Encontrar o melhor staff para eventos não é uma tarefa fácil. Afinal, existem inúmeros requisitos para que uma equipe desempenhe um bom trabalho. Caso a seleção dos colaboradores não seja feita cuidadosamente, a ação pode ficar comprometida. Mas não se preocupe! O segredo está em ter um olhar estratégico em todos os momentos.
Saiba que sem um suporte competente nenhuma ação consegue se destacar. Um conteúdo impactante diante do público costuma ser o resultado do desempenho dos bastidores. Dentro desse contexto, a principal função do produtor envolve um processo rigoroso de treinamento para entregar o melhor resultado.
Quer saber mais? Vamos mostrar 8 dicas de como montar uma equipe eficiente de forma prática. Acompanhe:
1. Defina as características do evento
Garantir uma equipe engajada e competente está entre as principais dificuldades durante a organização de um evento. O alinhamento entre o objetivo principal da ação e o trabalho desenvolvido deve ser o primeiro passo na hora de entregar um serviço de qualidade diante dos participantes.
Ao contratar o profissional diretamente, você precisa ter um planejamento detalhado que gira em torno da temática do projeto. Ou seja, a formação do seu staff precisa atender as expectativas geradas durante os preparativos. Antes de tudo, defina as características do evento com a intenção de criar uma identidade visual relevante em diferentes nichos.
2. Reúna indicações de parceiros e amigos
Só quem trabalha com eventos sabe a importância do profissionalismo no momento de realizar contratações. Por isso, por mais que a proposta pareça tentadora, nada de incluir colaboradores apenas por amizade ou como troca de favores. Esse tipo de atitude é um verdadeiro banho de água fria no processo de organização.
Tenha em mente que o sucesso está em reunir as indicações de parceiros e amigos, mas sem misturar as coisas. Os comentários de pessoas conhecidas sobre os candidatos se mostram como uma base decisiva durante a escolha. Afinal, hoje em dia, recomendações são essenciais em qualquer tipo de serviço, ainda mais em uma questão sensível como o relacionamento com o público.
3. Selecione pessoas com o mesmo perfil
De nada adianta ter um colaborador na equipe com espírito proativo se os outros apresentam uma postura desanimada em relação ao trabalho. É necessário garantir que todos compreendam o objetivo principal do evento como forma de trabalhar a motivação em cada tipo de função desempenhada.
Diante disso, selecionar pessoas com o mesmo perfil se torna uma questão indispensável. Claro que não precisa ser todo mundo da mesma idade e com as mesmas características, por exemplo. No entanto, a avaliação do responsável pelo recrutamento deve mensurar visões de trabalho semelhantes com as necessidades do cronograma de tarefas.
Não deixe de conferir o nosso material em vídeo e saiba tudo sobre organização de eventos!
4. Dê preferência a profissionais experientes
Organizar um evento de qualidade é uma responsabilidade enorme para todos os envolvidos. Qualquer tipo de problema que surgir deve ser resolvido com jogo de cintura e rapidez de raciocínio. Com isso, se você está em uma situação decisiva na carreira, contratar profissionais experientes deve ser sua regra número um.
O mais importante é lidar com pessoas que tenham passado por situações semelhantes à logística envolvida para agilizar todos os procedimentos. Mesmo em produções menores, o sistema de funcionamento exige uma série de cuidados que transformam a experiência dos participantes em algo inesquecível.
5. Preze pelo treinamento em equipe
Como você já pode imaginar, não basta que os colaboradores recrutados tenham apenas experiência no setor – também é preciso oferecer um treinamento. O principal objetivo está em fazer com que todos olhem para a mesma direção, conheçam bem as expectativas do público e a comunicação adequada para a ocasião.
Outra vantagem significativa de oferecer capacitação é mensurar a quantidade de tarefas que podem ser delegadas. Por mais que o organizador tenha competência em seu serviço, ninguém consegue resolver tudo sozinho. Ao dividir as obrigações, foque apenas em questões primordiais. Todas as operações simples ligadas ao setor logístico podem ser distribuídas entre o staff para eventos.
6. Registre tudo em contratos
Não importa qual seja a área de atuação, todas as negociações devem ser baseadas por contratos. O sistema de recrutamento informal é extremamente prejudicial ao trabalho e apresenta grandes chances de problemas no futuro. Mesmo que você considere o evento pequeno, procure por modelos de contratos que ofereçam as orientações adequadas desse tipo de serviço.
Tenha em mente que a insatisfação da equipe com o contratante se espalha rapidamente e interfere na imagem do profissional responsável pelo procedimento. Então, o melhor caminho é sempre deixar tudo bem esclarecido tanto com os colaboradores quanto com os fornecedores envolvidos na ação. O documento também serve como uma proteção caso alguém não compareça conforme acordado previamente.
7. Estimule novas parcerias com colaboradores
Quando a ideia do projeto envolve repetir o mesmo grupo em próximos trabalhos, você deve ter uma atenção especial com os colaboradores. O principal diferencial está em criar um relacionamento de confiança em que todos se sintam valorizados pelos serviços prestados.
Lembre-se que a função de um bom líder é despertar o melhor de cada indivíduo. Com esse pensamento, comandar o processo de seleção de forma estratégica faz toda a diferença no resultado. Afinal, formar um staff para eventos de sucesso exige um relacionamento cuidadoso em longo prazo.
8. Tenha atenção com serviços especializados
Outra situação recorrente na rotina de quem lida com eventos é a necessidade de contratar uma empresa com equipe pronta. Para quem deseja otimizar todo o procedimento, essa opção costuma trazer muitos benefícios, porém, é preciso ter atenção em situações pontuais.
Comece as pesquisas com o máximo de antecedência possível para encontrar um nome que tenha credibilidade no mercado e tempo de experiência. Dentro desse contexto, as recomendações são ainda mais importantes, já que uma decisão equivocada pode comprometer toda a estrutura da ação.
Busques referências de qualidade que se encaixem com a proposta da organização do evento com o foco em proporcionar um serviço de excelência. É essencial fazer, pelo menos, três orçamentos antes de fechar negócio, com a intenção de garantir o melhor custo-benefício e impressionar os participantes.
Pronto! Agora você já sabe como formar um staff para eventos de sucesso. Com uma equipe bem orientada, os objetivos do trabalho se mostram de maneira clara. Esse tipo de diferencial no serviço agrega muito valor ao resultado final e transforma a experiência dos participantes significativamente!
Gostou das informações deste artigo sobre staff para eventos? Então continue aprendendo e leia também sobre tudo o que você precisa saber na área de planejamentos de eventos!
