Você sabia que uma planilha para eventos pode ser a solução para os problemas de planejamento do seu dia a dia de organizador?
Pois é, já sabemos que o planejamento é a primeira etapa a ser seguida quando o assunto é organização de eventos. Independente do tamanho do seu evento, uma boa estratégia de planejamento é o principal fator para evitar problemas e contratempos, além de dar um norte para você organizador pois define a estratégia de execução.
Para te ajudar nessa tarefa, agrupar as informações em uma planilha é a melhor opção. Acredite, com ela será possível detalhar todos os aspectos do evento, desde as informações básicas de quem vai ficar responsável por cada função, até as mais complexas como os prazos e fornecedores. Consultando e atualizando a planilha diariamente, será possível transformá-la em um verdadeiro guia!
Agora vamos dar uma olhada nas áreas chave, que a sua planilha precisa ter.
Checklist Geral
O checklist geral é o corpo do planejamento da sua planilha. Ele é composto por uma lista de tarefas, que inicia com a eleição das funções de cada integrante da equipe e termina separando as atividades por setores.
A ideia do checklist geral é listar as principais atividades que devem ser executadas e as separar de uma forma clara. Isso vai facilitar o acompanhamento e delegação das tarefas e prazos de cada setor como: Definição do tema e conceito, o formato do evento, nome, público-alvo etc.
Financeiro
O próximo passo para planejar um evento e atingir o sucesso é criar na sua planilha uma categoria exclusiva para o financeiro, essa é uma tarefa que demanda organização, principalmente quando o assunto é orçamento.
A primeira pergunta que você deve fazer é: qual o tipo do evento? Se a resposta for de grande porte, já sabe, o orçamento vai acompanhar o tamanho do evento. Então aproveite esse espaço para planejar os lotes, os tipos de inscrição e a receita esperada, aqui você pode monitorar as vendas, planejar o orçamento do evento, controlar os gastos e despesas.
Outra coisa, para que o seu financeiro ande bem, você precisa encarar a sua realidade, por isso, não deixe de evidenciar o seu caixa inicial e a captação de parcerias, isso vai facilitar o controle da receita total, custos e o lucro do seu evento.
Ah! Deixe claro qual é o caixa atual, lembra que falamos ali em cima sobre consultar e atualizar diariamente as suas planilhas? Então, tornar isso um hábito vai facilitar o seu controle financeiro! Para te ajudar a entender melhor como definir o orçamento do evento a gente produziu esse vídeo cheio de dicas. Clique e confira!
Infraestrutura/Logística – Pré-evento
Para que a sua planilha vire uma verdadeira ferramenta de gestão você não pode esquecer de criar um checklist para a infraestrutura/logística. Coloque, nessa área, todos os elementos que vão compor a ambientação e a experiência do evento. Aqui você vai tratar da contratação de equipamentos, local, inspeções, tudo o que compõe a infraestrutura.
Aproveite o checklist para conferir todos os materiais que já foram solicitados para os fornecedores e adquiridos (para diminuir os custos você pode buscar por patrocínios), essa é uma boa forma de facilitar a organização no pré-evento.
Liste todas as etapas do evento. Coloque a visão geral, desde os auditórios ao credenciamento, em seguida, liste tudo o que você vai precisar, como encomendar um coffee-break, contratar pessoas, oferecer um treinamento, imprimir etiquetas para os crachás, contratar uma equipe de manutenção e segurança etc.
Ah! Não esqueça de deixar claro quais são os materiais já disponíveis no local do evento, nenhum detalhe pode ficar de fora da sua visão de organizador!
Está sem tempo para gerenciar as suas atividades como organizador?! Então foque no que realmente importa e deixe o resto com a gente! Temos uma solução completa para o seu evento: do site e inscrições até a emissão de certificados. Fale com um dos nossos consultores e entenda como podemos te ajudar!
Marketing
A área do marketing, é destinada a estruturar a comunicação e as estratégias de divulgação, como a identidade visual e o site do evento e, claro, a venda de inscrições. Uma dica é colocar os links na planilha, assim você vai economizar tempo e encontrar tudo em um só lugar. Além disso, aproveite esse espaço para identificar o seu público alvo, são empreendedores, empresários ou estudantes?
Aqui você pode elaborar a sua estratégia de comunicação em cada canal (Facebook, Instagram, Whatsapp, e-mail, panfletos etc), fazer o planejamento de postagens e o calendário de publicações. Assim você vai elaborar a estratégia perfeita de comunicação para o seu evento!
Científico
Chegou a hora de fazer o mapeamento e prospecção de todos os palestrantes e cerimonialistas que você gostaria de levar ao seu evento. A ideia é conseguir acompanhar pela planilha a confirmação dos palestrantes, o local definido para cada palestra e todos os detalhes que envolvem essa etapa do pré-evento.
Aproveite esse espaço para criar uma grade de conteúdo para te ajudar a montar a programação, lembre-se que a programação será divulgada para os participantes e servirá como roteiro para no dia do evento.
Para finalizar, se o seu evento vai ter apresentação de trabalhos científicos na grade de programação, estruture o edital dos trabalhos. Uma dica é criar um checklist para a submissão de trabalhos científicos e acompanhar todas as etapas do processo com facilidade.
Parcerias
Chegou a hora de criar uma prospecção de parcerias, afinal será muito mais fácil realizar um evento do jeito que você imaginou, reduzindo custos e gerando receita, com a ajuda deles!
Aqui você pode montar um roteiro de abordagem, as suas chances de conseguir um “sim” aumentam consideravelmente quando a equipe está bem preparada, com todas as informações na ponta da língua. Além disso utilize essa área para acompanhar os apoios, permutas e o andamento das propostas.
Também é importante fazer o mapeamento de materiais e adicionar as necessidades de outras áreas como o marketing e a infraestrutura.
Dia do evento
Chegou a hora de criar os checklists do dia do evento, eles tem a finalidade de conferir se já está tudo posicionado em seu devido lugar e funcionando. Separe os checklists por dia (1º/2º/3º dia de evento), assim será mais fácil se organizar antes do evento começar.
Descreva tudo o que você precisa acompanhar e conferir, desde os locais, equipamentos até a equipe presente no local!
No checklist da infraestrutura, você deve verificar se os ambientes estão prontos para receber o coffee-break, atividades como os workshops e palestras e se o credenciamento está devidamente organizado e as equipes estão posicionadas corretamente.
Confira se a cenografia está montada e se os materiais que serão entregues aos participantes estão corretos, a equipe de manutenção também precisa estar preparada para possíveis imprevistos.
Já no checklist científico, você deve conferir se todos os facilitadores estão de acordo e preparados para os seus momentos de apresentação. Comece com uma lista de presença, verifique se o palestrante já chegou ou se a equipe foi buscá-lo, se ele está ciente do seu horário (início e término da palestra) e está com a apresentação de slides em mãos.
Lembre-se de verificar se os materiais extras exigidos pelo convidado (post its, caneta, cartolina etc) e as lembrancinhas estão no local correto. Almoço/lanche dos palestrantes é outro item que deve estar no seu checklist!
Pós-evento
O próximo checklist é o de pós-evento. Aqui você vai enumerar todas as atividades que precisam ser realizadas quando o evento acabar, desde a pesquisa de satisfação e envio dos certificados, até a reunião de feedback com a equipe e a data que será criado o relatório do evento.
Deixe bem claro o prazo da atividade, o valor e quem será responsável por cada ação, você também pode adicionar uma observação e o estágio da tarefa (fazendo, pendente ou concluído), por exemplo.
Contatos dos fornecedores
Chegou a hora de listar as informações dos fornecedores, elas são fundamentais para você que está procurando o melhor custo-benefício. É importante registrar os dados de cada fornecedor para que você efetue os pagamentos corretamente, tenha o controle do que foi fornecido e guarde os contatos para futuros eventos.
Uma dica é agendar uma visita e verificar pessoalmente as reais condições do fornecedor antes de fechar qualquer negociação. Depois de preencher os campos da planilha será muito mais fácil controlar todos os processos dos seus eventos nos dias úteis e tirar um tempinho para relaxar! Quem não gostaria de realizar esse sonho, não é?
Pensando nas dificuldades e na quantidade de atribuições e ocupações que você, organizador, já possui, nós decidimos te ajudar. Criamos uma planilha para eventos, que abrange todas essas etapas descritas nesse blogpost! Você pode poupar o seu tempo baixando-a gratuitamente:
