O QR Code é uma ferramenta que vem sendo aplicada em diversas vertentes, sendo a área de eventos uma das mais beneficiadas com essa tecnologia. Isso porque as vantagens são perceptíveis tanto para os organizadores quanto para os participantes.
Além disso, o QR Code é uma opção interessante a ser implementada por causa do seu baixo custo e a possibilidade de otimizar e controlar o acesso dos participantes.
No entanto, é preciso entender como aplicar o QR Code nos documentos do evento e quais são as etapas necessárias para que a implantação seja eficiente e proporcione os benefícios esperados.
Quer saber como incorporar o QR Code em seu evento? Então, não perca as dicas que daremos neste post. Acompanhe!
Afinal, o que é QR Code?
A sigla QR Code tem origem na expressão em inglês “quick response code”, algo como código de resposta rápida. Elaborada em duas dimensões, ele veio para substituir o extenso código de barras tradicional.
Isso significa que a leitura via QR Code é mais rápida, além de ser adaptada para diversas tecnologias, tais como tabletes, telefones celulares, computadores e relógios digitais.
A evolução do QR Code também permitiu a impressão em papéis para controle de acesso a eventos, a leitura de informações científicas complementares de um estudo clínico, entre outras possibilidades.
Por que aplicar QR Code nos eventos científicos?
Eventos científicos são encontros de profissionais renomados e devem se destacar por uma logística eficiente para evitar frustrações dos participantes, desordem na apresentação dos trabalhos e superlotação de pessoas.
Portanto, as ferramentas que controlam essas e outras funcionalidades devem ser incorporadas para evitar sobrecarga da comissão organizadora, principalmente quando o sistema ainda não é informatizado.
A seguir, veja as principais vantagens na incorporação do QR Code para um evento científico e quais são os requisitos para implantá-lo.
Facilita o cadastramento
O QR Code pode ser incorporado no crachá que dará acesso as dependência do evento. Ele será a identificação do participante, obtida após a inscrição na plataforma informatizada.
O crachá é um recurso imprescindível em um evento científico. Após a inscrição nos sistemas informatizados, o participante poderá gerar o documento automaticamente ou optar pela impressão com QR Code no dia de evento.
Em qualquer uma das alternativas, o layout do crachá já incorporará o QR Code, que será utilizado para controle de acesso dos participantes às palestras, mesas-redondas ou visualização dos banners.
Para tanto, é necessário que o software já permita a inserção automática do QR Code no momento da inscrição e no dia do evento, e que os monitores façam a leitura do código para controle de presença e acesso ao espaço científico.
Traz praticidade
O QR Code pode ser incorporado ao crachá, trazendo praticidade e evitando filas. Além disso, proporciona uma redução significativa dos formulários, pois permite a avaliação dos participantes por meio de um relatório que contabiliza o número de vezes que uma pessoa esteve no evento, por exemplo.
Alguns gestores já incorporam a tecnologia QR Code nas atividades de submissão de artigos científicos como também nos banners de apresentação dos resumos e anais, facilitando o acesso de outras informações para os participantes interessados em conhecer mais sobre a pesquisa.
Dessa forma, caso eles tenham dúvidas ou queiram contatar os autores da pesquisa, é possível conseguir essas informações no QR Code inserido no canto inferior do banner de apresentação e facilitar a comunicação entre os interessados.
Reduz fraudes
Infelizmente, como em todo evento, existem os indivíduos que se aproveitam de um sistema tecnológico falho para burlar regras e aproveitar de benefícios que não lhes foram concedidos.
Uma das irregularidades mais frequentes é quando os indivíduos repassavam o crachá para outros que não estavam inscritos a fim de contabilizar a presença e obter o certificado do evento.
Considerando que o prejuízo nessas situações é de responsabilidade dos infratores, sabe-se que esses acontecimentos prejudicam a imagem da comissão organizadora e subestimam o quantitativo de participantes.
Como a tecnologia QR Code, será possível incorporar funcionalidades que bloqueiam o acesso simultâneo de participantes que estejam utilizando o mesmo crachá, encaminhando os indivíduos para a comissão organizadora.
Permite a emissão de relatórios
Com a incorporação do QR Code, é possível ter o controle de todas as atividades que utilizam a tecnologia. Sendo assim, é possível:
- contabilizar a presença diária dos participantes;
- ter o registro daqueles que já entregaram os trabalhos científicos;
- entre outros.
Além disso, é possível verificar o número de participantes por atividade, como por exemplo uma palestra e, com isso, analisar os temas de maior interesse do público, bem como o tempo que cada indivíduo permaneceu na sala. Isso reflete indiretamente na avaliação do palestrante.
Organiza as atividades
Com o QR Code, a comissão organizadora do evento tem mais facilidade para prever erros e resolver imprevistos, além de integrar uma tecnologia que traz mais credibilidade e segurança ao encontro.
Para tanto, é imprescindível que os gestores escolham adequadamente o software para inclusão dessa tecnologia em todos os formulários e verifiquem previamente a efetividade na leitura do QR Code.
Ademais, a comissão deverá incluir os custos para incorporação dessa ferramenta no valor da inscrição, considerando também os artefatos para leitura do QR Code e o tipo de papel para impressão do código.
O QR Code é uma ferramenta muito interessante para ser incorporada aos eventos científicos, pois permite controle de acesso, levantamento de informações relevantes, avaliação dos palestrantes, dentre outras possibilidades.
Para isso, é preciso conhecer o modo de utilização e incorporá-la em todas as etapas. No entanto, para aqueles gestores que ainda não dominam essa tecnologia, é possível solicitar assessoria de empresas que detém conhecimento sobre a implantação em todos os tipos de eventos.
Agora que já percebeu os benefícios da implantação do QR Code em eventos científicos, não hesite em nos procurar para esclarecemos todas as suas dúvidas.
