Aplicar um questionário de avaliação de evento eficiente não é uma tarefa fácil. Afinal, quando o organizador não sabe usar as informações de forma adequada, os comentários acabam sendo irrelevantes. Mas não se preocupe! Basta ter um olhar estratégico para que o formulário se transforme em uma ferramenta importante de gestão.
O grande segredo está em selecionar perguntas certeiras com a intenção de estimular respostas agregadoras. Dentro desse contexto, as informações obtidas podem ajudar a compreender os pontos positivos e negativos na hora de fazer o balanço final da atividade apresentada.
Quer saber mais? Vamos mostrar sete passos essenciais na hora de abordar os participantes com eficiência. Acompanhe!
1.Solicite uma nota geral
A melhor maneira de conseguir um feedback eficiente é fazendo com que os participantes se envolvam com o conteúdo oferecido no evento. Por isso, solicitar uma nota geral no questionário faz toda a diferença no resultado final. O segredo está na hora de mensurar as avaliações com base na perspectiva geral dos participantes.
Comece o questionário pedindo uma nota geral da experiência. Diante das informações corretas, você consegue identificar os pontos positivos e negativos no cronograma apresentado. Os indicativos mostram, ainda, se os objetivos foram alcançados sem deixar de lado uma estratégia de resposta necessária aos comentários negativos.
2. Peça avaliações de cada elemento
Logo depois, o participante deve ser questionado sobre cada elemento detalhadamente. Escolha uma escala padrão de avaliação para que seja possível realizar comparações estratégicas entre os tópicos levantados. Uma dica que costuma funcionar muito bem é investir em questionário de avaliação de evento de respostas únicas.
Com isso, o público pode responder de maneira breve sem que o formulário fique cansativo. Limite o número entre 5 e 10 perguntas objetivas. Nada de ficar enrolando em torno do assunto. Essa atitude, na verdade, deve ser um reflexo do engajamento com todas as etapas do evento. Quanto mais participativo o inscrito for, melhor será o retorno do feedback. Veja alguns pontos que devem ser citados na avaliação individual:
- serviços essenciais oferecidos;
- credenciamento;
- conteúdo apresentado;
- segurança, limpeza e questões estruturais;
- desempenho da equipe envolvida;
- coffee break;
- programação apresentada;
- localização e espaço.
3. Insira questões abertas
Em alguns casos, as perguntas engessadas podem acabar influenciando os participantes a opinarem positivamente. Para que seu formulário seja o mais realista possível, o melhor caminho é incluir questões abertas que estimulem comentários genuínos.
Ouvir o que o público tem a dizer funciona como um excelente critério de organização para próximos trabalhos e ajuda a melhorar os pontos deficientes da estratégia. Não importa o segmento de sua ação, a reposta para todos os tipos de dificuldades internas está sempre no conhecimento do perfil dos participantes.
Faça uma espécie de estudo antecipado com a intenção de corresponder às expectativas durante as etapas do planejamento. A partir disso, fica muito mais simples responder às críticas e encará-las como um parecer construtivo em sua carreira no segmento.
4. Use ferramentas tecnológicas
Hoje em dia, a tecnologia está presente em todos os tipos de eventos. E você já deve ter notado que nada mais impacta o público sem o auxílio de ferramentas digitais. Crie um espaço para que os inscritos compartilhem suas opiniões online como forma de agregar valor a todos os detalhes da experiência diferenciada.
Se você deseja otimizar esse processo, pode contar com um software específico. Uma plataforma de eventos permite criar a pesquisa de satisfação automática e, ainda, oferece certificado aos participantes.
Assim, fica mais fácil controlar as respostas enviadas em tempo real e alinhar os resultados. Além disso, os recursos oferecidos envolvem os processos de inscrições, credenciamentos e trabalhos científicos.
5. Pergunte sobre a possibilidade de indicações
Seja em um formulário online ou manual, uma ótima tática para medir o grau de envolvimento do público é perguntando quem indicaria o evento. Apesar de parecer uma resposta simples, ela tem uma complexidade grande em relação às impressões da experiência vivida.
Ao responder a questão, o participante que optar por não indicar, geralmente mostra a sua insatisfação no decorrer do questionário, por isso, fique atento, essas impressões são fundamentais para você entender quais pontos podem ser melhorados nas próximos edições do eventos. Esse tipo de tópico também ajuda a mensurar quem voltaria a uma próxima edição.
6. Aposte em um relacionamento com o público
Pode até parecer óbvio à primeira vista, mas muitos organizadores fazem todo o trabalho de divulgação sem ouvir efetivamente as preferências dos participantes. O seu planejamento deve ter bastante cuidado também com a comunicação, para conquistar engajamento durante todas as etapas.
De nada adianta entregar as perguntas ao inscrito se você não conhecer as expectativas iniciais. Durante a fase dos preparativos, inclua materiais que incentivem a interação. Desse modo, ao estabelecer um relacionamento de confiança com os inscritos, o procedimento de respostas da avaliação será assertivo em diferentes níveis.
Lembre-se de que é preciso desenvolver uma estratégia envolvente durante o evento com a intenção de estimular as pessoas a responderem. Caso ninguém se sinta integrado ao assunto, todo o conteúdo da pesquisa pode ser genérico.
7. Saiba o momento certo de aplicar a pesquisa
Se você pretende usar a pesquisa como uma ferramenta importante de trabalho, encontrar o momento certo de apresentá-la ao público é fundamental. Quando a organização aborda erradamente, o resultado tende a ser desfavorável. Nunca programe o questionário para o início ou meio da atividade.
O ideal é que o participante tenha tempo para refletir sobre os acontecimentos e não responda na euforia do momento. A escolha deve ser feita de acordo com o perfil do público. Por exemplo, quando o encerramento da ação apresenta uma programação mais descontraída, o ideal é mandar o formulário por e-mail ou redes sociais.
Pronto! Agora você já sabe como elaborar um questionário de avaliação de evento. Saiba que, quando usado corretamente, o retorno do público agrega muito valor ao seu trabalho. Encare as críticas de maneira positiva para que as próximas atividades se encaixem com a expectativa do público e para melhorar o seu trabalho.
Gostou das informações deste artigo? Conheça agora os benefícios de realizar uma pesquisa de satisfação e otimize ainda mais as próximas edições do seu evento.
