A construção de um evento bem sucedido não é e nunca foi uma tarefa simples. Cada passo correto te leva mais perto para o êxito na sua organização. As preparações precisam ser executadas para que dê tudo certo antes, no dia e após o evento, assim, promovendo um evento de sucesso.
A sobrecarga geralmente assombra os organizadores de eventos, seja pelo acúmulo de tarefas ou pela centralização de funções. Mas essa sobrecarga pode ser diminuída ou eliminada com a divisão justa de atividades com outros membros da equipe. Uma equipe que realiza a organização do evento de forma compartilhada, coordena de maneira mais prática, segura e sem correr o risco do organizador enlouquecer com tantas atribuições.
Outro recurso que o organizador pode utilizar é usufruir da tecnologia como sua maior e eficiente aliada. Se utilizada de maneira correta, ela pode ser a chave para o sucesso do seu evento. Você já parou para pensar em como a tecnologia pode contribuir para o sucesso do seu evento?
Facilidade
Quem é que gosta de uma dor de cabeça por coisas complicadas que poderiam ser facilmente resolvidas? A tecnologia serve para simplificar e facilitar a vida do ser humano, então devemos utilizar das ferramentas tecnológicas para simplificar o dia a dia e o nosso trabalho. Levando em consideração também que um organizador com melhores ferramentas, só tende a crescer juntamente com seu evento.
Para um organizador de eventos, nada melhor do que seu evento previamente organizado e sem problemas. Para isso, a tecnologia entra em destaque como utensílio para reduzir seu trabalho, assim, podendo focar o seu tempo livre em outros afazeres ou mesmo explorar outros caminhos.
Como por exemplo, aquelas antigas tabelas financeiras que você utiliza e perde um tempo para montá-las e gerenciá-las. Você pode encontrar aplicativos para gerenciar as suas finanças e não se perder. Elas são de fácil manuseio e acesso.
Economia de tempo
Organizar um evento na correria, esperando ser salvo pelo gongo e arriscar comprometer todo projeto, é deixar o evento nas mãos da sorte. Para que isso não aconteça, você precisa administrar muito bem o seus prazos e deveres. Reconhecendo isso, indicamos que utilize da tecnologia para otimizar e aproveitar o seu tempo.
Existem alguns aplicativos que fazem listas de tarefas à serem cumpridas, assim, criar e executar metas sem fugir do cronograma. Além de outros aplicativos que são como agendas digitais, que servem como uma secretária te lembrando de todas as suas eventualidades marcadas.
Outro ponto a ser tocado, é o dia do evento. Ninguém gosta de ficar esperando, muito menos perder tempo, ainda mais se for em uma fila. Um dos maiores pesadelos dos participantes é enfrentar uma fila enorme para credenciar e para entrar no evento. Um evento desorganizado a vista do participante pega mal para o organizador e para o nome do evento. Pensando nisso, indicamos soluções como aplicativos que fazem o check-in através de código de barras ou QR Code, os quais agilizam na hora do check-in e da entrada do participante.
Modernidade
Novidades e informações são o que levam os participantes a irem atrás de eventos. E por que não passar essa modernidade na organização e execução do seu evento? Afinal, quem não quer estar a parte das novidades e estar sempre um passo à frente?
Hoje em dia existem inúmeras possibilidades tecnológicas para compor o seu empreendimento. Seja na estrutura, como projeções mapeadas na entrada ou no palco, seja na interação com os participantes, como mapas do evento direto em seu smartphone, a tecnologia irá compor o seu projeto de forma que o participante se sinta cada vez mais conectado com o seu evento.
Claramente, as ferramentas irão variar e depender de evento para evento. Faça uma análise de quais são as possibilidades que se encaixem em seu evento e com o perfil dos participantes. Não adianta colocar aplicativos para um certo grupo que não utiliza desses artifícios no seu dia a dia, assim, em vez de levar agilidade e modernidade, acaba sendo um obstáculo para o participante.
Integração
Além de pensar na organização, sempre temos que analisar em como o participante irá olhar e sentir o seu evento, já que ele faz parte do seu sucesso. Considerando isso, você precisa planejar como será a integração do participante diretamente com seu evento.
Essa troca de interações rege todo o evento, desde um quiz durante a divulgação nas redes sociais, até um aplicativo que tenha toda a programação nas mãos do participante. A interação faz com que o participante se sinta parte do projeto! Ele sente que para o evento continuar, a interação e total entrega dele é necessária, que é preciso participação e conexão entre o participante e o evento.
Para isso, utilizamos a tecnologia para fazer essa integração rápida e fácil com o participante. Algumas das maneiras são através de grupos antes dos eventos, para criar afinidade e deixá-los informados, através de chats durante o evento, para debates e tirar dúvidas, ou a depender do tipo de evento, alguns entretenimentos como sorteios ou jogos.
Informação
Deixar os seus participantes totalmente informados do que vai acontecer no seu evento é essencial. Para poder persuadir e instigar o participante, utilize de informações claras e atrativas, com linguajar adequado ao seu público. Durante a sua divulgação, vá liberando informações aos poucos, deixando uma certa curiosidade ao participante, fazendo com que ele tenha mais vontade de ir ao seu evento.
Com custo barato e de fácil acesso, hoje em dia, as redes sociais são a chave para os eventos. Através delas você pode aumentar o seu público consideravelmente. Saiba que investir nelas é uma boa solução. Lembre-se de otimizar ao máximo o seu tempo e o seu trabalho!
Esperamos que a partir de agora você utilize da tecnologia para eventos como um auxílio para o sucesso do seu evento.
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