A gente sabe que coordenar um evento pode ser um grande desafio, principalmente quando o organizador não tem experiência na área ou tem pouco tempo para se dedicar a todas as atividades que o aguardam. Nesses casos, a assessoria de eventos pode ser uma aliada e tanto! Ela será responsável por acompanhar todos os processos do evento, com uma equipe qualificada e, assim, te ajudar a ter sucesso!
Nesse texto você vai entender qual é o papel da assessoria de eventos, sua importância no mercado, quando é a hora de começar a pensar em utilizá-la e muito mais. Ficou interessado? Então, relaxe, aproveite a leitura. Isso pode te ajudar bastante no futuro!
O que é uma assessoria de eventos?
A assessoria é basicamente uma equipe contratada para cuidar de todos os detalhes da organização. Ela será responsável por promover o evento, entrar em contato com os fornecedores, passar as instruções para a equipe, montar os relatórios financeiros, ou seja, vai estar presente do pré ao pós-evento.
Você pode estar se perguntando: Mas esse não é o papel do organizador? Bom, pode até ser, mas é possível utilizar a assessoria para facilitar as atividades e reduzir o número de preocupações. A ideia aqui é trabalhar em conjunto. O assessor vai andar lado a lado com você, te ajudar a tomar as decisões certas e fazer sugestões – já que ele é um especialista no assunto e pode te dar várias dicas!
Ah, e para te ajudar com a fase do planejamento do seu evento gravei um vídeo para o nosso canal no YouTube cheio de dicas. Dá play pra conferir!
Por que ela é importante?
Falamos acima que os assessores são especialistas. Eles entendem muito bem como funciona a dinâmica dos eventos. Isso ajuda a lidar com imprevistos, tomar decisões de última hora e comandar a equipe – mesmo quando problemas como formação de filas, atrasos, falhas técnicas etc, estiverem acontecendo – sempre mantendo a calma.
Além disso, contratar uma assessoria de eventos pode ser uma ótima estratégia para conseguir fazer bons negócios com fornecedores. Isso porque a frequência que uma empresa como essa contrata serviços, equipamentos e materiais é muito maior e isso ajuda bastante no momento da negociação. Outro benefício é a rede de contatos e o histórico de experiência desses profissionais que ajuda muito na hora de indicar o melhor custo benefício do mercado.
E, para não restar mais dúvidas de que uma assessoria de eventos é importante, lembre-se, ela já sabe por onde começar, como coordenar os processos, que tipo de ações funcionam, quais podem dar errado, ou seja, vai facilitar muito a sua vida, reduzir os gastos e perda de tempo. Mas tudo isso só é possível se você contratar uma empresa com uma boa bagagem no mercado – vamos falar mais sobre isso daqui a pouco.
Quando é recomendado contratar uma?
Qualquer tipo de evento pode contar com a ajuda de uma assessoria, mas, é claro que esse serviço deve ser mais considerado em alguns casos. Organizar uma convenção, encontro, feira ou workshop, por exemplo, vai necessitar de muita atenção e prática. São eventos, em sua maioria, de grande porte, que atingem muitas pessoas e por isso precisam ser bem planejados e executados da melhor maneira possível.
Isso indica que o tamanho ou até mesmo a complexidade do seu evento podem ser indicativos no momento de decidir contratar uma assessoria de eventos. Outro ponto que você pode observar antes de decidir é analisar a sua equipe. Se você já tem um time fixo para trabalhar contigo nos eventos pode investir em treinamento, delegação de tarefas e ações para melhorar os resultados.
Mas, se você ainda não tem uma equipe selecionada, uma assessoria pode ajudar! Ela vai encontrar os melhores profissionais e orientá-los em todas as atividades, para que você possa investir o seu tempo em outras demandas do evento.
Como escolher a melhor?
O segredo para fazer uma boa escolha é pesquisar bastante e verificar a relevância das empresas. Observe os comentários que elas recebem um suas páginas e até mesmo nas redes sociais. Quais eventos organizou e com que frequência costuma ser solicitada.
Outro jeito de chegar mais próximo de uma escolha certeira é conversar com profissionais que já trabalharam com assessoria de eventos.A experiência de outros organizadores, por exemplo, pode ser bastante útil para indicar empresas responsáveis que cumpram com as suas obrigações e deem bons resultados.
Para ter sucesso em qualquer tipo de atividade é preciso muita dedicação e planejamento. Contar com a ajuda de quem entende é uma ótima forma de reduzir os riscos e melhorar o resultado final dos processos, principalmente quando o assunto é a organização de eventos.
Lembre-se: o seu tempo é valioso e precisa ser aproveitado sem desperdícios. Para te ajudar a entender melhor como é possível otimizar as suas atividades e automatizar os processos eu escrevi esse texto. Clique e aproveite a leitura!
