financeiro, onde deverão ser incluídos os custos e, também, as receitas geradas com o seu evento, além do próprio aporte inicial de verbas. Dessa forma, é possível enxergar com precisão os lucros e os prejuízos que o evento pode render.
Assim, na hora de construir a sua planilha, leve em consideração alguns elementos, como:
- entrada de verbas: orçamento inicial, receita de patrocinadores, inscrições de participantes, aluguel de stands para comercialização de itens, cessão de espaço para venda de alimentos;
- saída de verbas: aluguel da sede, catering, merchandising, marketing, divulgação online, aluguel de equipamentos de som e iluminação, aluguel de cadeiras, material de credenciamento, pagamento da equipe de apoio, pagamento da equipe de segurança, documentação e alvarás junto à prefeitura, entre outros.
Dessa forma, organizando corretamente a sua planilha de orçamento, é possível visualizar as áreas que estão gerando maior renda e aquelas que exigem um custo maior. Após o evento, basta analisar o balanço final do orçamento, geralmente composto pelo cálculo que subtrai as despesas das receitas que pode ser programado na planilha.
Se o seu balanço final for igual à zero, o evento atingiu um ponto de equilíbrio. Se for negativo, isso significa que o evento resultou em prejuízo. Porém, caso esse número seja positivo, isso significa que ele gerou lucro!
É claro que o balanço final demonstrado na sua planilha de orçamento não significa, necessariamente, um sucesso ou fracasso do evento, uma vez que existem outros benefícios gerados além do lado financeiro, como a criação de networking e a possibilidade de organizar novos eventos. Entretanto, como o orçamento é uma das partes mais importantes do planejamento de um evento, espera-se que ele atinja, no mínimo, um ponto de equilíbrio, pendendo sempre para a geração de lucros. Nesse vídeo você vai encontrar outras dicas que vão te ajudar a definir o orçamento do seu evento. Vale a pena conferir!
Por que fazer uma planilha de orçamento para eventos
Independentemente do tipo de evento que você está planejamento, é essencial contar com um orçamento preciso. Uma prática sólida de organização do orçamento permite que você visualize possíveis elementos que levem ao desperdício de verbas, realocando-as em outras áreas mais importantes.
Isso significa que, com um processo organizado, você pode aumentar as fontes de renda, eliminar redundâncias (muito comuns em eventos de grande porte) e ainda facilitar a gestão na hora da execução do seu evento. Sem um orçamento, é muito fácil fazer com que os custos envolvidos fiquem fora de controle e, consequentemente, o evento gere prejuízo.
Para conseguir exercer um controle completo de tudo que envolve o seu evento, é fundamental se basear em uma planilha de orçamento precisa, uma vez que o planejamento demanda a tomada de decisões de aspecto financeiro em praticamente todas as etapas.
Por isso, ter uma base sólida de informações nos dá a segurança de que nenhum tipo de desperdício será feito e, principalmente, os custos planejados não serão extrapolados.
Como organizar um evento por meio de uma plataforma de eventos
Todas as dicas que demos neste artigo se referem à criação de uma planilha “do zero”. Essa planilha será exclusiva para o seu evento, o que pode fazer com que ela precise de adaptações a cada edição que você organizar. Por isso, por mais que ela atinja os seus objetivos propostos, pode ser que ao longo do tempo não seja uma opção tão prática.
Hoje em dia é possível encontrar plataformas de gestão de eventos que juntam todas as informações em um mesmo sistema, oferecendo para os organizadores toda a praticidade e agilidade necessária nas fases de planejamento, execução e também de pós-evento.
Como explicitamos, o controle financeiro é uma parte essencial da organização de um evento, de modo que contar com uma planilha de orçamento para eventos embutida em um sistema totalmente integrado faz com que todo este processo se dêem de maneira muito mais fluida e organizada.
Gostou das nossas dicas? Então não deixe também de baixar o nosso modelo de planilha de orçamento para eventos!
