Decidir qual plataforma de eventos utilizará para gerenciar o evento está entre as decisões importantes que um organizador de eventos tem o compromisso de fazer. Além da responsabilidade de trabalhar bastante para que se tenha qualidade e sucesso, claro! Mas, afinal, como selecionar a ferramenta ideal?
Para solucionar esse impasse é preciso verificar se a plataforma cumpre os requisitos principais: permitir o gerenciamento do evento de forma prática e centralizada. Depois você precisa analisar quais funcionalidades a ferramenta disponibiliza e se elas atendem às suas necessidades. E para te ajudar nesse processo de escolha, listamos abaixo algumas características essenciais que vão te ajudar a fazer seu evento ser um sucesso. Anota aí!
A plataforma de eventos ideal te permite:
1 – Criar o site do seu evento
Ter um site, exclusivo, para o seu evento, contendo programação, data, local e informações gerais é fundamental! No entanto, criá-lo pode dar muito trabalho, levar tempo e pesar do seu orçamento – ninguém merece, não é? Por isso, é importante avaliar se a plataforma de eventos em questão oferece a opção de criar um site. Com esse auxílio, você terá autonomia para montar rapidamente o site do seu evento, personalizar e divulgar para seus potenciais clientes.
2 – Vender inscrições online
Disponibilizar as vendas somente em pontos físicos ou com representantes responsáveis, dificulta o acesso do participante às inscrições, criando um obstáculo para compra. Essa é uma das dificuldades de quem não usufrui de uma plataforma para gerenciar seu evento. Afinal, a tecnologia está disponível para facilitar e simplificar nosso dia a dia.
Além das ferramentas como criação de formulários de inscrições personalizados, diferentes tipos de inscrição, criação de lotes, cupom de descontos e outros, uma fator essencial a ser considerado é a possibilidade de vender de inscrições online. Com essa ferramenta, você consegue fazer o controle de suas vendas e ainda oferece ao participante diversas formas de pagamento e parcelamento. A grande vantagem de vender inscrições online é que seus clientes podem comprar em qualquer lugar e qualquer hora. E isso nos leva ao próximo item!
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3 – Ter um painel de controle financeiro
Com tantas vendas e diversas formas de pagamento, você deve saber que fazer o controle das vendas e das finanças de um evento requisita muito trabalho e cuidado. Entretanto, você não precisa ter dor de cabeça para organizar isso, ok?
Usar uma plataforma que disponha de uma área de controle financeiro descomplica, e muito, sua vida. Escolha uma plataforma que, além de disponibilizar o controle de vendas, ofereça a possibilidade de incluir suas despesas, garantindo assim que as finanças fiquem centralizadas.
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4 – Oferece ferramentas para facilitar o credenciamento do seu evento
Se você optar pelo credenciamento manual, e não houver habilidade e agilidade da equipe responsável, o check-in pode ser uma péssima experiência para o participante, por conta das temidas filas, frustrando-o antes mesmo do evento começar! Para solucionar esse problema, o ideal é utilizar uma plataforma de eventos que ofereça todo o suporte para o credenciamento.
Exemplos de facilidades que uma plataforma oferece são: o registro de entrada dos participantes, acesso rápido às informações para gerar etiquetas e crachás, leitores de QR e outros,certamente, contribuirão para um trabalho de secretaria tranquilo e sem problemas. Sem dúvidas, todas essas possibilidades somadas a uma equipe eficiente, irá oferecer uma experiência mais agradável aos inscritos em seu evento.
Ah, e para tirar todas as suas dúvidas de como tornar melhorar essa etapa, dá só uma olhada nesse vídeo que a Aline gravou para o nosso canal no YouTube, a Doity TV!
5 – Te ajudar com a submissão de trabalhos científicos
Em eventos acadêmicos uma etapa precisa de atenção especial: a submissão de trabalhos. Quando a organização opta por gerenciar e fazer todo o processo manualmente, a única solução é disponibilizar um e-mail para receber os trabalhos e fazer toda a tramitação deles – o torna tudo muito trabalhoso e demorado.
Com uma plataforma de eventos, que também ofereça a opção de gerir a submissão de trabalhos científicos, é possível otimizar todo o andamento de recebimento e avaliação, comunicação com a banca avaliadora e os inscritos, além de centralizar todos os trabalhos enviados, ou seja, você passa a ter um espaço específico para gerenciamento total dos trabalhos científicos.
#DicaDoity: E se você ainda sabe, a Doity é uma plataforma de eventos completa e contempla a parte de submissão, avaliação, resultados, apresentação e, ainda, a publicação de anais eletrônicos. Essa pode ser a solução que você anda procurando para tornar tudo mais simples. Faça um teste e surpreenda-se!
6 – Oferece um espaço virtual exclusivo para os eventos online
Com o aumento significativo da busca pelos eventos online e a necessidade de ferramentas especializadas para fazer a transmissão, é importante saber se a plataforma de eventos em questão oferece esse tipo de serviço! O ideal é contar com a integração entre a parte de gerenciamento do evento, que permite vender inscrições, ter o controle de todos os inscritos, emitir certificados, receber relatórios financeiros a um espaço seguro para realizar seus eventos online!
Além disso, observe se é possível ter um chat para a comunicação durante todo o evento, como também a possibilidade da criação de salas exclusivas para a apresentação de trabalhos acadêmicos, por exemplo! A plataforma de eventos ideal também precisa oferecer segurança durante toda a transmissão e meios de gravar e disponibilizar o evento em formato de curso online ao final.
7 – Permite criar e emitir certificados pela plataforma de eventos
É muito importante buscar meios de otimizar a criação e entrega dos certificados, pois sabemos bem como os participantes almejam recebê-los. Essa etapa é perfeita para completar a experiência positiva oferecida durante o evento, mas, se não houver essa preocupação, pode acontecer o contrário e esse momento atrapalhar todo o trabalho anterior. Por isso, ele requer muito trabalho, principalmente, para quem escolhe emitir e enviar os certificados um a um.
A plataforma de eventos ideal deve oferecer funcionalidades que possam ser utilizadas antes, durante e após o evento. Uma delas deve ser a de criar e enviar de certificados online. No entanto, para ser realmente completa, ela não deve permitir somente emissão de certificados para participantes, mas também para palestrantes, organizadores, autores, avaliadores, apresentadores, comissão científica, entre outros.
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8 – Oferecer um aplicativo completo e exclusivo dentro da plataforma de eventos
Oferecer um aplicativo exclusivo e com a cara do seu evento vai proporcionar uma experiência ainda mais agradável para os participantes. Com o app você centraliza as informações e avisos do seu evento, dá acesso à toda a programação e à lista de participantes, permite também que os participantes criem a própria agenda e ainda enviem perguntas para os palestrantes.
É fundamental que o aplicativo também dê acesso aos ingressos do participante. Assim evita que ele esqueça de levar o comprovante no momento do credenciamento!
9 – Elaborar e enviar a pesquisa de satisfação
Por fim, mas não menos importante, vamos comentar sobre pesquisa de satisfação. Como já mencionado, a plataforma deve suprir as suas necessidades durante todo o evento, inclusive no pós-evento. Além dos resultados internos, devemos fazer uma análise do evento com outros olhares, e por que não com os dos participantes? Afinal, é para eles que o evento é feito e para quem deve ser melhorado!
Fazer uma pesquisa de satisfação é importante para um feedback mais real do evento, possibilitando ao organizador identificar os erros e acertos e fazer melhorias nas próximas edições. Escolha uma plataforma que permita criar e enviar esses formulários, automaticamente, para todos os inscritos. Isso irá poupar trabalho e centralizar essas respostas. Escolher a plataforma de eventos ideal é uma tarefa que exige certa dedicação e, acredite, vale a pena avaliar cuidadosamente!
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