Se você é um organizador ou está pensando em se tornar um, precisa ficar por dentro dos tipos de eventos que existem para escolher o que mais se encaixa na sua proposta de tema e público-alvo. Por isso, é sempre bom ampliar o leque de opções de eventos e aprender tipos novos. O simpósio é um deles!
Produzimos esse texto para te ajudar a entender como funciona esse tipo de evento. Aqui você vai encontrar um resumo do conceito, a finalidade do simpósio e, no final, uma lista sobre as etapas desse tipo de evento para facilitar a sua organização. Continue a leitura para ficar por dentro de tudo isso!
Você vai aprender com esse texto:
- O que é um simpósio
- Porque deve investir nesse tipo de evento
- O passo a passo para organizar o melhor simpósio
O que é um simpósio?
O dicionário define simpósio como uma reunião técnica e científica para debater determinado assunto. De uma forma geral ele tem como característica promover o conhecimento sobre novas técnicas relacionadas a uma determinada temática. O mais interessante é que é um evento com foco acadêmico e científico, pensado para reunir especialistas em suas áreas. Ou seja, juntar um monte de fera para desenvolver o avanço da pesquisa!
A característica mais marcante desse tipo de evento é que ele acontece em um único dia e gira totalmente em torno de um assunto específico. Cada nome selecionado para o bate-papo encara o evento como uma oportunidade de promover o crescimento de todos os envolvidos. A ideia aqui é interagir com a plateia e trocar bastante experiência.
E dá só uma olhada nesse vídeo para entender melhor porque é importante investir em eventos acadêmicos!
Invista nesse evento!
Agora que você já sabe o que é um simpósio já deve ter dado para notar que se trata de um evento que promove o lançamento de muitas ideias na própria universidade, a favor da ciência, não é? Então, se você quer focar em um tema específico, engajar os participantes e colher os resultados dessa disseminação de conhecimento em um único dia, pode apostar no simpósio!
Ah! Você também pode, se preferir, incluir o simpósio na grade de programação de um evento grande como, por exemplo, um congresso. Esse tipo de evento mais específico funciona super bem para discussões menores e a troca entre especialistas e os participantes.
Passo a passo para organizar um simpósio de alto nível
Chegou a hora de realizar o planejamento do seu simpósio. Nada vai correr bem se você não estiver com os processos em mente, então, continue a leitura e descubra o que você precisa ficar atento em cada processo. Aí vão as dicas!
Faça um checklist
A primeira coisa que você precisa fazer é montar o seu checklist com todas as etapas do evento. A ideia aqui é ficar atendo e produzir um planejamento detalhado de tudo o que compõe a gestão. É super importante deixar os processos bem organizados para ter sucesso. Se você não sabe muito bem o que deve entrar como prioridade na sua lista, dá uma olhada nos próximos passos!
Defina os objetivos do simpósio
Chegou a hora de definir algumas informações importantes como: qual é o objetivo do simpósio que você pretende organizar? Qual tema vai te ajudar a alcançar esse objetivo e conversar bem com o seu público-alvo? Falando nele, antes de pensar em qualquer tipo de informação é preciso saber para quem você vai comunicá-la, por isso, faça um mapeamento de personas e acerte nas escolhas!
Monte a programação
A escolha da data, local, definição da programação e quais serão os especialistas convidados para o evento devem ser a próxima prioridade. A dica para não errar nessa hora é ficar atento a alguns detalhes como:
- Escolha a data de um jeito estratégico, antes de dar o veredito, observe o calendário com atenção. Muitas vezes não vale a pena agendar o evento próximo a um feriado, data comemorativa ou algum acontecimento muito aguardado para o seu público-alvo – pode ser um show, palestra ou jogo de futebol, tudo vai depender do perfil da sua persona!
- Faça uma vistoria técnica presencial no local e observe se ele oferece tomadas suficientes, climatização e se o ambiente é bem localizado e acessível. Além disso, fique atento aos WCs e ao espaço em si – ele precisa acomodar com conforto e segurança a quantidade de pessoas que você espera receber .
- Os convidados precisam ser escolhidos e comunicados com antecedência, por isso, pesquise bastante, monte a sua programação e entenda quais nomes, relacionados à temática do simpósio estão em alta no mercado – isso vai trazer credibilidade e autoridade para o seu evento. Depois é só fazer o primeiro contato e aguardar a resposta!
Prepare-se para o “Dia D”
Pensar nos materiais de apoio é super importante para o andamento do evento. Nessa etapa você já pode definir alguns detalhes do credenciamento, por exemplo, como a impressão das etiquetas para os crachás. Esse processo será feito no local do evento? Se sim, você vai precisar de impressoras. Equipamentos de som ou microfones serão necessários? Essa é a hora de pensar em tudo isso!
Além disso, você também pode aproveitar essa etapa para listar quais materiais de divulgação e apoio serão utilizados. Para facilitar essa decisão eu escrevi um texto bem completo. O link tá aqui, é só clicar e conferir!
Monte um super time para o simpósio
Se o seu evento for de grande ou até médio porte vale a pena pensar na possibilidade de oferecer um coffee break para os participantes. Use esse passo para definir isso e também realizar a seleção da equipe. Caso você não tenha um staff fixo deve investir em pesquisa, uma ótima ferramenta para isso é o Linkedin ou então, buscar indicações com outros organizadores para fazer uma escolha mais assertiva.
Ah! Para te ajudar a reduzir os custos nada melhor do que contar com a ajuda de patrocinadores e parceiros, não é? Então, dá uma olhada nesse texto que a Aline escreveu e conheça algumas dicas para conquistar os melhores e bombar o seu evento!
Crie estratégias para as vendas
Vender as inscrições é o último passo e pode até ser considerado um dos mais importantes, já que é através dele que você vai conseguir gerar renda no simpósio. É sempre bom lembrar de facilitar esse processo ao máximo. A sugestão é investir na venda on-line, dentro do site do seu evento. Assim fica mais fácil oferecer diversas formas de pagamento e ainda evitar que o seu futuro participante tenha que se deslocar até um ponto de venda para realizar a inscrição. Quer saber mais? Clique aqui!
Organize a submissão de trabalhos
Como o simpósio é um evento acadêmico será necessário fazer a publicação dos anais do evento. Essa é uma etapa realizada no final da submissão de trabalhos e serve para compilar os trabalhos compartilhados no simpósio. Mas calma, se você não faz ideia do que seja isso, a gente te ajuda. Preparamos esse texto para te explicar melhor tudo sobre esse processo. Vale a pena conferir!
Acabou o evento? Ainda tem muito o que fazer no seu simpósio!
O último passo é cuidar do pós-evento. É nessa etapa que você vai conseguir recolher dados valiosos que vão te ajudar na construção de outros eventos. Chegou a hora de fazer uma lista de contatos, recolher feedbacks – ou seja, realizar uma pesquisa de satisfação -, emitir certificados e até investir em e-mails marketing para nutrir os participantes de conteúdos relacionados a temática do seu evento.
Você também pode criar um grupo nas redes sociais para ampliar o networking, por exemplo, e assim promover a interação e fixar ainda mais uma imagem positiva da experiência oferecida pelo evento na memória de cada participante. Pois é, o trabalho não chega ao fim assim que o Dia D termina, mas, acredite, vale muito a pena investir no planejamento dessa etapa!
Qual a diferença entre simpósio e congresso?
Embora os termos “simpósio” e “congresso” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, existem algumas diferenças significativas entre esses dois tipos de eventos.
Enquanto um simpósio geralmente é focado em um tema específico ou em um grupo menor de especialistas, um congresso é um evento mais amplo e geralmente inclui múltiplos temas e uma grande variedade de palestrantes e participantes.
Além disso, um simpósio geralmente inclui um formato mais aberto, com palestras e discussões menos formais, enquanto um congresso pode incluir uma agenda mais rígida, com apresentações em sessões paralelas e plenárias. Em suma, a principal diferença entre um simpósio e um congresso está na amplitude do evento e na variedade de temas abordados.”
Realizar um simpósio pode ser uma ótima opção para promover o desenvolvimento do conhecimento e da ciência na faculdade. Se você é um organizador e está procurando um tipo de evento mais específico, direcionado e que não necessita de uma super estrutura, pode apostar nele!
Para te ajudar a colocar todas as suas ideias no papel de um jeito super organizado nada melhor do que uma planilha de planejamento, não acha? Por isso, preparamos esse material com todas as etapas do evento para te ajudar. Baixe agora, é gratuito!
